Hoe [PIAS] internationale finance harmoniseerde met NetSuite

Internationale groei maakt finance snel complexer. Voor [PIAS] ging het niet alleen om het beheren van meer dochterondernemingen, valuta’s en processen. Het bedrijf had een financieel systeem nodig dat een internationale groep kon ondersteunen met meer consistentie, zichtbaarheid en controle.

Deze NetSuite klantcase laat zien hoe [PIAS] samenwerkte met Novutech om financieel beheer te centraliseren, boekhoudprocessen te harmoniseren, finance operations te digitaliseren en complexe intercompany flows op internationale schaal beter te beheren.

‍

Over [PIAS]

[PIAS], voluit “Play It Again, Sam”, is een onafhankelijk Belgisch platenlabel dat in 1982 in Brussel werd opgericht door Kenny Gates en Michel Lambot.

Sinds het begin ondersteunt en promoot [PIAS] artiesten wereldwijd via een internationaal netwerk van muziekliefhebbers. Doorheen de jaren breidde het bedrijf zijn aanwezigheid uit met dochterondernemingen in verschillende landen en de integratie van belangrijke labels, waaronder het klassieke muzieklabel Harmonia Mundi.

Die internationale uitbreiding maakte de behoefte aan een financieel systeem steeds duidelijker: een systeem dat een complexere multi-entity organisatie kon ondersteunen.

‍

Waarom [PIAS] NetSuite koos voor internationale finance

Met activiteiten in meerdere landen en op verschillende continenten had [PIAS] nood aan meer gestroomlijnde financiële processen, gestandaardiseerde boekhouding en geharmoniseerde systemen.

NetSuite werd gekozen als ERP-oplossing om die transformatie te ondersteunen.

Het belangrijkste doel was duidelijk: het financieel beheer van de vele dochterondernemingen centraliseren in één schaalbaar systeem. Vandaag beheert [PIAS] ongeveer 30 dochterondernemingen in NetSuite, met meer dan 35 gebruikers binnen het finance departement.

NetSuite helpt [PIAS] onder meer met:

• het standaardiseren van boekhoudprocessen;
• het consolideren van financiële data;
• het beheren van meerdere wetgevingen;
• multi-currency management;
• intercompany operations;
• het digitaliseren van boekhoudarchieven.

De overstap naar NetSuite maakte het voor [PIAS] ook mogelijk om alle boekhoudprocessen te digitaliseren. Papieren archieven werden vervangen door financiële documentatie die rechtstreeks in NetSuite wordt beheerd.

‍

Hoe NetSuite het beheer van [PIAS]’ dochterondernemingen ondersteunt

Voor [PIAS] moest NetSuite meer doen dan alleen de boekhouding centraliseren. De oplossing moest ook een internationale finance omgeving ondersteunen met grote datavolumes, specifieke flows en automatiseringsnoden.

Een van de belangrijkste complexiteiten heeft te maken met inkomsten en kosten rond artiestenroyalties. Die transacties moeten worden geregistreerd in de dochterondernemingen waar de contracten zijn ondertekend, wat leidt tot veel kosten en herfacturaties tussen entiteiten.

Om aan die noden te voldoen, werden verschillende oplossingen en automatiseringen in NetSuite opgezet, waaronder:

• meerdere segmentaties;
• workflows voor herfacturatie;
• gespiegelde intercompany facturen;
• self-billing voor de automatische aanmaak van leveranciersfacturen.

Deze elementen helpen [PIAS] om intercompany flows gestructureerder en consistenter te beheren doorheen de organisatie.

‍

Gerichte optimalisatie van het aankoopproces

[PIAS] optimaliseerde ook het aankoopproces door systematisch aankoopartikelen te gebruiken, in plaats van aankopen enkel rechtstreeks op grootboekrekeningen te boeken.

Deze aanpak wordt toegepast vanaf het aanmaken van aankooporders tot en met de verwerking van leveranciersfacturen.

Het doel was tweeledig: uitgaven beter beheren en de processen begrijpelijker maken voor de teams. Deze aanpak ondersteunt ook herfacturatie tussen entiteiten en de creatie van gespiegelde intercompany facturen bij interne doorbelastingen.

Omdat NetSuite gebruikmaakt van de opbrengsten- of kostenrekeningen die aan artikelen gekoppeld zijn, is deze configuratie bijzonder relevant voor [PIAS], waar intercompany flows een belangrijk onderdeel van de activiteiten vormen.

‍

Gepersonaliseerde NetSuite-oplossingen toegevoegd met Novutech

Om de NetSuite-omgeving van [PIAS] verder te optimaliseren, werden verschillende aanvullende oplossingen en ontwikkelingen toegevoegd.

Deze omvatten onder meer:

• de dunning-oplossing van Novutech;
• het gebruik van een Novutech-tool om gestructureerde mededelingen te genereren;
• de implementatie van gepersonaliseerde verkooporders om aan specifieke business requirements te voldoen;
• verbeteringen voor sales tracking en rapportering;
• het gebruik van ZoneReconcile om bankafschriften automatisch te verwerken;
• de ontwikkeling en integratie van een gepersonaliseerde goedkeuringsflow voor aankooporders.

Deze optimalisaties helpen [PIAS] om automatisering, controle en operationele efficiëntie binnen NetSuite verder te versterken.

‍

Volgende stappen voor [PIAS]

De NetSuite-omgeving van [PIAS] blijft mee evolueren met de behoeften van de groep.

Toekomstige doelstellingen zijn onder meer:

• processen verder harmoniseren tussen dochterondernemingen;
• het gebruik van de betaalmodule uitbreiden;
• een bank reconciliation tool integreren;
• nieuwe tools voor business analytics ontwikkelen of integreren;
• voorraadbeheer in de toekomst overwegen.

Dit toont aan dat een NetSuite-project niet stopt bij go-live. De ERP-omgeving evolueert mee met de financiële, operationele en analytische behoeften van het bedrijf.

‍

Het resultaat: meer geharmoniseerde internationale finance met NetSuite

Dankzij NetSuite bouwde [PIAS] een meer geïntegreerde financiële omgeving voor zijn internationale dochterondernemingen.

Het bedrijf centraliseerde financieel beheer, standaardiseerde boekhoudprocessen, digitaliseerde finance operations en verbeterde zijn vermogen om complexe intercompany flows te beheren.

Voor een internationale groep zoals [PIAS] vormt dit een sterkere basis voor consolidatie, rapportering, automatisering en toekomstige groei.

‍

Wat [PIAS] zegt over Novutech

“Novutech is sinds het begin van onze NetSuite-reis een vertrouwde partner voor [PIAS]. We hebben kunnen rekenen op hun expertise en productkennis, evenals op hun professionaliteit. Bovendien is het team van Novutech altijd beschikbaar en aandachtig voor onze behoeften. Novutech is een betrouwbare partner zonder wie de tool die we vandaag gebruiken niet even doeltreffend en efficiënt zou zijn. Bedankt Novutech!”

Nicolas De Bie — Finance Director, [PIAS]

‍

Wat [PIAS] zegt over NetSuite

“NetSuite is de ideale oplossing om te beantwoorden aan de behoeften van een internationale onderneming zoals [PIAS]: integratie van dochterondernemingen op verschillende continenten, Europa, het Verenigd Koninkrijk, de Verenigde Staten en Australië, en multi-currency management, EUR/USD/GBP/AUD. NetSuite biedt ook talrijke analytische dimensies om rapportering te vergemakkelijken, en vereenvoudigt consolidatie dankzij de functies voor intercompany automatisering. NetSuite biedt een volledige oplossing die gemakkelijk kan worden aangepast aan onze specifieke behoeften. Naast het feit dat NetSuite de [PIAS]-groep heeft geholpen om de systemen van de vele dochterondernemingen te unificeren, heeft het ons ook in staat gesteld om onze boekhoudkundige en financiële processen volledig te digitaliseren.”

Nicolas De Bie — Finance Director, [PIAS]

‍

Wilt u uw internationale finance structureren met NetSuite?

Novutech helpt Europese groeibedrijven om NetSuite te implementeren, optimaliseren en verder uit te bouwen, zodat hun finance operations duurzaam kunnen meegroeien.

Als uw teams meerdere dochterondernemingen, valuta’s, boekhoudprocessen of intercompany flows moeten beheren, kunnen wij helpen om een ERP-omgeving te bouwen die duidelijker, betrouwbaarder en schaalbaarder is.