Onafhankelijke softwarebeoordeling: hoe Novutech Akeura hielp de juiste software te kiezen

Een overtuigende softwaredemo laat niet altijd zien of een oplossing ook echt werkt voor uw bedrijf. Bij een belangrijke technologie-investering is inzicht in wat een systeem níét kan minstens zo waardevol als weten wat het wel kan.

Dat was een belangrijk aandachtspunt voor Akeura, een internationale organisatie voor klinisch onderzoek die een nieuwe oplossing voor projectmanagement onderzocht.

Dankzij de onafhankelijke softwarebeoordeling van Novutech kreeg Akeura een objectief perspectief, een gestructureerd evaluatieproces en de informatie om zijn keuze aan de raad van bestuur voor te leggen.

‍

Waarom Akeura een onafhankelijke softwarebeoordeling nodig had

Tijdens de implementatie van NetSuite moest Akeura een projectmanagementtool selecteren om zijn bredere transformatie te ondersteunen.

Daarbij ging het om meer dan functies vergelijken. Het team wilde een realistisch beeld krijgen van welke oplossingen aan de bedrijfsvereisten konden voldoen, waar hun beperkingen lagen en wat ze daadwerkelijk zouden kosten.

Voor Miranda, Global Head of Accounting, Tax and Treasury bij Akeura, was transparantie bijzonder belangrijk.

Het is heel waardevol om een partner te hebben die het aanbod kan overzien, maar ook heel eerlijk en open is over wat het systeem wel en niet kan bieden.

Daar maakte onafhankelijk advies het verschil.

In plaats van uitsluitend af te gaan op presentaties van softwareleveranciers, werkte Akeura samen met Novutech om oplossingen te vergelijken op basis van zijn specifieke bedrijfsvereisten. Zo kreeg het team een helder beeld van de mogelijkheden en beperkingen van elke optie.

Deze onafhankelijke aanpak maakt deel uit van Novutechs Digital & Value Office, dat bedrijven helpt hun technologiebehoeften te beoordelen en onderbouwde investeringsbeslissingen te nemen.

‍

Een gestructureerde beoordeling, zonder extra complexiteit

Een van de aspecten die Akeura het meest waardeerde, was de structuur die Novutech in het evaluatieproces aanbracht.

Vereisten, feedback van leveranciers, kosten en actiepunten stonden niet langer verspreid over verschillende e-mails en documenten. Alle informatie was op één plek samengebracht.

Zoals John, Project Manager bij Akeura, uitlegt:

Alles stond in één Excel-bestand: de acties, de kosten, de beoordelingen van leveranciers en onze vereisten.

Daardoor beschikten alle betrokkenen over hetzelfde overzicht en bleef het proces gericht op wat belangrijk was.

De aanpak van Novutech bestond uit drie stappen:

• Behoeften in kaart brengen: inzicht krijgen in de behoeften van Akeura via vragenlijsten en gestructureerde interviews met belanghebbenden.
• Marktaanbod vergelijken: mogelijke oplossingen beoordelen op basis van bedrijfsvereisten, kosten en mogelijkheden.
• Besluitvorming ondersteunen: de bevindingen bundelen in een gestructureerde analyse als basis voor vervolgstappen en budgetbesprekingen.

Het doel was om een belangrijke technologiebeslissing overzichtelijker en beter beheersbaar te maken.

‍

Softwaredemo's afgestemd op de bedrijfsbehoeften

Ook de manier waarop de softwaredemo's werden georganiseerd, maakte voor Akeura een belangrijk verschil.

Leveranciers kregen de vraag om te laten zien hoe hun oplossingen aansloten op de specifieke vereisten, processen en werkwijzen van Akeura, in plaats van een algemene verkooppresentatie te geven.

Die demo's waren op maat gemaakt voor onze vereisten, onze activiteiten en onze processen. - John, Akeura

Voor Akeura werden de demonstraties daardoor echt bruikbaar.

De aandacht verschoof van wat een softwareleverancier wilde tonen naar wat het bedrijf daadwerkelijk moest beoordelen.

Dat is een essentieel onderdeel van een leveranciersneutrale beoordeling: de bedrijfsvereisten vormen het vertrekpunt, nog vóór de software zelf.

‍

Van softwarebeoordeling naar een businesscase voor de raad van bestuur

De waarde van de beoordeling ging verder dan het vergelijken van oplossingen.

Akeura moest zijn technologiebehoeften en de bijbehorende investeringen ook duidelijk kunnen toelichten aan de raad van bestuur en de financiële leiding.

Met de ondersteuning van Novutech beschikte het team over een gestructureerde kostenanalyse. Die bevatte ramingen die als onafhankelijk referentiepunt konden dienen tijdens latere commerciële gesprekken.

John waardeerde vooral dat de informatie gedetailleerd was en tegelijk eenvoudig te presenteren bleef.

Het is heel gedetailleerd, maar ook klaar om aan de raad van bestuur voor te leggen. Alle kosten staan erin, zodat we het met onze CFO kunnen bespreken.

Het onafhankelijke perspectief hielp het team ook om de voorgestelde investering toe te lichten.

Zoals John aangaf, kon Akeura zijn behoeften en het bijbehorende budget presenteren op basis van een beoordeling die niet werd gestuurd door de voorkeur voor een bepaalde leverancier.

Voor Miranda was de kwaliteit van de financiële analyse even waardevol:

De kostenanalyse was heel goed gestructureerd en volledig.

Akeura kon zo een gedocumenteerde beoordeling aan de raad van bestuur voorleggen, onderbouwd met een gestructureerde kostenanalyse. Daarmee kon het team zijn aanbeveling verantwoorden en de investeringsgesprekken voorbereiden.

Naast de financiële analyse hielp de beoordeling Akeura ook om drie organisaties samen te brengen en in slechts twee weken tot een gezamenlijk besluit te komen. Lees het volledige verhaal in “Akeura: drie teams, één beslissing in twee weken”.

‍

Bekijk Akeura's ervaring met Novutech

Hoe ziet een leveranciersneutrale technologiebeoordeling er in de praktijk uit?

Miranda en John vertellen hoe Novutech Akeura hielp om softwareoplossingen te beoordelen, het selectieproces te organiseren en een duidelijkere businesscase voor de technologie-investering op te bouwen.

‍

Onafhankelijk advies nodig voor uw volgende technologie-investering?

Een goede softwarekeuze begint met inzicht in uw bedrijf.

Via het Digital & Value Office helpt Novutech groeiende bedrijven om hun technologielandschap te beoordelen, mogelijke oplossingen te evalueren en onderbouwde investeringsbeslissingen te nemen.

Deze aanpak ondersteunt niet alleen de softwareselectie, maar helpt organisaties ook om mensen, processen en technologie op elkaar af te stemmen. Ontdek hoe Akeura deze voordelen heeft ervaren.

Of u nu systemen voor projectmanagement, inkoop, facturatie of financiën onderzoekt: onze aanpak combineert inzicht in uw bedrijfsvoering met een gestructureerde analyse en onafhankelijke aanbevelingen.

Plan een kennismakingsgesprek om uw volgende technologiebeslissing te bespreken.