Facturation électronique NetSuite pour la Belgique : récapitulatif complet du webinaire, solutions et guide de mise en œuvre

Le 1er janvier 2026, l'obligation de facturation électronique en Belgique est entrée en vigueur, transformant fondamentalement la façon dont les entreprises échangent leurs factures. Pour les clients de NetSuite, cette date limite représente à la fois une obligation de conformité et une opportunité stratégique de moderniser les processus de commande à encaissement et d'approvisionnement au paiement.

Lors de notre récent webinaire, l'équipe technique de Novutech a présenté des conseils complets sur le mandat de facturation électronique de la Belgique, a fait la démonstration des intégrations NetSuite en direct et a comparé les options de solutions disponibles. Cet article présente ces informations et fournit une feuille de route complète aux clients de NetSuite qui se prépare à la conformité de la Belgique en matière de facturation électronique.

Ce que vous allez découvrir :

• Exigences et calendrier relatifs au mandat de facturation électronique en Belgique
• Présentation de la solution native NetSuite (Avalara + Oracle Business Network)
• Autres fournisseurs de facturation électronique intégrés à NetSuite
• Approfondissement de l'intégration d'Invopop-NetSuite (aperçu de démonstration en direct)
• Calendar de mise en œuvre pratique et considérations techniques
• Reponses aux questions les plus fréquentes des clients

Que vous commenciez tout juste votre parcours de facturation électronique ou que vous évaluiez des fournisseurs de solutions, ce guide fournit la profondeur technique et la clarté stratégique dont vous avez besoin pour prendre des décisions éclairées.

Comprenez les mandats européens en matière de facturation électronique dans tous les pays

Comprendre le mandat de facturation électronique 2026 de la Belgique

Ce qui a changé le 1er janvier 2026

Le cadre de facturation électronique de la Belgique impose à toutes les entreprises immatriculées à la TVA effectuant des transactions B2B d'envoyer et de recevoir des factures électroniques via le Peppol Network. Cela représente un changement fondamental par rapport à la facturation traditionnelle au format PDF ou papier au profit d'un échange de données structuré et lisible par machine.

Principales caractéristiques du mandat :

Obligatoire pour les transactions B2B : Toutes les factures interentreprises doivent être échangées électroniquement via Peppol. Les transactions entre entreprises et consommateurs (B2C) restent exclues du mandat.

Peppol réseau requis : La Belgique a opté pour le réseau décentralisé Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) plutôt que pour une plateforme d'autorisation gouvernementale centralisée. Cela apporte de la flexibilité et tire parti de l'infrastructure internationale existante.

Format UBL 2.1 : Les factures doivent utiliser le format XML standardisé UBL (Universal Business Language) 2.1, en particulier la spécification Peppol BIS Billing 3.0.

Exigences relatives à l'identification Peppol : Chaque entreprise a besoin d'un identifiant de participant Peppol pour envoyer et recevoir des factures électroniques. Pour les entreprises belges, cela utilise généralement le numéro d'entreprise belge (format : 0208 : [numéro d'entreprise]).

Importante period for the first quarter 2026

De récentes communications émanant des autorités belges confirment période de grâce au cours du premier trimestre 2026 pour les entreprises qui mettent activement en œuvre des solutions de facturation électronique. Cela signifie que :

• Les entreprises démontrant des progrès en matière de mise en œuvre ne seront pas passibles de sanctions immédiates
• Vous devez commencer votre mise en œuvre dès maintenant pour bénéficier de ce délai de grâce.
• Le délai de grâce s'applique spécifiquement aux entreprises « en transition » vers la facturation électronique
• Après le 31 mars 2026, une conformité totale est attendue

Conclusion : Il n'est pas trop tard pour commencer, mais l'urgence demeure élevée. La mise en œuvre prend généralement 4 à 8 semaines, ce qui signifie qu'une action immédiate est essentielle.

Conformity requirements and exclusions

Qui doit s'y conformer :

• Toutes les entreprises belges immatriculées à la TVA
• Entreprises effectuant des transactions B2B en Belgique
• Belgian and Foreign Enterprises immatriculées à la TVA belge

Exclusions importantes :

• Factures intersociétés entre entités du même groupe (sous certaines conditions)
• Entités non établies sans établissement stable en Belgique
• Export Transactions hors de Belgique
• Entreprises exonérées de TVA en vertu de la législation belge sur la TVA
• Transactions B2C (de l'entreprise au consommateur)

Sanctions Framework :

Alors que les autorités belges mettent l'accent sur l'éducation plutôt que sur la punition pendant la période de transition, le non-respect du délai de grâce peut entraîner :

• Amendes administratives
• TVA compliance problems
• Eléments déclencheurs d'audit
• Perturbations opérationnelles (incapacité à effectuer des transactions avec des partenaires conformes)

Paysage des solutions de facturation électronique NetSuite

Les clients de NetSuite disposent de plusieurs voies pour se mettre en conformité avec la facturation électronique en Belgique. La compréhension des options et de leurs compromis vous permet de sélectionner la solution la mieux adaptée aux besoins de votre entreprise.

Solution native NetSuite : Avalara + Oracle Business Network

La solution de facturation électronique officielle de NetSuite combine les Electronic Facturation Suite avec Oracle Professional Network (OBN) et Avalara en tant que moteur de conformité.

Comment ça fonctionne :

1. Electronic facturation Suite : Framework préinstallé permettant la génération et la transmission de documents
2. Packages de localisation par pays : SuiteApp spécifique à la Belgique contenant des modèles UBL et des configurations Peppol
3. Oracle Professional Network : Plateforme de livraison de documents connectée à Avalara
4. Avalara : Moteur de conformité fiscale gérant la transmission Peppol, les connexions gouvernementales et la validation

Caractéristiques principales :

Predefini models : Belgique Les modèles de facture UBL 2.1 sont prêts à l'emploi avec une configuration minimale. Les modèles incluent tous les champs obligatoires requis par les autorités belges.

Intégration native : Intégration approfondie avec les enregistrements de transactions NetSuite (factures, notes de crédit, factures fournisseurs). Pas de middleware ni de plateforme externe pour la gestion des documents.

Assistance multipaye : Soutient actuellement la Belgique, l'Espagne et l'Allemagne et d'autres pays sont prévus. Plateforme unique pour les besoins de facturation électronique dans plusieurs pays.

Oracle ecosystem : Exploite l'infrastructure et le support d'Oracle. Certifications de sécurité et de conformité de niveau professionnel.

Modelo de tarifications :

La tarification de la facturation électronique NetSuite d'Avalara inclut :

• Packages spécifiques à chaque pays (par mandat de pays)
• Frais de transaction basés sur le volume (par facture envoyée/reçue)
• Coûts de mise en œuvre et de configuration
• Fais de plateforme courants

Limites to take in account :

Taxe OneWorld + Legacy uniquement : Nécessite actuellement NetSuite OneWorld avec les anciens comptes fiscaux. Non compatible avec SuiteTax (le moteur fiscal moderne de NetSuite).

Avalara Dependance : Toute la facturation électronique passe par Avalara et Oracle Business Network. Aucune autre option de routage.

Personnalisation limitée : Les modèles et les flux de travail prédéfinis peuvent exiger des solutions de contournement pour des processus métier uniques.

Approche d'Oracle Business Network : OBN fonctionne principalement comme un moyen de transport de documents, sans fonctionnalités avancées de gestion des fournisseurs/clients.

Solutions alternatives : intégrations personnalisées

Reconnaissant que la solution native de NetSuite peut ne pas répondre à tous les besoins des entreprises, Novutech travaille en partenariat avec plusieurs fournisseurs de facturation électronique proposant des intégrations NetSuite :

Invopop

• Format open source GOBL permettre un soutien multi-pays grâce à une intégration unique
• Plus de 25 pays couverts avec une feuille de route ambitieuse pour élargir l'UE
• Personnalisation flexible via des modèles FreeMarker et un mappage de champs personnalisé
• Des prix compétitifs particulièrement intéressant pour les scénarios à volume élevé
• Offre groupée Native NetSuite développé par Novutech

BanquP

• World cover des revendications qui s'étendent au-delà de l'Europe
• Capacités supplémentaires y compris l'intégration des relevés bancaires (CODA, MT940)
• Payments processing integration options
• Partnership in brand available model

4CEE

• High Configurability permettant une personnalisation étendue
• TradeInterop ou Pagero options de backend
• Automatisation sophistiquée des points d'accès beyond of the base electronic facturation
• Une forte présence européenne avec une base de clients établie

Zone & Co (ZoneCapture)

• SuiteApp entièrement native integrated experience
• Capacités GenAI pour l'interaction avec les données des factures électroniques
• Basware ou Storecove connection options
• Solide sur les marchés nordiques with a extent cover

L'approche multifournisseurs de Novutech

Contrairement à des partenaires liés à des fournisseurs uniques, Novutech possède une expertise sur plusieurs plateformes de facturation électronique. Cette approche indépendante du fournisseur garantit :

Objectifs des recommandations : Selection de solutions en fonction de vos besoins spécifiques, et non de partenariats avec des fournisseurs.

Correspondance optimale : Chaque entreprise a des besoins différents. Nous vous mettons en relation avec le meilleur fournisseur.

Expertise de mise en œuvre : Une connaissance approfondie de NetSuite combinée à une expérience spécifique à la plateforme.

Flexibilité future : Ne vous fiez pas à un seul fournisseur si les besoins de l'entreprise évoluent.

Analyse approfondie : intégration d'InvoPop NetSuite

Notre webinaire comportait une démonstration en direct de l'intégration d'InvoPOP-NetSuite développée par Novutech. Voici ce qui rend cette solution particulièrement intéressante pour la facturation électronique en Belgique.

L'avantage GOBL

L'architecture d'Invopop est centrée sur GOBL (langage commercial mondial ouvert), un format intermédiaire open source basé sur JSON.

Pourquoi c'est important :

Au lieu de créer des intégrations distinctes pour le format de chaque pays (UBL pour la Belgique, FatturaPA pour l'Italie, FA (3) pour la Pologne, etc.), vous intégrez NetSuite une seule fois à GOBL. La plateforme d'InvoPop convertit ensuite le GOBL au format de destination requis.

Avantages :

• Une intégration unique prend en charge plus de 25 pays
• À l'épreuve du temps : Les nouveaux pays nécessitent uniquement des mises à jour de la plateforme Invopop, pas des modifications apportées à NetSuite
• Transparence open source : Examiner la logique de conversion et apporter des améliorations
• Une expérience de développement moderne : Le format JSON est plus simple que les schémas XML complexes

Configuration client et automatisation de l'identification Peppol

La démo présentait des produits sophistiqués Peppol Automatic Identifiant Search fonctionnalité éliminant la saisie manuelle des données.

Script « Obtenir des informations sur Peppol » :

Ce script NetSuite personnalisé interroge automatiquement le répertoire Peppol pour rechercher et renseigner les identifiants Peppol des clients.

Comment ça fonctionne :

1. Le script extrait le numéro de TVA du client à partir de l'enregistrement NetSuite
2. Demande à Peppol Service Metadata Locator (SML) ce numéro de TVA
3. Récupère les identifiants des participants Peppol enregistrés pour cette entreprise
4. Remplissez les champs personnalisés NetSuite avec les informations Peppol
5. Assigné niveau de confiance basé sur la confiance dans le match

Les niveaux de confiance expliqués :

High Confiance : Le numéro de TVA correspond directement à l'identifiant principal de Peppol (schéma 0208 : numéro d'entreprise belge). Le script coche automatiquement « Utiliser la facturation électronique » pour ces clients.

Confiance moyenne : Plusieurs identifiants de participants ont été trouvés, les identifiants de script correspondants probablement, mais des indicateurs nécessitent une révision manuelle. Nécessite une vérification par l'administrateur avant d'activer la facturation électronique.

Faible confiance : Pas de correspondance claire ou de résultats ambigus. Des recherches manuelles sont nécessaires pour déterminer le bon identifiant Peppol.

Automation Calendar :

• Configuration initiale : Déclenchement manuel ou automatique lors de la sauvegarde du client (lorsque la dernière date de vérification est vide)
• Validation en cours : Le script programmé s'exécute tous les 30 jours pour vérifier le répertoire Peppol
• Lots processing : Traite les clients par lots afin d'éviter les limites de gouvernance de NetSuite

Value commerciale : Cette automatisation a considérablement réduit le temps de mise en œuvre et la maintenance continue. Au lieu de rechercher manuellement des centaines d'identifiants Peppol de clients, le script gère automatiquement 70 à 80 % avec une grande fiabilité.

Flux AR sortant : electronic factures

Etape 1 : Création de la facture (inchangée)

Votre processus actuel de création de factures NetSuite reste inchangé. Les équipes financières créent les factures exactement comme auparavant : aucune nouvelle exigence de saisie de données ne se limite à la nécessité de s'assurer que les identifiants Peppol sont remplis.

Etape 2 : génération de factures électroniques

Lors de l'enregistrement de la facture, un User event script déclenche automatiquement :

1. Extraire les données de facturation (en-tête, rubriques, taxes, informations clients, champs personnalisés)
2. Transforme les données NetSuite au format GOBL JSON
3. Crée Electronic Facture Subrecording related to facturation
4. Stockez le document GOBL dans le classeur NetSuite

Cartographie des codes fiscaux (critique) :

Les codes fiscaux NetSuite doivent correspondre aux catégories fiscales conformes à PEPPOL :

• NetSuite « BE-VAT-21" → Peppol catégorie « S » (Standard) à 21 %
• NetSuite « EU-IC-GOODS » → Peppol catégorie « K » (intracommunautaire) à 0 %
• NetSuite « EXPORT-UE » → Peppol catégorie « G » (Export) à 0 %

Ce mappage est configuré lors de la mise en œuvre et garantit la conformité du traitement TVA.

Étape 3 : Transmettre to Invopop

« Envoyer une facture électronique » le bouton (ou flux de travail automatique) transmet le document GOBL à la plateforme Invopop via une API REST sécurisée.

Invopop reçoit GOBL, passe à UBL 2.1 (exigence belge) et transmet au point d'accès Peppol du client via le réseau Peppol.

Etape 4 : Suivi du statut

NetSuite reçoit des mises à jour de statut en temps réel :

• En attente : Facture électronique générée, en attente de transmission
• Envoyé : Transmis avec succès au réseau Peppol
• Livré : Reçu confirmé par le point d'accès du client
• Error : La transmission a échoué avec des détails d'erreur spécifiques

Intégration de PDF (facultatif mais recommandé) :

L'option de configuration intègre un PDF lisible par l'homme dans la facture électronique. Bien que cela ne soit pas obligatoire, les PDF sont utiles pendant la période de transition, lorsque les destinataires ne disposent pas nécessairement d'un traitement sophistiqué des factures électroniques.

Flow AP entrant : electronic factures reception

Le flux des comptes fournisseurs présenté dans le webinaire présente une automatisation sophistiquée réduisant la saisie manuelle des données.

Étape 1 : réception de la facture électronique

Le fournisseur envoie une facture électronique à votre identifiant Peppol. Invopop (qui fait office de point d'accès Peppol) reçoit le document UBL, le convertit en GOBL et le transmet immédiatement à NetSuite via Restlet (API en temps réel).

Étape 2 : Création d'un enregistrement de facture électronique

NetSuite crée automatiquement Enregistrement des factures électroniques entrantes container :

• Document GOBL (données d'origine du fournisseur)
• Informations sur les fournisseurs extraites de la facture électronique
• Montants des factures, rubriques, taxes
• État : « En attente de traitement »

Rappel de la page d'accueil

Les utilisateurs voient le rappel « Invopop Incoming Inbox » sur la page d'accueil de NetSuite indiquant les factures électroniques non traitées nécessitant une attention particulière.

Etape 3 : Génération du projet de loi

Script programmé (généralement toutes les 30 minutes) traite les factures électroniques en attente :

1. Fait correspondre le fournisseur au fournisseur NetSuite existant (ou des indicateurs pour la création manuelle d'un fournisseur)
2. Crée Rendu account of the law project (transaction intermédiaire, sans publication)
3. Remplissez les rubriques en fonction des données de facturation électronique
4. Attribuer des comptes de dépenses en fonction de la valeur par défaut du fournisseur ou par défaut du système

Pourquoi rédiger un projet de loi ?

Le webinaire a souligné l'importance de cette décision architecturale :

Réalité en matière de qualité des données : La facturation électronique est une nouveauté pour tout le monde. Les données des fournisseurs peuvent être incohérentes, incomplètes ou mal formatées au début.

Aucune incidence comptable : Les projets de loi ne sont pas publiés sur GL, ce qui empêche les saisies incorrectes lors de l'examen/de la correction des données.

Opportunité d'évaluation humaine : Les comptables valident et corrigent avant de créer la facture fournisseur réelle.

Ecarts detection : Le système signale les différences entre le projet de facture et la facture finale du fournisseur à des fins d'audit.

Etape 4 : Revision in shared screen

La page personnalisée NetSuite s'affiche :

Volet gauche : Présentation des factures électroniques (source officielle de vérité à des fins d'audit)

• Affiche la facture électronique telle qu'elle a été reçue (rendu HTML ou PDF intégré)
• Représente un document juridique de conformité

Volet droit : Projet de loi (transaction NetSuite)

• Enregistrement NetSuite modifiable
• Le comptable peut modifier les comptes de dépenses, les allocations et les dimensions
• Comparez côte à côte avec la facture électronique pour valider l'exactitude

Etape 5 : Création de la facture du fournisseur

Une fois validé, « Procedura d'etablissement de la facture au fournisseur » le bouton crée une facture fournisseur NetSuite réelle :

1. Copiez les données du projet de facture dans le nouvel enregistrement de la facture fournisseur
2. Applique la logique fiscale de NetSuite (en fonction du fournisseur, du compte de dépenses, etc.)
3. Détermine le statut « En attente d'approbation »
4. Déclenche les flux d'approbation existants
5. Maintenez le lien vers la facture électronique d'origine et le projet de facture

Indicateurs de discordance :

Les champs personnalisés affichent les montants provenant à la fois de l'ébauche de facture (DB) et de la facture fournisseur (VB), signalant automatiquement les écarts nécessitant une explication.

Gestion des codes fiscaux :

Le webinaire a fait état d'une décision intentionnelle de NE PAS appliquer automatiquement les codes fiscaux du fournisseur. Why ?

• Déterminer le code fiscal NetSuite correct à partir des données de facturation électronique est extrêmement complexe
• Problèmes de cohérence des données pendant la période de transition
• La logique fiscale existante de NetSuite (basée sur le fournisseur + le compte de dépenses) est plus fiable
• Permet au moteur fiscal de NetSuite de déterminer le traitement approprié

Support d'appariement à trois voies :

La solution prend en charge la correspondance avec les bons de commande :

• Le système tente de faire correspondre la facture électronique au bon de commande ouvert en fonction des numéros de référence
• Liez la facture du fournisseur au bon de commande pour un flux de travail de correspondance en trois étapes
• Suit le processus standard de mise en correspondance des bons de commande, des reçus et des factures de NetSuite

Points forts de l'architecture technique

Modifications minimes apportées à NetSuite : La solution tire parti de l'extensibilité de NetSuite sans personnalisation lourde. Les transactions standard (factures, factures fournisseurs) restent inchangées.

Automatisation basée sur des scripts : Les scripts User Event, Scheduled et Restlet gèrent le traitement des factures électroniques. Aucune infrastructure côté serveur n'est requise.

Rangement du classeur : Les documents de facturation électronique sont stockés dans une structure de dossiers organisée pour la piste d'audit et la documentation de conformité.

Enregistrements personnalisés : Les enregistrements de factures électroniques (entrants/sortants) entretiennent des relations sans modifier le schéma principal de NetSuite.

Restlet pour le temps réel : Les factures électroniques entrantes déclenchent l'exécution immédiate de Restlet, garantissant un traitement en temps quasi réel.

Calendar and implementation process

Pack d'activation de la facturation électronique Novutech

Sur la base de dizaines d'implémentations, Novutech a développé un Electronic Facturation Activation Pack rationalisation du parcours entre l'évaluation et la mise en service.

This is included :

Compliance assessment : Documentez tous les pays dans lesquels vous exercez vos activités et les exigences spécifiques de leur mandat.

Select of solution : Evaluez les prestataires en fonction de vos besoins et recommandez un ajustement optimal.

Data Quality Audit : Identifiez les lacunes dans les données de base des clients/fournisseurs et hiérarchisez les mesures à prendre pour y remédier.

Services de mise en œuvre : Configurez la solution choisie, développez des personnalisations, exécutez des tests.

Formation et gestion du changement : Préparez les équipes financières et opérationnelles aux nouveaux flux de travail.

Assistance lors de la mise en service : Assistance intensive pendant la période de transition, résolution des problèmes.

Calendrier de mise en œuvre typique

Le webinaire a présenté un Calendrier de mise en œuvre de 6 à 8 semaines pour la plupart des organisations :

Semaines 1 et 2 : Configuration de base

• Installer le bundle NetSuite (Invopop ou fournisseur choisi)
• Configuration de la plateforme Invopop et de l'enregistrement Peppol
• Cartographie des codes fiscaux (catégories NetSuite → Peppol)
• Deploiement de scripts et configuration des paramètres
• Configuration de la structure des dossiers du classeur

Semaines 3 et 4 : Tests et validation

• Testez la génération de factures et la création de factures électroniques
• Valider l'automatisation de la recherche d'identifiants Peppol
• Testez la transmission pour tester les paramètres Peppol
• Entrante electronic factures test
• Validation du projet de facture et de la génération de facture fournisseur
• Gestion des erreurs et tests de cas extrêmes

Week 5 : Entrainement

• Formation de l'équipe financière sur le processus sortant
• Formation sur les comptes fournisseurs sur le traitement des flux entrants
• Formation des administrateurs sur la surveillance et le dépannage
• Documentation and reference guides

Semaine 6+ : Personnalisations et mise en service

• Mettre en œuvre des personnalisations spécifiques à l'entreprise
• Communication avec les clients et collecte des identifiants Peppol
• Mise en service progressive (clients pilotes d'abord)
• Surveillance et optimisation de la production
• Assistance après la mise en service

Pouvez-vous toujours respecter la date limite du 1er janvier ?

Avec la période de grâce du premier trimestre 2026, le fait de commencer dès maintenant offre suffisamment de temps pour la mise en œuvre avant que les sanctions ne s'appliquent. Il est toutefois essentiel de prendre des mesures immédiates, car les retards augmentent considérablement les risques.

Requirements préalables à la mise en œuvre

Preparation des données :

Customer Base Data : Adresses complètes, numéros de TVA, coordonnées. Prévoir 2 à 4 semaines pour un nettoyage complet des données.

Données de base des fournisseurs : Numéros de TVA valides pour la correspondance des identifiants Peppol (flux entrant). Les paramètres du compte de dépenses sont configurés par défaut.

Audit du code des impôts : Documentez tous les codes fiscaux utilisés dans les factures, préparez le mappage avec les catégories Peppol.

Techniques prérequises :

NetSuite Administrator Access : Nécessaire pour l'installation et la configuration du bundle.

Environnement Sandbox : Essentiel pour les tests avant le déploiement en production.

SuiteScript Experience : Utile pour les personnalisations, Novutech fournit une assistance au développement.

Access to the API active : Nécessaire pour les intégrations de plateformes (Invopop, etc.).

Principales considérations techniques

Identifiants de participants Peppol multiples

Le webinaire a souligné que les entreprises peuvent s'inscrire plusieurs identifiants Peppol à des fins différentes :

Boîtes de réception AR/AP séparées : Un identifiant de participant pour l'envoi de factures (AR), un autre pour la réception (AP). Permit un routage et un traitement séparés.

Published or private : Publiez votre boîte de réception AP dans le répertoire Peppol (les fournisseurs peuvent vous trouver), gardez la boîte de réception AR privée (vous initiez toutes les communications).

Separation des départements et des divisions : Les grandes organisations peuvent utiliser des identifiants Peppol distincts pour différentes divisions ou entités juridiques.

Schéma belge 2008 : Le plus souvent, utilisez le numéro d'entreprise belge (numéro de TVA sans préfixe « BE »). D'autres schémas existent pour des scénarios spécifiques (GLN, basés sur IBAN).

Stratégie d'intégration de PDF

Recommendation actuelle : Activez l'intégration de PDF pendant la période de transition (Q1-T2 2026).

Justification : L'adoption de la facturation électronique varie selon les fournisseurs et les clients. Nombre d'entre eux ne disposeront pas d'un traitement sophistiqué des factures électroniques au départ. Le PDF fournit une solution de réponse pour la révision humaine.

Compromis : Augmente la taille du fichier et le temps de transmission. Facilité non obligatoire, purement facultative.

À long terme : À mesure que la facturation électronique évolue, l'intégration de PDF devient de moins en moins nécessaire. Entendez de le désactiver après une adoption généralisée.

Gestion des erreurs et validation

Validation préalable à la transmission :

The script valid the factures before to send :

• Tous les champs obligatoires sont remplis
• Le client possède un identifiant Peppol valide
• Codes fiscaux correctement mappés
• Correct TVA Calculs

Erreurs de transmission :

Les erreurs les plus courantes sont les suivantes :

• L'identifiant Peppol est introuvable dans le répertoire
• Point d'accès client non disponible
• Echecs of validation of data format

Resolution of error :

L'enregistrement des factures électroniques enregistre les messages d'erreur. Les utilisateurs corrigent les problèmes sous-jacents (mettent à jour l'identifiant Peppol, corrigent les données) et réessaient la transmission.

Tableau de bord de surveillance :

Les recherches enregistrées personnalisées montrent :

• Electronic Factures in waiting of transmission
• Transmissions défaillantes nécessitant une attention particulière
• Transmissions réussies avec horodatage
• Factures électroniques entrantes en attente de traitement

Feuille de route des améliorations futures

Novutech continue de faire évoluer la solution InvoPOP-NetSuite :

Automatisation des dépenses : L'apprentissage automatique identifie les comptes de dépenses sur la base de modèles historiques. Après avoir traité les factures des fournisseurs, le système suggère : « Utiliser ce compte de dépenses pour les futures factures de ce fournisseur ? »

Correspondance avancée : Logique de correspondance des bons de commande améliorée utilisant l'IA pour identifier les relations même avec des numéros de référence incohérents.

Portail des fournisseurs en libre-service : Les fournisseurs accèdent au portail pour vérifier les identifiants Peppol, consulter l'état des factures et résoudre les divergences.

Expansion dans plusieurs pays : Alors que de nouveaux pays imposent la facturation électronique, la solution s'étend de manière fluide en tirant parti de la conversion multiformat de GOBL.

Questions fréquentes du webinaire

Q : Est-ce que NetSuite a déjà des clients utilisant la facturation électronique en Belgique ?

R : Oui, la solution native NetSuite (Avalara + OBN) est disponible depuis octobre/novembre 2025. Plusieurs clients sont en ligne. Des solutions alternatives comme Invopop proposent également des déploiements en production.

Q : Devons-nous fournir des versions PDF des factures électroniques ?

R : Non, le format PDF n'est pas obligatoire. La facture électronique (UBL XML) is the legal source of truth. Cependant, l'intégration de PDF est recommandée pendant la période de transition pour les destinataires qui ne disposent pas d'un traitement sophistiqué des factures électroniques.

Q : Comment fonctionne l'appariement des bons de commande ?

R : La solution associe les factures électroniques aux bons de commande NetSuite en fonction des numéros de référence figurant sur la facture électronique. Une fois mise en correspondance, la facture du fournisseur est liée au bon de commande, ce qui permet des flux de travail de correspondance tridirectionnels standard de NetSuite.

Q : La fonctionnalité Peppol ID est-elle native de NetSuite ou est-elle personnalisée par Novutech ?

R : La recherche automatique de l'identifiant Peppol présentée dans la démo est Développement personnalisé Novutech. La solution Native NetSuite nécessite la saisie manuelle de l'identifiant Peppol. Novutech a conçu cette automatisation comme un accélérateur réduisant le temps de mise en œuvre et la maintenance continue.

Q : Quelle est la principale différence entre NetSuite native et les solutions personnalisées ?

R : Native NetSuite intègre le moteur de conformité d'Avalara à Oracle Business Network pour le transport de documents. Les solutions personnalisées (Invopop, BanquP, etc.) proposent des architectures alternatives, des coûts potentiellement réduits pour des volumes élevés, différentes capacités de personnalisation et une option multifournisseur. Le choix dépend des besoins spécifiques de l'entreprise.

Prochaines étapes : Préparation à la facturation électronique en Belgique

Evaluation gratuite de l'état de préparation à la facturation électronique

Novutech propose des évaluations de préparation gratuites pour les clients de NetSuite :

Ce que nous évaluons :

• Current Factures Volumes and Transactions Complexity
• Quality of data of clients/suppliers
• Configuration de NetSuite (OneWorld, SuiteTax, personnalisations)
• Calendar de mise en conformité (prise en compte de la date limite du 1er janvier)
• Budget and availability of resources

Ce que vous recevez :

• Analyse des lacunes documentant l'état de préparation
• Recommendation de solutions (fournisseurs natifs ou alternatifs)
• Propositions de calendrier de mise en œuvre
• Estimation du budget pour les services de mise en œuvre
• Strategies d'évaluation et d'atténuation des risques

Demandez votre évaluation gratuite de l'état de préparation à la facturation électronique →

Possibilités de mise en œuvre

Option 1 : Mise en œuvre complète de Novutech

• Une implémentation complète de bout en bout
• Selection, configuration, tests, formation des fournisseurs de solutions
• Developpement de personnalisation selon les besoins
• Assistance à la mise en service et optimisation après le déploiement

Option 2 : Mise en œuvre guidée

• Novutech fournit des conseils et une expertise
• Votre équipe interne exécute les travaux techniques
• Points de contrôle et examens périodiques
• Assistance à la mise en service et au transfert de connaissances

Option 3 : Specific Services

• Uniquement correction de la qualité des données
• Développement personnalisé pour des exigences uniques
• Services de formation et de gestion du changement
• Optimisation après la mise en œuvre

Multi-countries strategy

Si vous exercez vos activités dans plusieurs pays européens, envisagez une stratégie complète de facturation électronique :

Immédiatement : Belgia (date limite du 1er janvier 2026 avec délai de grâce du premier trimestre)

À court terme : France (exigence de réception en septembre 2026, envoi échelonné selon la taille de l'entreprise), Espagne (reporté à 2027 pour la plupart des entreprises), Allemagne (janvier 2027 pour les grandes entreprises, janvier 2028 pour toutes)

Strategic approach : Selectionnez un fournisseur de solutions avec une feuille de route multipays solide. Implémentez d'abord la Belgique, puis tirez parti des enseignements pour les pays suivants.

Conclusion

Le mandat de facturation électronique de la Belgique au 1er janvier 2026 représente à la fois un impératif de conformité et une opportunité opérationnelle. Les clients de NetSuite disposent de plusieurs voies pour se mettre en conformité, qu'il s'agit de solutions natives basées sur Avalara ou d'intégrations personnalisées avec des fournisseurs tels que Invopop, BanquP, 4CEE et Zone.

Le webinaire a démontré que la réussite de la mise en œuvre de la facturation électronique ne se limite pas à la technologie : elle nécessite une préparation de la qualité des données, une refonte des processus et une gestion du changement. Cependant, grâce à une approche structurée et à des conseils d'experts, le calendrier de mise en œuvre de 6 à 8 semaines reste réalisable.

L'expertise indépendante des fournisseurs de Novutech vous permet de sélectionner et de mettre en œuvre la solution optimale pour vos besoins spécifiques. Que vous choisissiez l'offre native de NetSuite ou des intégrations alternatives, notre équipe possède une connaissance approfondie de NetSuite et une expérience de la mise en œuvre de la facturation électronique sur de multiples plateformes.

La période de grâce du premier trimestre 2026 offre une marge de manœuvre, mais pas illimitée. Les organisations qui commencent dès maintenant peuvent mettre en œuvre en toute confiance. Les retards augmentent les risques de manière significative.

Êtes-vous prêt à commencer votre aventure de facturation électronique en Belgique ? Planifiez votre évaluation gratuite de l'état de préparation dès aujourd'hui

Contactez Novutech pour la mise en œuvre de la facturation électronique NetSuite

📧 Nous contacter
💼 LinkedIn : Novutech
🌐 Plus de ressources sur la facturation électronique

Resources connexes :

• Guide complet des mandats européens de facturation électronique 2025-2027
• Regardez la vidéo récapitulative du webinaire

‍