NetSuite E-Invoicing voor België: volledige samenvatting van de webinars, oplossingen en implementatiegids
brede-erp-tech
Op 1 januari 2026 werd de verplichte e-facturatievereiste in België van kracht, waardoor de manier waarop bedrijven facturen uitwisselen fundamenteel werd veranderd. Voor klanten van NetSuite biedt deze deadline zowel een nalevingsverplichting als een strategische kans om de order-to-cash- en procure-to-pay-processen te moderniseren.
In ons recente webinar presenteerde het technische team van Novutech uitgebreide richtlijnen over het Belgische e-factureringsmandaat, demonstreerde het live Netsuite-integraties en vergeleek de beschikbare oplossingsopties. Dit artikel bevat deze inzichten en biedt een compleet stappenplan voor Netsuite-klanten die zich voorbereiden op de naleving van de Belgische e-facturering.
Wat je zult ontdekken:
- Vereisen en tijdschema voor e-fabricage in België
- Overzicht van de native NetSuite-oplossing (Avalara + Oracle Business Network)
- Alternatieve aanbieders van e-facturering geïntegreerd met NetSuite
- Diepe duik in de InvoPop-NetSuite-integratie (live demo-inzichten)
- Tijdlijn voor de praktische implementatie en technische overwegingen
- Antwoorden op veelgestelde vragen van klanten
Of u nu net begint met e-facturering of leveranciers van oplossingen evalueert, biedt deze gids de technische diepgang en strategische duidelijkheid die u nodig hebt om weloverwogen beslissingen te nemen.
Begrijp de Europese mandaten voor e-fabricage in alle landen
Inzicht in het Belgische e-manufactureringsmandaat 2026
Wat veranderde er op 1 januari 2026
Het Belgische e-factureringskader schrijft voor dat alle btw-geregistreerde bedrijven die B2B-transacties uitvoeren, elektronische facturen moeten verzenden en ontvangen via de PEPPOL-netwerk. Dit betekent een fundamentele verschuiving van traditionele facturering in PDF of papier naar gestructureerde, machineleesbare gegevensuitwisseling.
Belangrijkste kenmerken van het mandaat:
Verplicht voor B2B-transacties: Alle facturen tussen bedrijven moeten elektronisch worden uitgewisseld via Peppol. Transacties tussen bedrijven en consumenten (B2C) blijven uitgesloten van het mandaat.
Peppol netwerk vereist: België koos voor het gedecentraliseerde PEPPOL-netwerk (Pan-European Public Procurement OnLine) in plaats van een gecentraliseerd goedkeuringsplatform van de overheid. Dit biedt flexibiliteit en maakt gebruik van bestaande internationale infrastructuur.
UBL 2.1-formaat: Facturen moeten het gestandaardiseerde UBL (Universal Business Language) 2.1 XML-formaat gebruiken, met de naam Peppol BIS Billing 3.0-specificatie.
Vereiste Peppol-ID: Elk bedrijf heeft een Peppol-deelnemers-ID nodig om e-facturen te verzenden en te ontvangen. Voor Belgische bedrijven wordt meestal het Belgische ondernemingsnummer gebruikt (formaat: 0208: [ondernemingsnummer]).
Belangrijke reactieperiode voor Q1 2026
Recente mededelingen van de Belgische autoriteiten bevestigen een respijtperiode tijdens het eerste kwartaal van 2026 voor bedrijven die actief e-factureringsoplossingen implementeren. Dit betekent:
- Bedrijven die aantonen dat de implementatie vordert, worden niet onmiddellijk bestraft
- U moet nu beginnen met de implementatie om van deze respijtperiode te kunnen profiteren
- De respijtperiode is specifiek van toepassing op bedrijven die „in transitie” zijn naar e-facturering
- Na 31 maart 2026 wordt volledige naleving verwacht
In het kort gezegd: Je bent nog niet te laat om te beginnen, maar de urgentie blijft hoog. De implementatie duurt doorgaans 4-8 weken, wat betekent dat onmiddellijke actie essentieel is.
Nalevingsvereisten en uitsluitingen
Wie moet hieraan voldoen:
- Alle Belgische bedrijven met btw-registratie
- Bedrijven die B2B-transacties uitvoeren in België
- Zowel Belgische als buitenlandse bedrijven met Belgische btw-registratie
Belangrijke uitsluitingen:
- Facturen tussen bedrijven tussen entiteiten van dezelfde groep (onder bepaalde voorwaarden)
- Niet gevestigde entiteiten zonder permanente Belgische vestiging
- Exporteren van transacties buiten België
- Btw-vrije bedrijven volgens de Belgische btw-wetgeving
- B2C-transacties (van bedrijf tot consument)
Strafkader:
Hoewel de Belgische autoriteiten tijdens de overgangsperiode meer nadruk leggen op onderwijs dan op straf, kan niet-naleving na de respijtperiode leiden tot:
- Administratieve boetes
- Problemen met de naleving van de btw
- Triggers voor audits
- Operationele verstoringen (onmogelijkheid om transacties uit te voeren met partners die aan de regels voldoen)
Landschap van Netsuite-oplossingen voor e-fabricage
Klanten van NetSuite kunnen op verschillende manieren voldoen aan de Belgische regelgeving op het gebied van e-facturering. Als u de opties en de bijbehorende afwegingen begrijpt, kunt u de oplossing kiezen die het beste is afgestemd op de behoeften van uw bedrijf.
Native NetSuite-oplossing: Avalara + Oracle Business Network
De officiële oplossing voor e-facturatie van NetSuite combineert de SuiteApp voor elektronische fabricage ontmoet Oracle Business Network (OBN) en Avalara als de compliance-engine.
Hoe het werkt:
- SuiteApp voor elektronische fabricage: Voorgeïnstalleerd framework voor het genereren en verzenden van documenten
- Pakketten voor lokalisatie per land: SuiteApp voor België met UBL-sjablonen en PEPPOL-configuraties
- Oracle Business Network: Platform voor de levering van documenten die verbinding maakt met Avalara
- Avalara: Motor voor belastingnaleving die Peppol-transmissie, overheidsverbindingen en validatie afhandelt
Belangrijkste kenmerken:
Kant-en-klare sjablonen: Belgische UBL 2.1-factuurssjablonen klaar voor gebruik met minimale configuratie. Sjablonen bevatten alle verplichte velden die vereist zijn door de Belgische autoriteiten.
Oorspronkelijke integratie: Ingrijpende integratie met NetSuite-transactiegegevens (facturen, kredietnota's, facturen van leveranciers). Geen middleware of externe platforms voor documentbeheer.
Ondersteuning voor meerdere landen: Ondersteunt momenteel België, Spanje en Duitsland, met extra geplande landen. Eén platform voor behoeften op het gebied van e-fabricage in meerdere landen.
Oracle-ecosysteem: Maakt gebruik van de Oracle-infrastructuur en -ondersteuning. Beveiligings- en nalevingscertificeringen op bedrijfsniveau.
Prijsmodel:
De NetSuite-prijzen voor e-fabricage van Avalara omvatten:
- Landspecifieke pakketten (per landenmandaat)
- Transactiekosten op basis van volume (per verzonden/ontvangen factuur)
- Implementatie- en installatiekosten
- Kosten van het lopende platform
Beperkingen waarmee rekening moet worden gehouden:
Alleen belasting op OneWorld + Legacy: Momenteel is NetSuite OneWorld vereist met oude belastingrekeningen. Niet compatibel met SuiteTax (de moderne belastingengine van NetSuite).
Afhankelijkheid van Avalara: Alle e-facturatie verloopt via Avalara en Oracle Business Network. Geen alternatieve routeringsopties.
Beperkte aanpassing: Voor vooraf gebouwde sjablonen en workflows zijn mogelijk tijdelijke oplossingen nodig voor unieke bedrijfsprocessen.
De aanpak van Oracle Business Network: OBN functioneert voornamelijk als documenttransport, geen geavanceerde functies voor leverancier-/klantenbeheer.
Alternatieve oplossingen: integraties op maat
In het besef dat de eigen oplossing van NetSuite misschien niet aan elke zakelijke behoefte voldoet, werkt Novutech samen met meerdere leveranciers van e-facturering die NetSuite-integraties aanbieden:
- GOBL open-source formaat ondersteuning in meerdere landen mogelijk maken door middel van één enkele integratie
- Meer dan 25 landen zijn gedekt met een ambitieus stappenplan voor uitbreiding van de EU
- Flexibel maatwerk via FreeMarker-sjablonen en aangepaste veldtoewijzing
- concurrerende prijzen bijzonder aantrekkelijk voor scenario's met een hoog volume
- Native NetSuite-bundel ontwikkeld door Novutech
- Wereldwijde dekking claims die zich buiten Europa uitstrekken
- Aanvullende mogelijkheden integratie inclusief bankafschriften (CODA, MT940)
- Verwerking van betalingen integratiemogelijkheden
- White label-partnerschap model beschikbaar
- Hoge configureerbaarheid uitgebreide aanpassingen mogelijk maken
- TradeInterop van Pagero backend-opties
- Geavanceerde AP-automatisering meer dan eenvoudige e-fabricage
- Sterke Europese aanwezigheid met een gevestigd klantenbestand
- Volledig native Suite-app ingebedde ervaring
- Genai-mogelijkheden voor interactie met e-factuurgegevens
- Basisware voor Storecove aansluitmogelijkheden
- Sterk in de Scandinavische markten met een groeiende dekking
De aanpak van Novutech voor meerdere aanbieders
In tegenstelling tot partners die gebonden zijn aan één leverancier, onderhoudt Novutech expertise op meerdere e-facturatieplatforms. Deze provider-agnostische aanpak zorgt voor:
Objectieve aanbevelingen: Selectie van oplossingen op basis van uw specifieke vereisten, niet op basis van partnerschappen met leveranciers.
Past het best bij elkaar: Verschillende bedrijven hebben verschillende behoeften. We koppelen u aan de optimale provider.
Expertise op het gebied van implementatie: Ingrijpende Netsuite-kennis gecombineerd met platformspecifieke ervaring.
Toekomstige flexibiliteit: Niet gebonden aan één enkele leverancier als de behoeften van het bedrijf veranderen.
Deep Dive: Invopop NetSuite-integratie
Ons webinar bevatte een live demonstratie van de InvoPop-NetSuite-integratie, ontwikkeld door Novutech. Dit is wat deze oplossing bijzonder aantrekkelijk maakt voor Belgische e-fabricage.
Het Gobl-voordeel
De architectuur van Invopop draait om GOBL (Global Open Business Language), een open-source op JSON gebaseerd tussenformaat.
Waarom dit belangrijk is:
In plaats van afzonderlijke integraties te bouwen voor het formaat van elk land (UBL voor België, FatturApa voor Italië, FA (3) voor Polen, enz.), integreer je NetSuite één keer met GOBL. Het InvoPop-platform converteert vervolgens GOBL naar het gewenste doelformaat.
Voordelen:
- Enkelvoudige integratie ondersteunt meer dan 25 landen
- Toekomstbestendig: Nieuwe landen vereisen alleen updates van het InvoPop-platform, geen NetSuite-wijzigingen
- Transparantie in open source: Bekijk de conversielogica, draag bij aan verbeteringen
- Moderne ontwikkelaarservaring: JSON-formaat: eenvoudigere en complexe XML-schema's
Klantconfiguratie en Peppol ID-automatisering
De demo toonde geavanceerd geautomatiseerd opzoeken van Peppol-ID's functionaliteit die handmatige gegevensinvoer elimineert.
Script „Peppol-informatie ophalen”:
Dit aangepaste Netsuite-script doorzoekt automatisch de Peppol-directory om Peppol-ID's van klanten te vinden en in te vullen.
Hoe het werkt:
- Script extraheert het btw-nummer van klanten uit het NetSuite-record
- Vraagt naar dat btw-nummer (Peppol Service Metadata Locator) (SML)
- Haalt geregistreerde ID's van Peppol-deelnemers op voor dat bedrijf
- Vul aangepaste NetSuite-velden in met Peppol-informatie
- Toewijzingen vertrouwensniveau gebaseerd op wedstrijdvertrouwen
Vertrouwensniveaus uitgelegd:
Hoog vertrouwen: Het btw-nummer komt rechtstreeks overeen met het primaire Peppol-ID (schema 0208: Belgisch ondernemingsnummer). Het script controleert automatisch „Gebruik e-facturering” voor deze klanten.
Gemiddeld vertrouwen: Er zijn meerdere deelnemers-ID's gevonden, het script geeft de meest aannemelijke match aan, maar markeert voor handmatige beoordeling. Vereist verificatie door de beheerder voordat e-facturering wordt ingeschakeld.
Laag vertrouwen: Geen duidelijke match of dubbelzinnige resultaten. Handmatig onderzoek is vereist om de juiste Peppol-ID te bepalen.
Automatiseringsschema:
- Eerste installatie: Handmatige activering of automatisch bij opslaan van de klant (wanneer de laatste controledatum leeg is)
- Doorlopende validatie: Het geplande script wordt elke 30 dagen uitgevoerd en controleert de Peppol-directory
- Batchverwerking: Klanten worden batchgewijs verwerkt om beheerlimieten van NetSuite te vermijden
Bedrijfswaarde: Deze automatisering verkort de implementatietijd en het doorlopende onderhoud aanzienlijk. In plaats van honderden Peppol-ID's van klanten handmatig te onderzoeken, verwerkt het script 70-80% automatisch en met veel vertrouwen.
Uitgaande AR Flow: E-facturen verzenden
Stap 1: Factuur aanmaken (ongewijzigd)
Uw bestaande proces voor het aanmaken van NetSuite-facturen blijft onveranderd. Financiële teams maken facturen op precies dezelfde manier als voorheen: er zijn geen nieuwe vereisten voor gegevensinvoer, behalve ervoor zorgen dat Peppol-ID's worden ingevuld.
Stap 2: Het genereren van e-facturen
Na het opslaan van de factuur, een Script voor gebruikersgebeurtenissen activeert automatisch:
- Extraheert factuurgegevens (koptekst, regelitems, belastingen, klantinformatie, aangepaste velden)
- Transformeert NetSuite-gegevens naar GOBL JSON-formaat
- Creëert Subregister voor elektronische facturen gekoppeld aan de factuurtransactie
- Slaat het GOBL-document op in de NetSuite-archiefkast
Toewijzing van belastingcodes (cruciaal):
NetSuite-belastingcodes moeten worden toegewezen aan Peppol-conforme belastingcategorieën:
- NetSuite „BE-VAT-21" → Peppol-categorie „S” (standaard) met 21%
- NetSuite „EU-IC-GOODS” → Peppol-categorie „K” (intracommunautair) tegen 0%
- NetSuite „EXPORT-EU” → Peppol-categorie „G” (Exporteren) op 0%
Deze toewijzing wordt tijdens de implementatie geconfigureerd en zorgt ervoor dat de btw-behandeling wordt nageleefd.
Stap 3: Overdracht naar Invopop
„E-factuur verzenden” knop (of automatische workflow) verzendt het GOBL-document naar het InvoPop-platform via de beveiligde REST API.
Invopop ontvangt GOBL, converteert naar UBL 2.1 (Belgische vereiste) en verzendt via het Peppol-netwerk naar het Peppol-toegangspunt van de klant.
Stap 4: Status volgen
NetSuite ontvangt realtime statusupdates:
- In afwachting van: E-factuur gegenereerd, in afwachting van verzending
- Verzonden: Succesvol verzonden naar het Peppol-netwerk
- Bezorgd: Het toegangspunt van de klant heeft de ontvangst bevestigd
- Fout: De verzending is mislukt met specifieke foutgegevens
PDF-invoer (optioneel maar aanbevolen):
De configuratieoptie integreert een voor mensen leesbare PDF in de e-factuur. Hoewel PDF's niet verplicht zijn, helpen ze tijdens de overgangsperiode, wanneer mogelijke ontvangers geen geavanceerde verwerking van e-facturen hebben.
Inbound AP Flow: E-facturen ontvangen
De crediteurenstroom die in het webinar werd gedemonstreerd, is een voorbeeld van geavanceerde automatisering, waardoor handmatige gegevensinvoer wordt beperkt.
Stap 1: Ontvangst van binnenkomende e-facturen
De leverancier stuurt een e-factuur naar uw Peppol-ID. Invopop (fungeert als uw Peppol-toegangspunt) ontvangt een UBL-document, converteert naar GOBL en verzendt het direct naar NetSuite via Restlet (realtime API).
Stap 2: Aanmaken van een e-factuurrecord
NetSuite maakt automatisch Record voor binnenkomende elektronische facturen bevattende:
- GOBL-document (originele leveranciersgegevens)
- Leveranciersinformatie geëxtraheerd uit e-factuur
- Factuurbedragen, regelposten, belastingen
- Status: „In afwachting van verwerking”
Herinnering aan de startpagina:
Gebruikers zien de herinnering „Invopop Incoming Inbox” op de startpagina van NetSuite met onbewerkte e-facturen die aandacht behoeven.
Stap 3: Het genereren van conceptwijzen
Gepland script verwerkt (meestal elke 30 minuten) openstaande e-facturen:
- Koppelt de leverancier aan de bestaande Netsuite-leverancier (of vlaggen voor handmatige aanmaak van leveranciers)
- Creëert Verslag van het wetsontwerp (tussentijdse transactie zonder boeking)
- Vult regelitems in op basis van e-factuurgegevens
- Wijst onkostenrekeningen toe op basis van de standaardinstelling van de leverancier of de systeemstandaard
Waarom een wetsvoorstel opstellen?
Het webinar benadrukte het belang van deze architecturale beslissing:
Realiteit van de datakwaliteit: E-facturatie is nieuw voor iedereen. Leveranciersgegevens kunnen in een vroeg stadium inconsistent, onvolledig of onjuist zijn geformatteerd.
Geen gevolgen voor de boekhouding: Conceptwetsvoorstellen worden niet naar GL gestuurd, waardoor onjuiste invoer wordt voorkomen bij het beoordelen/corrigeren van gegevens.
Mogelijkheid om mensen te beoordelen: Accountants valideren en corrigeren voordat ze de daadwerkelijke leveranciersfactuur opstellen.
Detectie van afwijkingen: Het systeem signaleert verschillen tussen conceptwetsvoorstel en definitieve leveranciersfactuur voor auditdoeleinden.
Stap 4: Beoordeling op een gesplitst scherm
Aangepaste NetSuite-paginaweergaven:
Linkerpaneel: Verstrekking van elektronische facturen (officiële bron van waarheid voor auditdoeleinden)
- Toont de e-factuur als ontvangen (HTML-weergave of ingebedde PDF)
- Het vertegenwoordigt een juridisch document voor naleving
Rechterpaneel: Conceptvoorstel (Netsuite-transactie)
- Bewerkbaar NetSuite-record
- De accountant kan onkostenrekeningen, allocaties en dimensies wijzigen
- Vergelijk zij aan zij met e-facturen om de nauwkeurigheid te valideren
Stap 5: Aanmaken van leveranciersfacturen
Eenmaal gevalideerd, „Van proces naar factuur van leverancier” knop creëert de daadwerkelijke NetSuite-leveranciersfactuur:
- Kopieert conceptfactuurgegevens naar een nieuw Vendor Bill-record
- Past de belastinglogica van NetSuite toe (op basis van leverancier, uitgavenrekening, enz.)
- Stelt de status „In afwachting van goedkeuring” in
- Activeer bestaande goedkeuringsworkflows
- Behoudt de link naar de originele e-factuur en het conceptwetsvoorstel
Vlaggen voor discrepantie:
Aangepaste velden tonen bedragen van zowel conceptfactuur (DB) als leveranciersfactuur (VB), waarbij automatisch afwijkingen worden gemarkeerd die uitleg vereisen.
Behandeling van de belastingcode:
Webinar wees op een opzettelijke beslissing om de belastingcodes van leveranciers NIET automatisch toe te passen. Waarom?
- Het bepalen van de juiste Netsuite-belastingcode op basis van e-factuurgegevens is uiterst complex
- Problemen met gegevensconsistentie tijdens de overgangsperiode
- De bestaande belastinglogica van NetSuite (gebaseerd op leverancier + onkostenrekening) is betrouwbaarder
- Stelt de belastingengine van NetSuite in staat om de juiste behandeling te bepalen
Ondersteuning voor driewegaanpassing:
De oplossing ondersteunt het matchen met inkooporders:
- Het systeem probeert de e-factuur te koppelen aan een open PO op basis van de codenummers
- Koppelt de factuur van de leverancier aan de inkooporder voor een workflow die in drie richtingen
- Volgt het standaardproces voor het matchen van PO-ontvangstbewijzen en facturen van NetSuite
Hoogtepunten van de technische architectuur
Minimale NetSuite-wijzigingen: De oplossing maakt gebruik van de uitbreidbaarheid van NetSuite zonder zware aanpassingen. Standaardtransacties (facturen, facturen van leveranciers) blijven ongewijzigd.
Automatisering op basis van scripts: De scripts User Event, Scheduled en Restlet zorgen voor de verwerking van e-facturen. Er is geen infrastructuur aan de serverzijde vereist.
Opslag in de archiefkast: E-factuurdocumenten opgeslagen in een georganiseerde mappenstructuur voor audittrail- en nalevingsdocumentatie.
Aangepaste records: E-factuurrecords (inkomend/uitgaand) onderhouden relaties zonder het kernschema van NetSuite te wijzigen.
Restlet voor realtime: Inkomende e-facturen zorgen ervoor dat Restlet onmiddellijk wordt uitgevoerd, waardoor vrijwel realtime verwerking wordt gegarandeerd.
Tijdlijn en implementatieproces
Novutech e-productiepakket
Op basis van tientallen implementaties ontwikkelde Novutech een gestructureerde Activeringspakket voor e-fabricage het stroomlijnen van het traject van assessment tot go-live.
Wat is inbegrepen:
Beoordeling van de naleving: Documenteer alle landen waar u actief bent en wat uw specifieke mandaatvereisten zijn.
Selectie van de oplossing: Evalueer leveranciers op basis van uw vereisten en zorg voor een optimale pasvorm.
Audit van de gegevenskwaliteit: Identificeer hiaten in de stamgegevens van klanten/leveranciers, geef prioriteit aan herstelmaatregelen.
Implementatiediensten: Configureer de gekozen oplossing, ontwikkel aanpassingen, voer testen uit.
Trainings- en veranderingsbeheer: Bereid financiële en operationele teams voor op nieuwe workflows.
Go-live-ondersteuning: Intensieve ondersteuning tijdens de overgangsperiode, probleemoplossing.
Typische implementatietijdlijn
Het webinar schetste een Implementatieperiode van 6-8 weken voor de meeste organisaties:
Weken 1-2: Kernconfiguratie
- NetSuite-bundel installeren (Invopop of gekozen provider)
- InvoPop-platform en Peppol-registratie configureren
- Toewijzing van belastingcodes (NetSuite → Peppol-categorieën)
- Scriptimplementatie en parameterconfiguratie
- Opstelling van de mappenstructuur van de archiefkast
Weken 3-4: Testen en valideren
- Het genereren van testfacturen en het aanmaken van e-facturen
- Valideer de automatisering van het opzoeken van Peppol ID's
- Testtransmissie om Peppol-eindpunten te testen
- Testen van binnenkomende elektronische facturen
- Validatie van het concept en het genereren van leveranciersfacturen
- Foutafhandeling en testen van randgevallen
Week 5: Opleiding
- Training van het financiële team over het uitgaande proces
- Opleiding van kredietverstrekkers over inkomende verwerking
- Beheerderstraining over monitoring en probleemoplossing
- Documentatie en beknopte naslagwerken
Week 6+: Aanpassingen en Go-Live
- Bedrijfsspecifieke aanpassingen implementeren
- Communicatie met klanten en het verzamelen van Peppol-ID's
- Gefaseerde livegang (pilootklanten eerst)
- Productiebewaking en -optimalisatie
- Live support
Kun je de deadline van 1 januari nog halen?
Met de uitstelperiode van het eerste kwartaal van 2026 is er vanaf nu voldoende tijd voor de uitvoering voordat er sancties van toepassing zijn. Onmiddellijke actie is echter essentieel: vertragingen verhogen het risico aanzienlijk.
Vereisteksten voorafgaand aan de implementatie
Voorbereiding van de gegevens:
Stamgegevens van klanten: Volledige adressen, BTW-nummers, contactgegevens. Plan 2-4 weken voor uitgebreide gegevensopruiming.
Stamgegevens van leveranciers: Geldige btw-nummers voor het matchen van Peppol-ID's (inkomende stroom). De standaardinstellingen van de uitgavenrekening zijn geconfigureerd.
Audit van de belastingcode: Documenteer alle belastingcodes die in facturen worden gebruikt, bereid kaarten voor naar Peppol-categorieën.
Technische vereisten:
Netsuite-beheerderstoegang: Vereist voor de installatie en configuratie van de bundel.
Sandbox-omgeving: Essentieel voor testen voordat de productie wordt geïmplementeerd.
Suitescript-ervaring: Handig voor aanpassingen, maar Novutech biedt ontwikkelingsondersteuning.
API-toegang ingeschakeld: Vereist voor platformintegraties (Invopop, enz.).
Belangrijkste technische overwegingen
Meerdere ID's van Peppol-deelnemers
In het webinar werd benadrukt dat bedrijven zich kunnen registreren meerdere Peppol-ID's voor verschillende doeleinden:
Afzonderlijke AR/AP-inboxen: Eén deelnemer-ID voor het verzenden van facturen (AR), een andere voor ontvangst (AP). Maakt afzonderlijke routering en verwerking mogelijk.
Gepubliceerd versus privé: Publiceer uw AP-inbox in het Peppol-adresboek (leveranciers kunnen u vinden), houd de AR-inbox privé (u initieert alle communicatie).
Scheiding tussen afdelingen en divisies: Grote organisaties kunnen afzonderlijke Peppol-ID's gebruiken voor verschillende divisies van juridische entiteiten.
Belgische regeling 2008: Het meest gebruikt het Belgische ondernemingsnummer (btw-nummer zonder voorvoegsel „BE”). Er bestaan andere regelingen voor specifieke scenario's (GLN, gebaseerd op IBAN).
Strategie voor het inbedden van PDF
Huidige aanbeveling: Schakel PDF-invoer in tijdens de overgangsperiode (Q1-Q2 2026).
Rationale: De acceptatie van e-facturering verschilt per leverancier en klant. Velen zullen in eerste instantie geen geavanceerde verwerking van e-facturen hebben. PDF biedt een back-up voor menselijke beoordeling.
Afwegingen: Verhoogt de bestandsgrootte en de verzendtijd. Niet verplicht, puur optioneel gemak.
Op lange termijn: Naarmate e-facturatie volwassen wordt, wordt het insluiten van PDF's minder noodzakelijk. Overweeg om uit te schakelen na wijdverbreide acceptatie.
Foutafhandeling en validatie
Validatie vóór verzending:
Het script valideert facturen voordat ze worden verzonden:
- Alle verplichte velden zijn ingevuld
- De klant heeft een geldig Peppol-ID
- Belastingcodes correct in kaart gebracht
- BTW-berekeningen correct
Fouten bij de verzending:
Veelvoorkomende fouten zijn onder andere:
- Peppol-id niet gevonden in het adresboek
- Customer Access Point niet beschikbaar
- Validatie van het gegevensformaat is mislukt
Oplossing van de fout:
In het e-factuurrecord worden fouten opgeslagen. Gebruikers corrigeren onderliggende problemen (Peppol-ID bijwerken, gegevens herstellen) en proberen de verzending opnieuw uit te voeren.
Dashboard voor monitoring:
Op maat opgeslagen zoekopdrachten tonen:
- In behandeling zijnde e-facturen in afwachting van verzending
- Foutgewijze uitzendingen die aandacht vereisen
- Succesvolle overdrachten met tijdstempels
- Inkomende e-facturen in afwachting van verwerking
Routekaart voor toekomstige verbeteringen
Novutech blijft de InvoPop-NetSuite-oplossing ontwikkelen:
Automatisering van uitgaven: Machine learning die uitgavenrekeningen worden geïdentificeerd op basis van historische patronen. Na verwerking van facturen van leveranciers stelt het systeem voor: „Deze onkostenrekening gebruiken voor toekomstige facturen van deze leverancier?”
Geavanceerde matching: Verbeterde PO-matchingslogica met behulp van AI om relaties te identificeren, zelfs met inconsistente Referentienummers.
Portaal voor zelfbedieningsleveranciers: Leveranciers hebben toegang tot het portaal om Peppol-ID's te verifiëren, de factuurstatus te bekijken en verschillen op te lossen.
Uitbreiding naar meerdere landen: Naarmate meer landen e-facturatie verplichten, wordt de oplossing naadloos uitgebreid door gebruik te maken van de conversie van GOBL naar meerdere formaten.
Veelgestelde vragen uit het webinar
V: Heeft NetSuite al klanten die gebruik maken van Belgische e-facturatie?
A: Ja, de native Netsuite-oplossing (Avalara + OBN) is beschikbaar sinds oktober/november 2025. Er zijn meerdere klanten live. Alternatieve oplossingen zoals Invopop hebben ook productie-implementaties.
V: Moeten we PDF-versies van e-facturen verstrekken?
A: Nee, PDF is niet verplicht. De elektronische factuur (UBL XML) is de juridische bron van waarheid. Het wordt echter aanbevolen om tijdens de overgangsperiode PDF's toe te voegen voor ontvangers zonder geavanceerde verwerking van e-facturen.
V: Hoe werkt het matchen van inkooporders?
A: De oplossing koppelt e-facturen aan Netsuite-Inkooporders op basis van registratienummers op de e-factuur. Wanneer deze gekoppeld is, wordt de factuur van de leverancier gekoppeld aan de PO, waardoor standaard NetSuite-workflows voor driezijdige matching mogelijk zijn.
V: Is de Peppol ID-functionaliteit eigen aan NetSuite of Novutech op maat?
A: De geautomatiseerd Peppol ID-lookup die in de demo wordt getoond, is Ontwikkeling op maat van Novutech. Voor de native NetSuite-oplossing is handmatige invoer van de Peppol-ID vereist. Novutech heeft deze automatisering gebouwd als een accelerator die de implementatietijd en het doorlopende onderhoud verkort.
V: Wat is het belangrijkste verschil tussen native NetSuite en aangepaste oplossingen?
A: Native NetSuite integreert de compliance-engine van Avalara met Oracle Business Network voor documenttransport. Oplossingen op maat (Invopop, BanQup, enz.) bieden alternatieve architecturen, mogelijk lagere kosten bij grote volumes, verschillende aanpassingsmogelijkheden en opties voor meerdere aanbieders. De keuze hangt af van specifieke zakelijke vereisten.
Volgende stappen: Klaar voor e-facturatie in België
Gratis beoordeling van de gereedheid voor e-fabricage
Novutech biedt gratis paraatheidsbeoordelingen voor NetSuite-klanten:
Wat we beoordelen:
- Actuele factuurvolumes en transactiecomplexiteit
- Kwaliteit van de stamgegevens van klant/leverancier
- NetSuite-configuratie (OneWorld, SuiteTax, aanpassingen)
- Tijdstip voor naleving (overweging van de deadline van 1 januari)
- Beschikbaarheid van budget en middelen
Wat je ontvangt:
- GAP-analyse die de gereedheid documenteert
- Aanbeveling voor de oplossing (native versus alternatieve providers)
- Voorstel voor de implementatietijdlijn
- Begrotingsraming voor uitvoeringsdiensten
- Strategieën voor risicobeoordeling en -beperking
Vraag uw gratis beoordeling van de gereedheid voor e-facturering aan →
Implementatiemogelijkheden
Optie 1: volledige NovuTech-implementatie
- Volledige implementatie van begin tot eind
- Selectie, configuratie, testen, training van leveranciers van oplossingen
- Ontwikkeling van maatwerk indien nodig
- Go-live ondersteuning, optimalisatie en implementatie
Optie 2: begeleide implementatie
- Novutech biedt begeleiding en expertise
- Je interne team voert technische werkzaamheden uit
- Periodieke controlepunten en beoordelingen
- Go-live assistentie en kennisoverdracht
Optie 3: specifieke diensten
- Alleen het herstellen van de gegevenskwaliteit
- Ontwikkeling op maat voor unieke vereisten
- Diensten voor opleiding en veranderingsbeheer
- Optimalisatie van de implementatie
Strategie voor meerdere landen
Als u in meerdere Europese landen actief bent, overweeg dan een uitgebreide strategie voor e-fabricage:
Onmiddellijk: België (deadline 1 januari 2026 met uitstelperiode in het eerste kwartaal)
Op korte termijn: Frankrijk (ontvangstvereiste september 2026, gefaseerde verzending naar bedrijfsgrootte), Spanje (uitgesteld tot 2027 voor de meeste bedrijven), Duitsland (januari 2027 voor grotere bedrijven, januari 2028 voor iedereen)
Strategische aanpak: Selecteer een leverancier van oplossingen met een sterke routekaart voor meerdere landen. Implementeer eerst België, maak gebruik van de lessen voor volgende landen.
Conclusie
Het Belgische e-factureringsmandaat van 1 januari 2026 biedt zowel een noodzakelijke naleving als een operationele kans. Netsuite-klanten hebben meerdere manieren om aan de regelgeving te voldoen, van native Avalara-oplossingen tot aangepaste integraties met providers zoals Invopop, BanqUp, 4CEE en Zone.
Het webinar heeft aangetoond dat een succesvolle implementatie van e-facturering verder gaat dan technologie: de vereiste voorbereiding van de datakwaliteit, herontwerp van processen en wijzigingsbeheer. Met een gestructureerde aanpak en deskundige begeleiding blijft de implementatietermijn van 6-8 weken echter haalbaar.
De leverancieronafhankelijke expertise van Novutech zorgt ervoor dat u de optimale oplossing voor uw specifieke vereisten selecteert en implementeert. Of u nu kiest voor het native aanbod van NetSuite of voor alternatieve integraties, ons team biedt diepgaande NetSuite-kennis en ervaring met de implementatie van e-facturering op meerdere platforms.
De respijtperiode van het eerste kwartaal van 2026 biedt ademruimte, maar geen onbeperkte tijd. Organisaties die nu beginnen, kunnen vol vertrouwen implementeren. Vertragingen verhogen het risico aanzienlijk.
Klaar om uw Belgische e-fabriceringsreis te starten? Plan vandaag nog uw gratis paraatheidsbeoordeling
Neem contact op met Novutech voor de implementatie van NetSuite E-Invoicing
📧 Neem contact met ons op
💼 LinkedIn: Novutech
🌐 Meer informatiebronnen voor e-fabricage
Gerelateerde bronnen:
