Modifier la hiérarchie de la société mère et des filiales dans NetSuite

Pourquoi modifier la société mère ou la hiérarchie des filiales dans NetSuite ?

Dans NetSuite, la hiérarchie des filiales d'une entreprise est un principe particulièrement important car elle représente la structure de base d'un environnement.

La hiérarchie des filiales est déterminée lors de la création d'un environnement NetSuite. La possibilité de modifier la société mère (et donc la hiérarchie des filiales) est possible mais pas simple. Dans cet article, nous allons voir comment effectuer cette modification.

Une entreprise peut avoir plusieurs raisons de modifier la hiérarchie des filiales, telles que :

• Une société a été acquise et une nouvelle société mère devrait être créée.
• La société mère doit être remplacée par une autre filiale dans la hiérarchie. Par exemple, la filiale numéro deux devient la filiale mère.
• Vous souhaitez élever une filiale dans la hiérarchie.

Par exemple, la filiale numéro trois devient une filiale régionale plutôt qu'une filiale locale.

Notez qu'une modification de la hiérarchie des filiales nécessite l'activation de fonctionnalités spécifiques et peut avoir des impacts importants sur un environnement NetSuite. Veuillez lire attentivement le Impacts potentiels de la modification de la hiérarchie des filiales dans NetSuite section pour en savoir plus sur ces impacts.

Quels sont les risques liés à la modification de la hiérarchie des filiales dans NetSuite ?

Impacts potentiels de la modification de la hiérarchie des filiales dans NetSuite

Dans NetSuite, la configuration des filiales est l'une des notions les plus importantes et implique des relations dans l'ensemble de l'environnement.

Si vous souhaitez changer de société mère, vous devez agir avec prudence et être conscient des impacts (https://netsuite.custhelp.com/app/answers/detail/a_id/91150) que cela pourrait impliquer. Par conséquent, veuillez lire les impacts potentiels (contrat de licence) que cette modification peut entraîner :

• La modification des entrées dans la hiérarchie des filiales peut avoir des conséquences juridiques et financières importantes. Assurez-vous que vous êtes autorisé à apporter de tels changements et consultez les parties prenantes appropriées de votre entreprise avant de poursuivre.
• Oracle vous recommande au minimum de lire la documentation officielle et de consulter et télécharger tous les documents susceptibles d'être pertinents pour ces modifications, y compris, mais sans s'y limiter, les états financiers tels que le bilan, le compte de résultat, la balance de vérification et les rapports audités des périodes précédentes aux niveaux consolidé et subsidiaire, ainsi que les taux de change consolidés.
• Pour vous assurer que les modifications sont correctement mises en œuvre, effectuez les modifications d'abord dans un environnement Sandbox, puis examinez minutieusement tous les états financiers et les taux de change consolidés pour vous assurer que les modifications ont eu les conséquences escomptées avant de les déployer dans un environnement de production.
•  Les conséquences des modifications mises en œuvre dépassent le cadre de tout support mis à la disposition de votre organisation par Oracle, et votre organisation est seule responsable de l'effet de ces modifications sur l'utilisation du produit par votre organisation et de tous les coûts ou dépenses découlant de ou liés à ces modifications, y compris, mais sans s'y limiter, le coût des corrections de données requises.
• Les zones du produit susceptibles d'être affectées par de telles modifications incluent, sans toutefois s'y limiter, les suivantes
  •  Les états financiers existants peuvent être perdus sans possibilité de recouvrement
  • Les filiales peuvent être inactivées
  • Les taux de change consolidés/budgétaires peuvent être recalculés de manière irréversible
  • Élimination Les filiales peuvent avoir une filiale mère différente
  • Les journaux à élimination automatique peuvent être publiés dans la mauvaise filiale d'élimination
  • L'option Inclure les enfants (filiales) peut inclure un ensemble de filiales différent de celui d'avant
  • Les restrictions accordées sur les rôles peuvent changer
  • Les rapports peuvent ne pas fournir de résultats corrects en cas de dépassement de la date de modification de la hiérarchie des filiales
  • La personnalisation et les scripts utilisant Subsidiary peuvent commencer à échouer

Si vous avez des questions avant d'apporter de telles modifications, vous pouvez nous contacter ou ouvrir un ticket d'assistance pour demander de l'aide à Oracle.

Fonctionnalités et permissions NetSuite requises avant de modifier la hiérarchie

La création d'une nouvelle société mère n'est pas aussi simple que l'ajout d'une nouvelle filiale enfant. Pour pouvoir ajouter une nouvelle société mère, l'option « Autoriser la modification de la hiérarchie des filiales » doit être activée. Pour ce faire, allez dans Configuration > Entreprise > Préférences générales (https://netsuite.custhelp.com/app/answers/detail/a_id/91458) avec le rôle d'administrateur. Cliquez ensuite sur l'icône du calendrier pour définir le dernier jour de la période de modification.

Remarque : La préférence générale « Autoriser la modification de la hiérarchie des filiales » est un champ de date. Utilisez ce champ pour spécifier le dernier jour de la période de modification de la hiérarchie des filiales. La période de modification peut être d'une durée maximale de 30 jours. Après le jour spécifié, vous ne pouvez plus modifier la hiérarchie de vos filiales. Vous pouvez toutefois redéfinir la préférence.

Si vous n'utilisez pas le rôle d'administrateur, un ensemble d'autorisations est nécessaire pour activer la préférence générale « Autoriser la modification de la hiérarchie des filiales ». Ces autorisations sont les suivantes :

• Dans le sous-onglet Listes de votre rôle, vous devez activer l'autorisation Filiales avec une modification ou un niveau complet. Vous devez également avoir accès à toutes les filiales.

• Dans le sous-onglet Configuration, vous devez disposer d'une autorisation de niveau complet Configurer l'entreprise pour définir la préférence générale « Autoriser la modification de la filiale ». Vous devez également disposer d'une autorisation de modification de la hiérarchie des filiales de niveau complet pour modifier la structure de la hiérarchie des filiales. En outre, vous devriez avoir accès à toutes les filiales.

Comment modifier la société mère et la hiérarchie des filiales dans NetSuite

Une fois que vous avez saisi une période de modification dans le champ de préférence « Autoriser la modification de la filiale », vous pouvez modifier la hiérarchie des filiales et changer la société mère (https://netsuite.custhelp.com/app/answers/detail/a_id/91459/kw/subsidiary%20hierarchy%20change).

1. Accédez à Configuration > Entreprise > Classifications > Filiales (administrateur).
2. Cliquez sur Modifier à côté de la filiale que vous souhaitez déplacer dans la hiérarchie.
   Remarque : Vous ne pouvez pas définir un nouveau parent directement sur un nouvel enregistrement. Si vous souhaitez créer un nouvel enregistrement en tant que nouveau parent, vous devez d'abord enregistrer l'enregistrement. Ensuite, en mode édition, positionnez le nouveau parent dans la hiérarchie. Vous ne pouvez pas faire d'une filiale d'élimination la filiale mère
3. Dans la liste « Filiale mère », déplacez la filiale vers la nouvelle place dans la hiérarchie. Pour définir la filiale comme société mère, sélectionnez la ligne vide au-dessus de la société mère.

4. Lisez le contrat de licence (voir la section Impacts potentiels ci-dessus) qui inclut les impacts associés à la modification de la hiérarchie des filiales.
5. Cliquez sur Enregistrer.
   Remarque : selon la quantité de données à traiter par NetSuite, l'enregistrement de la modification de hiérarchie peut prendre jusqu'à 30 minutes.
6. Cliquez sur Liste en haut à droite de la page.
7. Consultez la hiérarchie des filiales mise à jour sur la page de liste des filiales.

Si vous souhaitez ajouter une toute nouvelle société mère, vous devez d'abord créer une nouvelle filiale, l'enregistrer, puis répéter les étapes mentionnées ci-dessus. Pour ajouter une nouvelle filiale, allez dans Configuration > Entreprise > Filiales > Nouveau.

Modifier la hiérarchie des filiales NetSuite en toute sécurité

NetSuite offre la possibilité de modifier la société mère et donc de modifier la hiérarchie des filiales. Pour ce faire, quelques fonctionnalités et étapes sont nécessaires. En outre, un contrat de licence doit être accepté avant d'effectuer la modification car cela peut représenter des risques importants pour votre environnement NetSuite. Après avoir lu et accepté le contrat de licence, vous pourrez modifier la hiérarchie des filiales.

Points clés à retenir avant de mettre à jour votre hiérarchie des filiales NetSuite

• Possibilité de modifier la hiérarchie de la société mère et des filiales.
• Lisez attentivement le contrat de licence et évaluez les impacts potentiels
• Conseil : effectuez d'abord la modification dans un environnement Sandbox.

Sources

https://netsuite.custhelp.com/app/answers/detail/a_id/91150

https://netsuite.custhelp.com/app/answers/detail/a_id/91458

https://netsuite.custhelp.com/app/answers/detail/a_id/91459/kw/subsidiary%20hierarchy%20change