Teknisk vejledning til e-fakturering: Formater, netværk og standarder

Understanding the regulatory landscape of European e-invoicing is only the first step. To successfully implement compliant solutions, businesses need to grasp the technical infrastructure underlying electronic invoice exchange: data formats, transport networks, and VAT compliance elements.

This technical guide demystifies the complexity, providing clear explanations of UBL, Peppol, GOBL, and other essential standards. Whether you're a technical implementer or a business decision-maker, this article equips you with the knowledge to make informed choices about your e-invoicing solution.

New to e-invoicing mandates? Start with our Complete Guide to European E-Invoicing Mandates 2025-2027 to understand regulatory requirements before diving into technical details.

E-Invoicing Formats: The Language of Digital Invoices

Different formats serve different purposes and regional requirements. Your NetSuite solution must support the formats required in your operating countries.

UBL 2.1 (Universal Business Language)

UBL represents the most widely adopted e-invoicing format globally, providing the foundation for interoperable business document exchange.

What is UBL?

Developed by OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards), UBL 2.1 provides comprehensive semantic models for business documents including invoices, credit notes, purchase orders, and more.

Technical characteristics:

• XML-based format with standardized structure
• Extensible framework allowing customization while maintaining core compatibility
• Rich semantic model covering complex business scenarios
• International standard (ISO/IEC 19845)

Where it's used:

Belgium, Netherlands, and many other European countries use UBL as their standard e-invoicing format. The Peppol network primarily uses UBL BIS (Business Interoperability Specifications) Billing 3.0, a UBL subset optimized for cross-border transactions.

Key UBL elements:

• Invoice header: Supplier and buyer information, invoice date, payment terms
• Invoice lines: Item descriptions, quantities, unit prices, line totals
• Tax information: VAT rates, exemption codes, tax amounts
• Totals and summaries: Line totals, tax totals, invoice total
• Payment information: Bank details, payment references

Advantages:

• Globally recognized standard
• Extensive tooling and libraries available
• Strong support for complex business scenarios
• Core of Peppol network infrastructure

Considerations:

• XML verbosity can increase file sizes
• Complexity may be overkill for simple invoices
• Proper validation required to ensure compliance

UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice)

Developed by the United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business, CII provides an alternative to UBL with particularly strong adoption in German-speaking countries.

What is CII?

UN/CEFACT CII is an XML-based format designed for cross-industry use, focusing on supply chain and trade facilitation. The invoice variant (specifically D16B SCRDM CII) is widely used for e-invoicing.

Technical characteristics:

• XML-based with hierarchical structure
• Industry-neutral design applicable across sectors
• UN pedigree ensuring international governance
• Flexible schema accommodating various business models

Where it's used:

France accepts CII as one of its approved formats alongside UBL and Factur-X. Germany also supports CII, particularly for businesses with existing UN/CEFACT infrastructure. Growing adoption in international trade scenarios.

Key advantages:

• Strong support in Germanic countries
• Designed for complex supply chain scenarios
• International UN backing ensures longevity
• Good for businesses with existing UN/CEFACT implementations

Compared to UBL:

• Different XML structure but similar semantic coverage
• May be preferred where UN/CEFACT standards already in use
• Slightly different tooling ecosystem
• Both achieve same compliance objectives

Factur-X / ZUGFeRD: The Hybrid Approach

This innovative hybrid format combines structured machine-readable data with human-readable PDF in a single file, bridging the gap between traditional and digital invoicing.

What is Factur-X?

Factur-X (the French standard) and ZUGFeRD (the German standard) are essentially identical formats with minor regional variations. The format embeds structured XML data (using CII format) inside a PDF/A-3 document.

How it works:

1. The PDF provides human-readable invoice presentation
2. Embedded XML contains machine-readable structured data
3. Single file serves both human viewing and automated processing
4. PDF ensures visual consistency across systems

Technical characteristics:

• PDF/A-3 container with embedded XML attachment
• CII format for structured data
• Multiple conformance levels: MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931, EXTENDED
• Backward compatibility with PDF readers (XML ignored if not supported)

Where it's used:

France explicitly supports Factur-X as an approved format for its e-invoicing mandate. Germany recognizes ZUGFeRD. Growing adoption in countries seeking gradual transition from paper/PDF to structured e-invoicing.

Conformance levels:

MINIMUM: Basic invoice identification (invoice number, date, amount)
GRUNDLÆGGENDE WL: Tilføjer oplysninger på linjeniveau uden varedetaljer
GRUNDLÆGGENDE: Tilføjer grundlæggende varebeskrivelser
PÅ 16931: Fuld overholdelse af den europæiske e-faktureringsstandard
UDVIDET: Yderligere virksomhedsspecifikke felter

Fordele:

• Fil med to formål Betjener menneskelige og maskiners behov
• Lettere adoption til virksomheder, der skifter fra PDF
• Visuel konsistens vedligeholdes på tværs af systemer
• Bagudkompatibel med eksisterende PDF-arbejdsgange

Overvejelser:

• Større filstørrelser end ren XML
• PDF-generering tilføjer kompleksitet
• Kræver korrekt PDF/A-3-overholdelse
• XML skal forblive synkroniseret med PDF-indhold

GOBL (Invopop's Open Source-format)

GOBL (Global Open Business Language) er Invopop's innovative open source-format designet til maksimal fleksibilitet og udvidelighed.

Hvad gør GOBL anderledes?

I stedet for at være et endeligt fakturaformat fungerer GOBL som et universelt mellemformat der kan konvertere til enhver påkrævet regional standard (UBL, CII, FatTurapa, FA (3) osv.).

GOBL-tilgangen:

1. Dit NetSuite-system genererer data i GOBL-format
2. GOBL-dokument indeholder omfattende fakturaoplysninger
3. Invopop platform konverterer GOBL til krævet destinationsformat
4. Enkelt integration understøtter flere lande og formater

Tekniske egenskaber:

• JSON-baseret (ikke XML) til moderne udvikleroplevelse
• Meget udvidelig med brugerdefinerede felter og udvidelser
• Åben kildekode med gennemsigtig konverteringslogik
• Multi-format konvertering til enhver regional standard

Arkitekturfordele:

Enkelt integrationspunkt: I stedet for at bygge separate integrationer til UBL, CII, FatTurapa, FA (3) osv., integrerer du én gang med GOBL.

Fremtidssikret: Nye landeformater kræver kun opdateringer af Invopop-platformen, ikke ændringer i din NetSuite-integration.

Gennemsigtige konverteringer: Open source-konverteringslogik giver dig mulighed for at forstå præcis, hvordan data transformeres.

Udviklervenlig: JSON-format er lettere at arbejde med end komplekse XML-skemaer.

Hvor det bruges:

GOBL er kerneformatet for Invopop's e-faktureringsplatform. Organisationer, der bruger Invopop (herunder Novutechs NetSuite e-faktureringsløsning) drager fordel af GOBLs fleksibilitet uden at skulle forstå kompleksiteten i hvert destinationsformat.

Landespecifikke formater

Nogle lande kræver formater, der er specifikke for deres lovgivningsmæssige miljø.

FatTurapa (Italien):

• XML-format specifikt til italienske krav
• Påkrævet til SDI (Sistema di Interscambio) clearingplatform
• Inkluderer italienske specifikke felter og forretningsregler
• Obligatorisk siden 2019 for B2B- og B2G-transaktioner

FA (3) (Polen):

• Format for KSEF (Krajowy System e-Faktur) clearingsystem
• Erstatter tidligere FA (2) format
• Bruger KSeF 2.0 API
• Påkrævet validering før juridisk anerkendelse

VeriFactu Elements (Spanien):

• QR-kode data til verifikation
• Krav til softwarecertificering
• Sporbarhedsoplysninger
• Overensstemmelseselementer til bekæmpelse af svig

Formatvalgstrategi: Vælg løsninger, der understøtter de formater, der kræves i dine driftslande, samtidig med at de giver fleksibilitet til fremtidig udvidelse.

Peppol-netværket: Interoperabel udveksling af e-faktura

Peppol-netværket leverer den infrastruktur, der muliggør interoperabel e-fakturering på tværs af grænserne uden at kræve direkte forbindelser mellem handelspartnere.

Hvad er Peppol?

Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) er et sæt specifikationer og en netværksinfrastruktur, der gør det muligt for virksomheder at udveksle elektroniske dokumenter (fakturaer, ordrer osv.) på en standardiseret og interoperabel måde.

Nøglebegreb: Peppol er både en teknisk specifikation (hvordan man udveksler dokumenter) og en netværk af certificerede tjenesteudbydere (som letter udvekslingen).

Sådan fungerer Peppol

Fire-hjørnemodellen:

Hjørne 1 - Afsender (Din virksomhed):
Du opretter en faktura i dit ERP-system (NetSuite) ved hjælp af dine interne processer og formater.

Hjørne 2 - Afsenderens adgangspunkt:
Dit certificerede Peppol Access Point konverterer din faktura til Peppol-format (UBL BIS Billing 3.0) og håndterer transmission.

Hjørne 3 - Modtagerens adgangspunkt:
Modtagerens adgangspunkt modtager den Peppol-formaterede faktura og konverterer den til det ønskede format.

Corner 4 - Modtager (Din kunde):
Din kunde modtager fakturaen i deres system i et format, de kan behandle.

Peppols magi: Du har aldrig brug for direkte integration med dine handelspartnere. Adgangspunkterne håndterer al interoperabilitet.

Peppol Infrastrukturkomponenter

Adgangspunkter:
Certificerede tjenesteudbydere, der er autoriseret til at sende og modtage dokumenter på Peppol-netværket. Eksempler inkluderer Invopop, Storecove, Basware, Pagero og mange andre.

SMP (udgiver af tjenestemetadata):
Hvert adgangspunkt driver en SMP, der indeholder oplysninger om, hvilke dokumenter en deltager kan modtage, og hvordan man når dem.

SML (tjenestemetadata-lokalisering):
Central directory that points to the correct SMP for each participant, enabling dynamic routing across the network.

Document Specifications:
Standardized document formats (BIS - Business Interoperability Specifications) like BIS Billing 3.0 for invoices.

Peppol ID Structure

Every Peppol participant requires a unique Peppol ID (also called Peppol Participant Identifier) for routing documents.

Format: [scheme]::[identifier]

Examples:

• Belgium: 0208:0123456789 (scheme 0208 = Belgian Enterprise Number)
• Netherlands: 0106:12345678 (scheme 0106 = Dutch KVK number)
• Norway: 0192:987654321 (scheme 0192 = Norwegian organization number)

How routing works:

1. You want to send invoice to customer with Peppol ID 0208:0123456789
2. Your Access Point queries the SML for this ID
3. SML returns the SMP location for this participant
4. Your Access Point queries the SMP for routing details
5. Invoice is transmitted to the customer's Access Point
6. Customer's Access Point delivers to their system

Peppol Coverage and Adoption

Operating in 40+ countries:
All EU member states, UK, Norway, Switzerland, Singapore, Australia, New Zealand, Japan, USA (growing), and others.

Interoperability guarantee:
Any certified Access Point can communicate with any other Access Point regardless of provider. This true interoperability is Peppol's core value.

Mandatory for:

• Belgium B2B e-invoicing (January 2026)
• Nordic countries B2G procurement
• Germany (alongside other options)
• Growing list of EU countries

Advantages for businesses:

• No direct integrations with trading partners required
• Cross-border compatibility built-in
• Provider choice - switch Access Points if needed
• Future-proof as more countries adopt Peppol

Peppol vs. Clearance Models

Peppol (Decentralized Exchange):

• Invoices transmitted directly between trading partners via Access Points
• Government may receive reporting data separately
• No invoice blocking by government validation
• Business continuity maintained even if government systems unavailable

Clearance (Centralized Validation):

• Every invoice must pass through government platform
• Validation occurs before invoice gains legal status
• Invoice transmission to buyer only after government approval
• Maximum government visibility but dependency on platform availability

Countries using Peppol: Belgium, Netherlands, Nordic countries, Germany (option)

Countries using Clearance: Italy, Poland, Spain (partial), Turkey, Romania

Continuous Transaction Controls (CTC)

CTC represents a fundamental shift in how tax authorities monitor economic activity.

What is CTC?

Continuous Transaction Controls enable tax authorities to receive transactional data in real-time or near-real-time, moving from periodic tax reporting to continuous monitoring.

Traditional VAT reporting:
Businesses file quarterly or monthly VAT returns summarizing all transactions for the period.

CTC approach:
Tax authorities receive data for every transaction as it occurs, enabling real-time monitoring and rapid fraud detection.

Clearance vs. Reporting Models

Clearance Model (Italy, Poland):

Process:

1. Supplier creates invoice
2. Invoice sent to government clearance platform
3. Platform validates format, content, VAT calculations
4. Platform assigns unique clearance ID and timestamp
5. Only after clearance can invoice be sent to buyer
6. Invoice gains legal recognition through clearance process

Characteristics:

• Government validation required before invoice completion
• Invoice cannot be sent to buyer until cleared
• Provides maximum government visibility
• Creates dependency on government system availability
• Risk of processing delays if platform issues occur

Reporting Model (France, Spain):

Process:

1. Supplier creates invoice
2. Invoice sent directly to buyer
3. Simultaneously, transaction data reported to tax authorities
4. Government monitors but doesn't block invoice exchange

Characteristics:

• Invoices transmitted directly to buyers
• Government receives reporting data separately
• Greater resilience - business not blocked by government issues
• Maintains business continuity
• Balances oversight with operational flexibility

Government Validation in Clearance Systems

What gets validated:

Format compliance: Is the invoice in the correct XML structure with required fields?

VAT calculation accuracy: Do line-level VAT amounts add up correctly? Is the total VAT calculated properly?

Party identification validity: Are supplier and buyer VAT numbers valid and active?

Business rule compliance: Does the invoice meet country-specific requirements?

Upon successful validation:

• Unique identifier assigned (clearance ID, KSeF number, etc.)
• Officielt tidsstempel registreret
• Uforanderligt revisionsspor kreeret
• Juridisk fakturastatus givet

Hvis valideringen mislykkes:

• Faktura afvist med fejloplysninger
• Skal rettes og indsendes igen
• Der findes ingen lovlig faktura, før den er klareret
• Køber skal ikke betale, før gyldig faktura er modtaget

Momsoverensstemmelseselementer

Korrekt momsbehandling er afgørende for overholdelse af e-fakturaer og accept af både modtagersystemer og skattemyndigheder.

Momskoder og Peppol skattekortlægning

NetSuites oprindelige skattekoder skal knyttes til Peppol-kompatible skattekoder til overførsel af e-faktura. Denne kortlægning sikrer, at modtagersystemet og skattemyndighederne fortolker den momsbehandling, der anvendes på hver varelinje korrekt.

Fælles Peppol skattekodekategorier:

S (standard): Standard momssats for almindelige varer og tjenesteydelser
Z (nulklassificeret): Særlige nulskattede varer (ikke fritaget)
E (fritaget): Varer/tjenesteydelser fritaget for moms i henhold til lokal lovgivning
G (Eksport): Salg af varer uden for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde
K (levering inden for Fællesskabet): Salg af varer inden for EØS til momsregistrerede virksomheder
AE (omvendt opladning): Moms betalt af kunden i stedet for leverandøren
O (Uden for anvendelsesområde): Transaktioner, hvor moms ikke gælder (f.eks. visse internationale tjenester)

Kortlægningseksempel:

Din NetSuite-skattekode „FR-VAT-20" (fransk standard moms) er knyttet til:

• Peppol kategori: S (standard)
• Vurdere: 20%
• Land: FR

Din NetSuite skattekode „FR-VAT-EXCEPT-ART293B“ knytter sig til:

• Peppol kategori: E (Undtaget)
• Kode for undtagelsesårsag: VATEX-EU-O
• Land: FR

Momssatskategorier

Der skal skelnes mellem forskellige satskategorier i e-fakturaer for at sikre en korrekt skattemæssig behandling.

Standardpris:
Standardmomssatsen i hvert land (f.eks. 21% i Belgien, 20% i Frankrig, 19% i Tyskland).

Mellemsats:
Nogle lande har flere reducerede satser (f.eks. Frankrig har 10% mellemsats for restauranter, renoveringer).

Reduceret sats:
Lavere sats for specifikke varer/tjenesteydelser (f.eks. fødevarer, bøger, lægemidler). Satsprocenter varierer fra land til land.

Superreduceret sats:
Meget lav sats for væsentlige varer (f.eks. 2,1% i Frankrig for medicin, 4% i Spanien for basale fornødenheder).

Nulsats:
0% moms, men med ret til at kræve indgående moms tilbage (forskellig fra fritaget). Fælles for eksport, bøger i nogle lande.

Parkeringspris:
Særsats for brugte varer under margenordningen i nogle lande.

Hvorfor korrekt kategorisering betyder noget:

• Skattemyndighederne validerer satsens korrekthed
• Købere har brug for nøjagtig moms til deres eget regnskab
• Forkerte satser kan forårsage afvisning af faktura
• Overholdelsesrevisioner undersøger momsbehandlingen

Momsfritagelseskoder (Vatex)

Når en fakturalinje er momsfritaget, forklarer en standardiseret fritagelseskode hvorfor. Disse koder sikrer gennemsigtighed og muliggør automatisk validering.

Nøgle Vatex-koder:

VATEX-EU-AE (omvendt betalingspligt):
Indenlandsk omvendt betalingspligt, hvor køberen betaler moms (B2B-bygge- og anlægsvirksomhed, telekommunikation osv.)

VATEX-EU-G (Eksport uden for EU):
Varer, der eksporteres uden for Den Europæiske Union (nulmomssats)

VATEX-EU-IC (levering inden for Fællesskabet):
Varer solgt til momsregistreret virksomhed i et andet EU-land

VATEX-EU-O (Ikke momspligtig):
Tjenesteydelser eller transaktioner uden for momsens anvendelsesområde (f.eks. visse finansielle tjenesteydelser)

VATEX-EU-132 (finansielle tjenesteydelser):
Særlig fritagelse for finansielle tjenesteydelser og forsikringsydelser i henhold til momsdirektivets artikel 135

VATEX-EU-148 (Medicinske tjenester):
Sundhedsydelser, der er fritaget i henhold til momsdirektivets artikel 132

Landespecifikke koder:
Mange lande har yderligere undtagelseskoder for specifikke scenarier (brugte varer, kunstværker, små virksomheder under forenklede ordninger osv.)

Korrekt brug i e-fakturaer:

For fritaget varevare:

• Skattekategori: E (Undtaget)
• Skatteprocent: 0%
• Kode for undtagelsesårsag: Passende Vatex-kode
• Tekst om undtagelsesbegrundelse: Menneskelig læsbar forklaring (valgfri, men anbefales)

Eksempel:

<cac:TaxCategory>

<cbc:ID>E</cbc:ID>

<cbc:Percent>0</cbc:Percent>

<cbc:TaxExemptionReasonCode>VATEX-EU-IC</cbc:TaxExemptionReasonCode>

<cbc:TaxExemptionReason>Levering inden for Fællesskabet til FR12345678901</cbc:TaxExemptionReason>

</cac:TaxCategory>

Omvendt opladningsmekanisme

Mekanismen for omvendt betalingspligt flytter momspligten fra leverandør til køber i specifikke scenarier.

Når det gælder:

• Grænseoverskridende B2B-leveringer inden for EU (levering inden for Fællesskabet)
• Visse husholdningsforsyninger (bygge- og anlægssektoren, affald, telekommunikation osv.)
• Import af tjenesteydelser fra lande uden for EU

Sådan fungerer det i e-fakturaer:

Leverandørperspektiv:

• Faktura viser 0% moms
• Skattekategori: AE (omvendt betalingspligt)
• Tydelig angivelse af, at køber skal betale moms
• Fakturateksten angiver, at omvendt betalingspligt gælder

Køberperspektiv:

• Registrerer både udgående moms (som om de opkrævede den) og indgående moms (som om de betalte den)
• Nettoeffekt typisk nul for fuldt momsregistrerede virksomheder
• Skal redegøre for moms i deres momsangivelse

Krav til e-faktura:

• Korrekt skattekategorikode (AE)
• Ryd omvendt opladningstekst
• Købers momsnummer inkluderet
• Henvisning til gældende lovbestemmelse

Formatvalgstrategi

At vælge de rigtige formater til din organisation afhænger af flere faktorer.

Overvej dine driftslande

Belgiens mandat: UBL 2.1 via Peppol
Frankrigs mandat: UBL, CII eller Factur-X via PPF-platforme
Tysklands krav: UBL eller CII via Peppol eller andre metoder
Polens mandat: FA (3) via KSeF-godkendelse
Italiens mandat: FatTurapa via SDI-klarering

Operationer i flere lande: Har brug for løsning, der understøtter flere formater eller bruger mellemformat (som GOBL), der konverterer til krævede standarder.

Evaluer dine tekniske evner

Stærk XML-ekspertise: Direkte UBL- eller CII-implementering mulig
Begrænsede tekniske ressourcer: Overvej løsninger, der abstraherer formatkompleksitet
Eksisterende Peppol-relationer: Udnyt de nuværende Access Point-forbindelser
Ældre systemer: Kan have brug for middleware til formatkonvertering

Balancefleksibilitet vs. enkelhed

Maksimal fleksibilitet: GOBL-baseret løsning (enkelt integration, output i flere formater)
Landespecifik optimering: Implementeringer af indbygget format for hvert land
Gradvis overgang: Factur-X til flytning fra PDF til strukturerede data
Enkelhed: Forudbyggede løsninger, der håndterer formatkompleksitet

Næste trin: Fra forståelse til implementering

Det er vigtigt at forstå tekniske standarder, men vellykket e-fakturering kræver korrekt implementering i dit ERP-system.

NetSuite e-faktureringsløsninger: Komplet implementeringsvejledning→Find ud af, hvordan du implementerer e-fakturering i NetSuite, sammenlign løsningsudbydere (Invopop, Avalara, 4CEE, Zone, Banqup), og beregne dit ROI.

Oversigt over europæiske e-faktureringsmandater →
Gennemgå lovkrav og overholdelsesfrister for Belgien, Frankrig, Polen, Tyskland og andre europæiske lande.

Konklusion

Den tekniske infrastruktur, der ligger til grund for europæisk e-fakturering, er kompleks, men forståelsen af nøglebegreber — formater, netværk og standarder — giver mulighed for informeret beslutningstagning.

Uanset om du vælger UBL's udbredte anvendelse, CII's fokus på forsyningskæden, Factur-X's hybride tilgang eller GOBLs fleksibilitet, afhænger succes af, at tekniske evner matches med forretningskrav og lovgivningsmæssige forpligtelser.

Novutechs ekspertise inden for e-fakturering kombinerer teknisk viden med praktisk NetSuite-implementeringserfaring, hvilket hjælper virksomheder med at navigere i kompleksitet og samtidig maksimere de operationelle fordele.

Klar til at implementere e-fakturering i NetSuite? Kontakt vores tekniske eksperter

Kontakt Novutech for teknisk e-faktureringsvejledning

📧 Kontakt os
💼 LinkedIn: Novutech
🌐 Flere tekniske ressourcer

‍