Akeura: drie teams, één beslissing in twee weken

De juiste software kiezen is een uitdaging. Drie bedrijven daar in slechts twee weken samen over laten beslissen? Dat is een ander verhaal.

Tijdens de implementatie van NetSuite moest Akeura, een internationale organisatie voor klinisch onderzoek, projectmanagementsoftware kiezen. Drie bedrijven kwamen samen, elk met hun eigen prioriteiten. Met een strakke deadline was een gezamenlijke keuze allesbehalve vanzelfsprekend.

Ontdek hoe Novutech met een onafhankelijk Vendor Assessment voor softwareselectie de teams van Akeura op één lijn bracht, de opties hielp beoordelen en een onderbouwde technologiekeuze mogelijk maakte, zonder het bredere transformatietraject te vertragen.

‍

De uitdaging: drie bedrijven, één beslissing

Akeura is een internationale organisatie die gespecialiseerd is in klinisch onderzoek en onderzoeksprogramma’s op basis van gegevens uit de dagelijkse praktijk, ook wel real-world evidence genoemd. Na het samengaan van Peachtree, Julius en P95 telde de organisatie meer dan 500 medewerkers in 25 landen.

Als onderdeel van die transformatie implementeerde Akeura NetSuite. Daarnaast moest de organisatie projectmanagementsoftware selecteren om haar activiteiten naast het ERP te ondersteunen.

De uitdaging was niet alleen om de juiste software te vinden, maar ook om dat snel te doen. Tegelijk moesten betrokkenen uit drie organisaties, elk met hun eigen ervaringen en voorkeuren, tot een gezamenlijke keuze komen.

Met zoveel verschillende meningen bleek het moeilijk om intern overeenstemming te bereiken. Elke vertraging kon bovendien gevolgen hebben voor de planning van de bredere implementatie.

‍

Waarom Akeura koos voor onafhankelijke softwareselectie

Akeura had meer nodig dan softwaredemonstraties. Het team zocht onafhankelijk advies, zonder voorkeur voor een bepaalde leverancier, gebaseerd op praktijkervaring en een helder beeld van wat de verschillende oplossingen wel en niet konden bieden.

Miranda, Global Head of Accounting, Tax and Treasury bij Akeura, legt uit:

Als je leveranciers vraagt om een presentatie, is natuurlijk alles mogelijk.

Vooral de transparantie van Novutech maakte het verschil. Het team beloofde geen perfecte oplossing, maar besprak openlijk de sterke punten, beperkingen en afwegingen van elke optie. Meer over deze onafhankelijke aanpak in de praktijk lees je in ‘Leveranciersonafhankelijke technologiebeoordeling: het verhaal van Akeura’.

Jullie waren heel open en eerlijk: houd er rekening mee dat geen enkel systeem voor 100% zal aansluiten. Dat was echt een eyeopener. - Miranda, Akeura

Deze onafhankelijke aanpak maakt deel uit van Novutechs Digital & Value Office. Daarmee helpt Novutech bedrijven hun bedrijfsbehoeften, processen en technologie op elkaar af te stemmen en onderbouwde beslissingen te nemen.

Voor een organisatie waarin drie bedrijven samenkwamen, bood een onafhankelijke partner ook een neutrale omgeving. Verschillende perspectieven kregen er de ruimte en de teams konden samen naar één beslissing toewerken.

‍

Van verschillende meningen naar één beslissing in twee weken

Met een gestructureerd Vendor Assessment bracht Novutech duidelijkheid, snelheid en afstemming in het softwareselectieproces van Akeura.

De aanpak combineerde gesprekken met betrokkenen, het in kaart brengen van vereisten, de beoordeling van leveranciers en kostenvergelijkingen in één helder beslissingskader.

In plaats van langdurige interne discussies werkte iedereen naar hetzelfde doel toe, met gedeelde informatie en een duidelijke planning.

John, Project Manager bij Akeura, waardeerde vooral hoe de aanpak overzicht bracht in het hele proces: van vereisten en kosten tot leveranciersbeoordelingen en vervolgstappen.

Maar het belangrijkste resultaat was niet alleen de snelheid.

Mensen uit drie bedrijven hebben in twee weken samen de beslissing genomen. Aan het einde was iedereen ervan overtuigd dat we de juiste keuze hadden gemaakt. - John, Akeura

Het proces hielp dus niet alleen om een oplossing te kiezen. Het versterkte ook het vertrouwen en het gezamenlijke draagvlak voor de beslissing binnen de drie organisaties.

‍

De meerwaarde: vertrouwen, afstemming en vertraging voorkomen

Voor Akeura ging de waarde van het Vendor Assessment verder dan de keuze van een projectmanagementtool.

De aanpak zorgde ervoor dat de teams de beslissing gezamenlijk droegen. Mensen uit drie verschillende organisaties werkten samen aan één gemeenschappelijk doel.

Deze ervaring laat ook zien hoe belangrijk het is om mensen, processen en technologie met elkaar te verbinden. Dat was een belangrijk onderdeel van Akeura’s samenwerking met Novutechs Digital & Value Office.

Daarnaast hielp het proces om de planning van de bredere transformatie te bewaken. Zoals John aangaf, draaide de financiële afweging niet alleen om de kosten van het assessment. Ook de mogelijke kosten van een vertraagde implementatie telden mee: extra licentiekosten voor bestaande software, meer handmatig werk in Excel en operationele complexiteit die langer bleef bestaan.

Door onafhankelijke expertise te combineren met een gestructureerd besluitvormingsproces kon Akeura snel verder, met meer vertrouwen, beter afgestemde teams en een duidelijker beeld van de technologie-investering.

Miranda vat het als volgt samen:

Als je binnen een beperkte tijd tot een besluit moet komen waar iedereen achter staat, dan is dit absoluut de juiste aanpak.

‍

Bekijk het klantverhaal van Akeura

Miranda en John vertellen over hun samenwerking met Novutech, de uitdagingen die ze tegenkwamen en hoe een onafhankelijk Vendor Assessment hen hielp om samen met vertrouwen een beslissing te nemen.

‍

Hulp nodig bij je volgende technologiekeuze?

Bedrijfssoftware kiezen zou geen maandenlange onzekerheid, eindeloze leverancierspresentaties of moeizame interne discussies met zich mee moeten brengen.

Bij Novutech helpen we groeiende internationale bedrijven om hun technologiebehoeften in kaart te brengen, oplossingen objectief te vergelijken en onderbouwde beslissingen te nemen die hun bredere transformatiestrategie ondersteunen.

Of je nu een fusie doormaakt, een ERP implementeert of je applicatielandschap opnieuw bekijkt: ons team helpt je met een duidelijke richting en vertrouwen verder.

Plan een kennismakingsgesprek over je volgende technologiekeuze.