Améliorez le connecteur Expensify standard vers NetSuite grâce à l'automatisation fiscale

Contexte

L'un de nos clients nous a récemment demandé de connecter Expensify, la principale application mondiale pour la gestion des dépenses, la numérisation des reçus et les voyages d'affaires à NetSuite. Nous avons décidé de déployer le connecteur standard et gratuit Expensify to NetSuite.

Néanmoins, nous nous sommes rapidement rendu compte que l'intégration transparente d'Expensify et de NetSuite en matière de fiscalité représentait un défi.

Cet article explique comment nous avons réussi à créer une personnalisation au-dessus du connecteur standard afin de traiter correctement les scénarios de TVA.

Fonctionnalité

Comme vous le savez peut-être, Expensify est utilisé par tous les employés d'une organisation, et il est toujours difficile de demander à vos employés de remplir un régime fiscal correct pour les dépenses qu'ils remplissent.

Nous avons donc décidé de créer un champ personnalisé et de joindre toutes les lignes de chaque note de dépenses dans Expensify avec une étiquette personnalisée appelée « région du fournisseur » avec 3 choix disponibles : national, UE pour l'Europe ou RoW pour le reste du monde.

En ce qui concerne les régimes fiscaux des notes de frais, ce paramètre de région du fournisseur combiné à l'entité juridique (filiale) et à la catégorie de dépenses est suffisant pour attribuer le code fiscal approprié dans NetSuite.

Passons maintenant à ce qui se passe dans NetSuite : NetSuite identifie la filiale, la catégorie de dépenses et la région du fournisseur (mappée sous forme de champ personnalisé dans la configuration du connecteur Expensify). Grâce à cela et à la matrice affichée ci-dessous, qui est stockée sous forme d'enregistrement personnalisé, il identifie le code fiscal correspondant à chaque ligne de dépense.

Comme le montant brut dans Expensify inclut les taxes et est rempli par l'employé, NetSuite ajuste les champs du montant et du montant des taxes en fonction du code fiscal sélectionné dans la matrice, via un script d'événement utilisateur personnalisé qui s'exécute sur une soumission avant enregistrement juste après la synchronisation de la note de dépenses entre Expensify et NetSuite via le connecteur standard.

Conclusion

Ce développement sur mesure a été conçu afin d'éviter de demander à vos employés les régimes fiscaux sur les notes de frais tout en évitant les erreurs de traitement fiscal.

Cela permet à votre équipe financière et comptable de faire confiance aux notes de dépenses transmises d'Expensify à NetSuite et de s'assurer qu'elle n'a pas besoin d'effectuer manuellement une action corrective dans NetSuite.

Cet article montre comment NetSuite vous permet d'automatiser les processus métier en réduisant le temps de traitement des notes de frais tout en évitant les erreurs manuelles, en particulier sur un sujet aussi important que le traitement fiscal.

En bref

• Encodage facile pour les membres de votre personnel
• Utilisation de SuiteScript en plus du connecteur Expensify to NetSuite standard
• Automatisation complète sans aucune erreur manuelle

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