Verbeter de Standard Expensify-connector naar NetSuite met belastingautomatisering

Achtergrond

Een van onze klanten heeft ons onlangs gevraagd om Expensify,'s werelds toonaangevende applicatie voor uitgavenbeheer, het scannen van bonnen en zakenreizen, te koppelen aan NetSuite. We hebben besloten om de standaard en gratis Expensify-naar-NetSuite-connector te implementeren.

Desalniettemin realiseerden we ons al snel dat het een uitdaging was om Expensify en NetSuite naadloos te integreren op het gebied van belastingen.

In dit artikel wordt uitgelegd hoe we erin geslaagd zijn om bovenop de standaardconnector een aanpassing te maken om btw-scenario's correct te behandelen.

Functionaliteit

Zoals u wellicht weet, wordt Expensify door alle werknemers binnen een organisatie gebruikt, en het is altijd lastig om uw werknemers te vragen een correct belastingregime in te vullen voor de kosten die ze invullen.

Daarom hebben we besloten om een aangepast veld te maken en alle regels van elk uitgavenrapport in Expensify te koppelen aan een aangepaste tag met de naam „leveranciersregio” met 3 beschikbare keuzes: binnenlands, EU voor Europa of RoW voor de rest van de wereld.

Wat de belastingstelsels van uitgavenrapporten betreft, is deze parameter voor de leveranciersregio in combinatie met de juridische entiteit (dochteronderneming) en uitgavencategorie voldoende om de juiste belastingcode toe te kennen in NetSuite.

Als we nu kijken naar wat er in NetSuite gebeurt: NetSuite identificeert de dochteronderneming, de uitgavencategorie en de leveranciersregio (in kaart gebracht als een aangepast veld in de Expensify-connectorconfiguratie). Dankzij dit en de onderstaande matrix, die wordt opgeslagen als een aangepast record, wordt de belastingcode geïdentificeerd die bij elke uitgavenregel past.

Aangezien het brutobedrag in Expensify inclusief belastingen is en door de werknemer wordt ingevuld, past NetSuite de velden voor het bedrag en het belastingbedrag aan op basis van de belastingcode die is geselecteerd in de matrix, via een aangepast script voor gebruikersgebeurtenissen dat wordt uitgevoerd op een voorafgaande registratie, waarna de onkostendeclaratie wordt gesynchroniseerd van Expensify naar NetSuite via de Standard Connector.

Conclusie

Deze op maat gemaakte ontwikkeling is ontworpen om te voorkomen dat uw werknemers naar de belastingstelsels van uw werknemers worden gevraagd naar uitgavenrapporten en tegelijkertijd fouten voor de fiscale behandeling te vermijden.

Zo kan uw financiële en boekhoudteam vertrouwen op onkostendeclaraties die van Expensify naar NetSuite worden gestuurd en ervoor zorgen dat ze niet handmatig een corrigerende actie hoeven uit te voeren in NetSuite.

Dit artikel laat zien hoe u met NetSuite bedrijfsprocessen kunt automatiseren door de verwerkingstijd van onkostendeclaraties te verkorten en tegelijkertijd handmatige fouten te vermijden, vooral als het gaat om een belangrijk onderwerp als de fiscale behandeling.

In het kort

• Eenvoudige codering voor uw medewerkers
• Gebruik van SuiteScript bovenop de standaard Expensify-naar-NetSuite-connector
• Volledige automatisering zonder handmatige fouten

Een vraag? Wilt u deze oplossing implementeren?