Elektronische Facturering 2026: Alles wat u moet weten over NetSuite [Webinar Samenvatting]

De verplichte elektronische facturering treedt in werking in Frankrijk vanaf september 2026. Voor bedrijven die NetSuite gebruiken, vereist compliance de integratie van een gecertificeerd dematerialisatieplatform. Novutech heeft een complete oplossing ontwikkeld met Invopop, een platform goedgekeurd door de Franse belastingdienst.

Bekijk de volledige replay 

‍

Twee afzonderlijke verplichtingen: e-invoicing en e-reporting

De Franse hervorming legt twee soorten verplichtingen op die vaak verward worden:

E-invoicing: de B2B elektronische facturering

Alle B2B-transacties tussen bedrijven gevestigd in Frankrijk moeten worden uitgegeven en ontvangen in de vorm van gestructureerde elektronische facturen (XML-formaat: Factur-X of UBL). Een eenvoudige PDF per e-mail is niet voldoende: het gaat om gestructureerde bestanden die via gecertificeerde platforms worden verzonden.

E-reporting: de verzending van fiscale gegevens

Bepaalde transacties moeten verplicht worden gerapporteerd aan de DGFiP:

• Facturen uitgegeven aan klanten buiten Frankrijk (Europa en internationaal) 
• B2C-verkopen (particulieren) 
• Betalingsgegevens voor transacties onderworpen aan btw op ontvangst

De meerderheid van Franse bedrijven is betrokken bij beide verplichtingen.

‍

Kalender elektronische facturering: de deadlines 2026-2027

1 september 2026: eerste grote deadline

Vanaf 1 september 2026 moeten alle Franse bedrijven, ongeacht hun grootte (grote ondernemingen, ETI's, KMO's, TPE's, zelfstandigen), in staat zijn om elektronische facturen te ontvangen.

Op diezelfde datum moeten grote ondernemingen (> 250 werknemers en > €50M omzet) en ETI's ook in staat zijn om elektronische facturen te uitgeven en de verplichte rapportage naar de DGFiP te genereren.

1 september 2027: uitbreiding naar KMO's en TPE's

KMO's en TPE's sluiten zich aan bij het systeem aan de uitgiftekant. Ze moeten dan hun facturen uitgeven in gestructureerd elektronisch formaat en de verplichte rapportage naar de belastingdienst genereren.

Aandachtspunt: Met slechts 4 maanden voor de eerste mijlpaal en de zomerperiode die nadert, moeten bedrijven hun project nu starten om de deadlines te respecteren.

‍

De technische architectuur: PA, PPF en PEPPOL-netwerk

De rol van erkende platformen (PA)

Het Franse systeem steunt op erkende platformen (PA) gecertificeerd door de Staat. Deze platforms fungeren als verplichte tussenpersonen tussen uw ERP en uw handelspartners.

Flow van een elektronische factuur:

1. Uitgifte vanuit NetSuite
2. Verzending naar uw PA (Invopop)
3. Validatie en formattering door de PA
4. Routing naar de PA van de ontvanger via het PEPPOL-netwerk
5. Parallelle verzending naar de PPF (Portail Public de Facturation - Publiek Factureringsportaal) voor de belastingdienst

De levenscyclus van facturen

Elektronische facturen worden objecten met een dynamische levenscyclus en evoluerende statussen. Aan de uitgiftekant doorlopen ze de statussen: gegenereerd, verzonden, geaccepteerd of afgewezen. Aan de ontvangstkant: ontvangen, goedgekeurd, betwist, opgeschort of betaald. Uw ERP moet in staat zijn om deze statussen in real-time te volgen en uw processen dienovereenkomstig aan te passen.

Het centrale PEPPOL-register

Elk Frans bedrijf registreert zich in een nationaal register op basis van zijn SIRET/SIREN-identificatie gekoppeld aan zijn PA. Bij het uitgeven van een factuur raadpleegt het systeem automatisch dit register om het platform van de ontvanger te identificeren en het document correct te routeren.

Praktische consequentie: uw klantenbestand in NetSuite moet absoluut de SIRET/SIREN-identificaties en elektronische facturerings-ID's bevatten om de bezorgbaarheid te garanderen.

‍

Waarom Invopop als partnerplatform?

Novutech heeft Invopop als PA geselecteerd om verschillende strategische redenen:

• Platform gecertificeerd door de Franse belastingdienst 
• Internationale maturiteit: operationeel sinds 2020 in Latijns-Amerika, al geïmplementeerd in België, Spanje, Duitsland, Griekenland 
• Multi-country aanpak: één enkel dataformaat, één enkel platform om meerdere Europese rechtsgebieden te beheren
• Gegarandeerde beschikbaarheid voor september 2026
• Technische flexibiliteit: configureerbare workflows, aanpasbare templates

Bestaand alternatief: Oracle NetSuite biedt ook een oplossing via Avalara. Novutech heeft Invopop gekozen om de kalender 2026 te respecteren, meer aanpassingsflexibiliteit te bieden en een homogene multi-country aanpak voor te stellen. Als uw context echter het gebruik van de Avalara-oplossing vereist, kunnen onze teams u ook begeleiden bij deze implementatie.

‍

De NetSuite elektronische facturering oplossing: technische werking

Voorbereiding: automatische verrijking van klantgegevens

De door Novutech ontwikkelde connector integreert twee functionaliteiten voor automatische verrijking van master data.

Zoeken Frans bedrijf
Door eenvoudigweg de naam van een bedrijf in te voeren, raadpleegt het systeem automatisch de Franse API om de SIRET/SIREN-velden, intra-communautair btw-nummer en volledig adres vooraf in te vullen.

Ophalen van PEPPOL-identificatie
Een "Get PEPPOL Info"-knop raadpleegt het nationale register om de elektronische facturerings-ID van de klant op te halen (unieke alfanumerieke identificatie). Het systeem wijst een vertrouwensniveau toe op basis van de kwaliteit van de gevonden gegevens maar ook en vooral op de uniciteit van de gevonden informatie. Als het niveau hoog is, wordt de checkbox "E-invoicing geactiveerd" automatisch aangevinkt. Zo niet, is handmatige validatie nodig.

‍

Uitgifte van elektronische facturen: uitgaande flow

Het proces in NetSuite verloopt in verschillende stappen:

1. Creatie van een klassieke factuur (Invoice) met een verplicht additioneel veld: de "Billing Mode" vereist door de Franse regelgeving (B2B, B2C, export, enz.)

2. Automatische generatie van een e-Invoice record met: 

• Dubbele status (NetSuite standaard + specifieke e-invoicing status) 
• GOBL-bestand in Invopop-formaat (uniform multi-country) 
• PDF van de factuur (voor gebruikersgemak) 
• Links naar de transactie en partijen

3. Verzendmodus naar keuze: 

• Handmatig: "Verzenden"-knop voor unitaire validatie 
• Automatisch: gepland script (aanbeveling: eenmaal per dag aan het einde van de dag)

4. Real-time statustracking: Generated → Processing → Sent → Accepted

Foutbeheer: in geval van afwijzing (ontbrekend veld, incorrect formaat), gaat de status naar "Error" met gedetailleerd bericht. Een eenvoudige correctie en opslag genereert een nieuwe e-invoice klaar om opnieuw te worden verzonden.

‍

Ontvangst leveranciersfacturen: inkomende flow

Wanneer een elektronische factuur via het PEPPOL-netwerk aankomt in een dedicated inbox, genereert een automatisch proces (uitvoering elke 15 minuten) een Draft Bill: conceptfactuur zonder boekhoudkundige impact. Deze bufferzone maakt validatie van gegevens mogelijk vóór definitieve registratie.

Inhoud van de Draft Bill:

• Alle informatie van de elektronische factuur 
• De PDF indien geleverd door de leverancier 
• De doorgegeven btw-bedragen (enige officiële bedragen in de ogen van de belastingdienst)

Validatieproces:

• Vergelijking tussen gestructureerde elektronische factuur, PDF en Draft Bill-gegevens 
• Verificatie van de tax code (NetSuite stelt een standaardcode voor, aanpasbaar indien nodig) 
• Eventuele toevoeging van bestelnummers (P.O. matching, two-way en three-way matching ondersteund) 
• Controle van gelijkheid van btw-bedragen

Eenmaal gevalideerd, transformeert de Draft Bill zich in een Vendor Bill met boekhoudkundige impact. De gebruiker kan ook de factuur aan leverancierszijde accepteren, weigeren (met reden) of opschorten.

Aandachtspunt: de btw-bedragen doorgegeven in de elektronische factuur zijn de wettelijke referentie. De NetSuite-transactie moet exact overeenkomen.

‍

Betalingsmelding: Franse specificiteit

De Franse regelgeving legt de verplichting op om de belastingdienst op de hoogte te stellen van de effectieve betaling van facturen, met name voor btw op ontvangst.

Het mechanisme is volledig automatisch: zodra een factuur de status "Paid in Full" bereikt in NetSuite, triggert een script een oproep naar Invopop die de status in de PPF bijwerkt. De status "212 - Factuur geïnd" wordt geregistreerd en een checkbox "E-invoice Paid" wordt automatisch aangevinkt in NetSuite.

‍

Vraag een gepersonaliseerde demonstratie van de NetSuite e-invoicing oplossing aan

‍

Volledige functionaliteiten van de Novutech-bundle

De NetSuite-Invopop connector dekt alle behoeften:

• Native NetSuite ↔ Invopop integratie (geen custom ontwikkeling vereist) 
• Automatische mapping van velden (Invoice, Vendor Bill, Credit Memo) 
• Automatische raadpleging van het PEPPOL-register 
• Real-time traceerbaarheid van de levenscyclus van facturen 
• Draft Bill (validatie zonder boekhoudkundige impact) 
• Automatische vergelijking en controle van btw 
• P.O. Matching (afstemming bestellingen/facturen, 2-way en 3-way) 
• Beheer van intercompany-facturen 
• Ondersteuning van self-billed invoices (zelffacturering) 
• PDF-integratie in gestructureerde facturen 
• Automatische verzending via scheduler 
• Multi-country ondersteuning (Frankrijk, België, Spanje, Duitsland...)

De bundle ontvangt maandelijkse updates om nieuwe functionaliteiten en optimalisaties te integreren.

‍

Deadlines en implementatiemethodologie

Hoeveel tijd om compliant te zijn?

Globale schatting: 5 tot 6 weken tussen de projectstart en productie-ingebruikname.

De projectfasen

Fase 1: Scoping & Architectuur (ongeveer 5 dagen)
Audit van uw scope (entiteiten, volumes, flows), identificatie van aanpassingsbehoeften, risicoanalyse en validatie van de roadmap.

Fase 2: Configuratie & Prototyping (ongeveer 10 werkdagen)
Installatie van de NetSuite-bundle, configuratie van Invopop, data mapping en eerste tests in sandbox.

Fase 3: Gebruikerstesten (variabele duur)
Validatie van reële use cases, testen van verschillende flows, aanpassingen en training van eindgebruikers.

Fase 4: Productie-uitrol (ongeveer 1 week)
Go-live, intensieve begeleiding (hypercare) en reactieve support op de eerste flows.

Fase 5: Support & Optimalisatie (continu)
Monitoring van flows, begeleiding bij regelgevende evoluties en aanvullende aanpassingen.

‍

De Novutech-begeleiding

Discovery & scoping pakket

Novutech biedt een scoping-pakket inclusief:

• Analyse van de scope (entiteiten, volumes, flows) 
• Multi-country visie bij internationale groep 
• Technische architectuur (ERP, CRM, andere systeemverbindingen) 
• Strategie voor beheer en opschoning van master data 
• Gedetailleerde roadmap en actieplan

Methodologie in 3 fasen

Discover: begrip van uw situatie, identificatie van risico's, definitie van strategie
Build: NetSuite-configuratie, Invopop-integratie en andere partners indien nodig
Scale: continue optimalisatie, langetermijnondersteuning, begeleiding bij regelgevende evoluties

‍

Waarom Novutech voor uw e-invoicing project?

Kerncijfers:

• 65+ consultants doorheen Europa (Lyon, Parijs, Brussel, München, Amsterdam, Barcelona, Kopenhagen, Londen, Lissabon) 
• 250+ begeleidde klanten sinds 2019 
• 150+ gerealiseerde NetSuite-implementaties 
• 100+ technische en functionele certificeringen

Veldervaring: oplossing al operationeel in België sinds januari 2026, certificatietests lopend in Frankrijk.

Lokale expertise: Franse teams die de regelgevende specificiteiten en lokale context beheersen. Fysieke aanwezigheid in Lyon en Parijs om klanten zo dichtbij mogelijk te begeleiden.

‍

Gratis of betaalde elektronische facturering?

Het tariefmodel combineert de Invopop-licentie (PA) met een pricing per factuurvolume, en de Novutech-bundle met een jaarlijkse licentie plus de initiële implementatie.

Het Publiek Portaal is weliswaar gratis maar vereist hoe dan ook een technische integratie. "Gratis elektronische facturering" oplossingen bestaan voor zeer kleine volumes (TPE's, zelfstandigen) maar zonder geautomatiseerde ERP-integratie. Voor bedrijven uitgerust met NetSuite garandeert de investering in een geïntegreerde oplossing automatisering, betrouwbaarheid en duurzame compliance.

‍

Volgende stappen

Onmiddellijke checklist

☑️ Evalueer uw scope (hoeveel entiteiten in Frankrijk? volumes B2B/B2C-facturen?)
☑️ Audit uw klant master data (SIRET/SIREN ingevuld?)
☑️ Kies uw PA volgens uw globale behoeften
☑️ Plan uw project (minimum 5-6 weken)
☑️ Start vóór eind mei 2026 om klaar te zijn in september

‍

Klaar om uw project te lanceren? Vraag een compliance-audit aan

Bekijk de volledige replay