Hoe Solar Screen zijn groei ondersteunt met NetSuite

Een ERP vervangen is nooit alleen een technisch project. Voor een snelgroeiend bedrijf raakt zo’n beslissing aan klanten, teams, processen en de dagelijkse werking.

Dat was ook het geval bij Solar Screen International S.A., een Luxemburgs bedrijf dat in 1984 werd opgericht en actief is in de distributie van films en beschermingsoplossingen voor glas, ramen, automotive toepassingen en meubilair. De oplossingen van Solar Screen helpen onder meer beschermen tegen warmte, uv-straling, verblinding en bepaalde impact op glas.

Solar Screen kende de voorbije jaren een sterke groei. In de vijf jaar voorafgaand aan het testimonial groeide het bedrijf jaarlijks met 20 tot 30%. Vandaag wordt Solar Screen voorgesteld als Europees marktleider in de distributie van zelfklevende films voor ramen en meubilair.

Om die groei te blijven ondersteunen, had Solar Screen nood aan een robuuster, flexibeler en schaalbaarder systeem. Het bedrijf koos voor NetSuite, met Novutech als implementatiepartner.

‍

Waarom Solar Screen een schaalbare NetSuite ERP implementatie nodig had

De groei van Solar Screen bracht nieuwe operationele noden met zich mee. Het bedrijf moest meer gebruikers kunnen ondersteunen, het geografische bereik uitbreiden, nieuwe modules toevoegen en bedrijfsprocessen centraliseren die voordien moeilijker te beheren waren.

Voor NetSuite werkte Solar Screen onder meer met een boekhoudsysteem dat niet langer volstond voor de verdere ontwikkeling van het bedrijf. Een concreet voorbeeld was de nood om een CRM te implementeren voor meer dan 30 salesmedewerkers die samen 15 verschillende talen spreken. Daarvoor was een meer geïntegreerde omgeving nodig.

Ook de complexiteit in de dagelijkse processen nam toe. Door de groei ontstonden er meer risico’s op fouten bij orderinvoer, factuurbeheer en de opvolging van aftersales cases. Solar Screen had dus een geïntegreerd ERP-systeem nodig om processen beter met elkaar te verbinden en fouten te verminderen.

De keuze ging naar een cloudgebaseerde, alles-in-één oplossing die de volledige bedrijfsvoering kon ondersteunen. Voor Solar Screen was het belangrijk om een systeem te hebben dat mee kon groeien met de lokale en internationale ambities van het bedrijf.

‍

Een ERP-project met minimale impact op klanten en teams

Bij een ERP-implementatie ligt de uitdaging niet alleen in de technologie. De echte vraag is vaak: hoe verander je van systeem zonder de dagelijkse werking te vertragen, klanten te verstoren of gebruikers te verliezen in het proces?

Voor Solar Screen was de eerste prioriteit duidelijk: de impact op klanten zo beperkt mogelijk houden. Het bedrijf wilde blijven leveren, zonder de activiteiten stil te leggen tijdens de overgang naar NetSuite.

Een tweede belangrijk aandachtspunt was interne adoptie. Zoals Nicolas De Ridder, CEO van Solar Screen, uitlegt, was het essentieel om betrokkenheid te creëren bij de teams. Novutech speelde daarin een belangrijke rol door de gebruikers te begeleiden en de verandering mee te ondersteunen.

Het project had een brede scope: meer dan 50 gebruikers, sterk gepersonaliseerde processen, meerdere integraties, geavanceerde rapportering, dashboards en een context waarin ook de impact van COVID-19 meespeelde. Ondanks die complexiteit werd de NetSuite-implementatie in vier maanden afgerond.

‍

Van sales tot warehouse management in één centraal systeem

Solar Screen had nood aan een ERP-systeem dat de volledige operationele keten kon ondersteunen: sales, aankopen, facturatie, boekhouding, voorraadbeheer en warehouse management, verspreid over verschillende landen.

De NetSuite-implementatie omvatte onder meer:

• een centraal systeem met meerdere integraties, waaronder webshop, Upflow, TranSmart en LMS;
• bankconnectie;
• volledig gepersonaliseerde sales- en aankoopflows;
• geavanceerde rapportering;
• sterk gepersonaliseerde dashboards;
• geautomatiseerd warehouse management;
• fixed assets management;
• OCR billing management;
• geautomatiseerde bank reconciliation.

Door deze elementen te centraliseren, kon Solar Screen informatie op één plaats samenbrengen, processen stroomlijnen en sneller werken.

‍

Waarom Solar Screen Novutech koos als NetSuite partner

Voor Solar Screen was de keuze van de ERP-partner minstens even belangrijk als de keuze van het systeem zelf. Een ERP-verandering heeft impact op alle gebruikers en op alle processen. Daarom zocht Solar Screen een partner die niet alleen technisch sterk was, maar ook de manier van werken, waarden en verwachtingen van het bedrijf begreep.

Nicolas Hoet, COO van Solar Screen, omschrijft een ERP-verandering als een “big bang” voor een bedrijf: een project dat tegelijk spannend en intens is, omdat het zoveel impact heeft op de organisatie. Solar Screen wilde samenwerken met een partner die hetzelfde DNA deelde en die projectresultaat en klanttevredenheid centraal stelde.

Novutech ondersteunde Solar Screen vanaf het begin van het traject. Het team nam de tijd om de processen te begrijpen, de gebruikers te begeleiden en het systeem ook na de go-live verder te optimaliseren.

De expertise van Novutech hielp om de kloof te overbruggen tussen de standaardfunctionaliteiten van NetSuite en de specifieke processen van Solar Screen. Die flexibiliteit was belangrijk voor complexe domeinen zoals boekhouding, voorraadbeheer en integraties met andere oplossingen.

‍

Het resultaat: snellere, duidelijkere en schaalbare processen

Met NetSuite beschikt Solar Screen over een meer gecentraliseerde omgeving om de dagelijkse werking te beheren. Informatie wordt op één plaats samengebracht, processen verlopen vlotter en teams werken met een systeem dat de verdere groei van het bedrijf kan ondersteunen.

Zoals bij elk ERP-project waren er in het begin enkele aanpassingen nodig. Solar Screen verwijst in het testimonial naar een intense eerste week, maar Novutech hielp om problemen snel op te lossen, zodat de teams efficiënt konden blijven werken.

Vandaag blijft Novutech samenwerken met Solar Screen om NetSuite-workflows verder te optimaliseren en de ERP-omgeving te laten meegroeien met de noden van het bedrijf.

Voor een groeiende organisatie is dat essentieel. Een ERP-project stopt niet bij de go-live. Het systeem moet blijven evolueren met nieuwe gebruikers, processen, volumes, integraties en internationale ambities.

‍

Wat Solar Screen zegt over Novutech

Nicolas De Ridder, CEO van Solar Screen:

“The first thing, of course, was that we wanted to minimize the impact on our customers because it’s a huge change for the company. We wanted our customers to experience as little negative impact as possible, ensuring we could continue delivering every day without shutting down operations.
The second point that was fundamental was internal adoption. Clearly, we had to create commitment from the teams, and Novutech was fantastic in this role.” 

Nicolas Hoet, COO van Solar Screen:

“Changing ERP for a business is always a big bang. It’s a project that is exciting and, at the same time, frightening given the impact on all users and processes. For us, it was super important to find a company that shares our values and DNA. We found in Novutech a partner that prioritizes project success and customer satisfaction. Novutech understood our processes, supported us from the start, and continues to accompany us today, ensuring the system appeals to all users.”

‍

Bekijk de Solar Screen klantgetuigenis

Bekijk de volledige klantgetuigenis van Solar Screen en hoor rechtstreeks van het team hoe zij hun NetSuite-traject met Novutech hebben ervaren.

‍

Plant u een NetSuite ERP implementatie?

Novutech helpt groeiende bedrijven met de implementatie, optimalisatie en langetermijnondersteuning van NetSuite.

Als uw organisatie processen wil structureren, teams beter wil verbinden en een ERP-omgeving nodig heeft die verdere groei ondersteunt, helpen wij u om van complexiteit naar duidelijkheid te gaan.