Technische gids voor e-facturering: formaten, netwerken en standaarden

Inzicht in het regelgevingslandschap van Europese e-facturering is slechts de eerste stap. Om met succes conforme oplossingen te implementeren, moeten bedrijven de technische infrastructuur begrijpen die ten grondslag ligt aan de elektronische factuuruitwisseling: gegevensformaten, transportnetwerken en btw-nalevingselementen.

Deze technische gids ontrafelt de complexiteit en geeft duidelijke uitleg over UBL, Peppol, GOBL en andere essentiële normen. Of u nu een technisch implementator bent of een zakelijke beslisser, dit artikel voorziet u van de kennis om weloverwogen keuzes te maken over uw e-factureringsoplossing.

Is e-factureringsmandaten nieuw voor u? Begin met onze Volledige gids voor Europese mandaten voor e-facturering 2025-2027 om de wettelijke vereisten te begrijpen alvorens in technische details te duiken.

Formaten voor elektronische facturering: de taal van digitale facturen

Verschillende formaten dienen verschillende doeleinden en regionale vereisten. Uw NetSuite-oplossing moet de formaten ondersteunen die vereist zijn in uw opererende landen.

UBL 2.1 (universele bedrijfstaal)

UBL is wereldwijd het meest gebruikte formaat voor e-facturering en vormt de basis voor interoperabele uitwisseling van zakelijke documenten.

Wat is UBL?

UBL 2.1 is ontwikkeld door OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards) en biedt uitgebreide semantische modellen voor zakelijke documenten, waaronder facturen, creditnota's, inkooporders en meer.

Technische kenmerken:

• Op XML gebaseerd formaat met gestandaardiseerde structuur
• Uitbreidbaar raamwerk maakt aanpassing mogelijk met behoud van de kerncompatibiliteit
• Rijk semantisch model met betrekking tot complexe bedrijfsscenario's
• Internationale standaard (ISO/IEC 19845)

Waar het wordt gebruikt:

België, Nederland en veel andere Europese landen gebruiken UBL als hun standaardformaat voor e-facturering. Het Peppol-netwerk maakt voornamelijk gebruik van UBL BIS (specificaties voor zakelijke interoperabiliteit) Facturering 3.0, een UBL-subset die is geoptimaliseerd voor grensoverschrijdende transacties.

Belangrijkste UBL-elementen:

• Koptekst van de factuur: Informatie over leveranciers en kopers, factuurdatum, betalingsvoorwaarden
• Factuurregels: Artikelbeschrijvingen, hoeveelheden, eenheidsprijzen, regeltotalen
• Fiscale informatie: BTW-tarieven, vrijstellingscodes, belastingbedragen
• Totalen en samenvattingen: Regeltotalen, belastingtotalen, factuurtotaal
• Betalingsinformatie: Bankgegevens, betalingsreferenties

Voordelen:

• Wereldwijd erkende standaard
• Uitgebreide tools en bibliotheken beschikbaar
• Sterke ondersteuning voor complexe bedrijfsscenario's
• Kern van de Peppol-netwerkinfrastructuur

Overwegingen:

• XML-breedsprakigheid kan de bestandsgrootte vergroten
• Complexiteit kan overdreven zijn voor eenvoudige facturen
• Juiste validatie vereist om naleving te garanderen

UN/CEFACT CII (brancheoverschrijdende factuur)

CII is ontwikkeld door het Centre for Trade Facilitation and Electronic Business van de Verenigde Naties en biedt een alternatief voor UBL dat bijzonder sterk wordt toegepast in Duitstalige landen.

Wat is CII?

UN/CEFACT CII is een op XML gebaseerd formaat dat is ontworpen voor sectoroverschrijdend gebruik, met de nadruk op de toeleveringsketen en handelsbevordering. De factuurvariant (met name D16B SCRDM CII) wordt veel gebruikt voor e-facturatie.

Technische kenmerken:

• Op XML gebaseerd met een hiërarchische structuur
• Industrieneutraal ontwerp dat in alle sectoren toepasbaar is
• stamboom van de VN zorgen voor internationaal bestuur
• Flexibel schema geschikt voor verschillende bedrijfsmodellen

Waar het wordt gebruikt:

Frankrijk accepteert CII als een van de goedgekeurde formaten, naast UBL en Factur-X. Duitsland ondersteunt ook CII, met name voor bedrijven met een bestaande UN/CEFACT-infrastructuur. Groeiende acceptatie in internationale handelsscenario's.

Belangrijkste voordelen:

• Sterke steun in Germaanse landen
• Ontworpen voor complexe supply chain-scenario's
• Internationale steun van de VN zorgt voor een lange levensduur
• Goed voor bedrijven met bestaande UN/CEFACT-implementaties

Vergeleken met UBL:

• Andere XML-structuur maar vergelijkbare semantische dekking
• Kan de voorkeur hebben wanneer de UN/CEFACT-normen al in gebruik zijn
• Iets ander gereedschapsecosysteem
• Beide bereiken dezelfde nalevingsdoelstellingen

Factur-X/ZUGFerd: De hybride aanpak

Dit innovatieve hybride formaat combineert gestructureerde, machineleesbare gegevens met voor mensen leesbare PDF's in één bestand, waardoor de kloof tussen traditionele en digitale facturering wordt overbrugd.

Wat is Factur-X?

Factur-X (de Franse standaard) en ZUGFeRD (de Duitse standaard) zijn in wezen identieke formaten met kleine regionale verschillen. Het formaat bevat gestructureerde XML-gegevens (met behulp van CII-formaat) in een PDF/A-3-document.

Hoe het werkt:

1. De PDF biedt leesbaar voor mensen presentatie van de factuur
2. Embedded XML bevat machinaal leesbaar gestructureerde gegevens
3. Eén bestand kan zowel door mensen worden bekeken als geautomatiseerd worden verwerkt
4. PDF zorgt voor visuele consistentie tussen systemen

Technische kenmerken:

• PDF/A-3 container met ingebouwde XML-bijlage
• CII-formaat voor gestructureerde gegevens
• Meerdere conformiteitsniveaus: MINIMUM, BASIS WL, BASIC, EN 16931, UITGEBREID
• Achterwaartse compatibiliteit met PDF-lezers (XML wordt genegeerd indien niet ondersteund)

Waar het wordt gebruikt:

Frankrijk ondersteunt expliciet Factur-X als goedgekeurd formaat voor zijn e-factureringsmandaat. Duitsland erkent ZugFerd. Groeiende acceptatie in landen die een geleidelijke overgang willen van papier/PDF naar gestructureerde e-facturering.

Conformiteitsniveaus:

MINIMAAL: Identificatie van de basisfactuur (factuurnummer, datum, bedrag)
BASIS-WL: Voegt informatie op regelniveau toe zonder itemdetails
BASIS: Voegt basisbeschrijvingen van items toe
EN 16931: Volledige naleving van de Europese standaard voor e-facturering
UITGEBREID: Aanvullende bedrijfsspecifieke velden

Voordelen:

• Bestand voor twee doeleinden voorziet in de behoeften van mens en machine
• Eenvoudigere adoptie voor bedrijven die overstappen van PDF
• Visuele consistentie onderhouden op verschillende systemen
• Achterwaarts compatibel met bestaande PDF-workflows

Overwegingen:

• Grotere bestanden dan pure XML
• Het genereren van PDF's maakt het nog ingewikkelder
• Vereist de juiste PDF/A-3-conformiteit
• XML moet gesynchroniseerd blijven met PDF-inhoud

GOBL (het open-source formaat van Invopop)

GOBL (Global Open Business Language) is het innovatieve open-source formaat van Invopop dat is ontworpen voor maximale flexibiliteit en uitbreidbaarheid.

Wat maakt GOBL anders?

In plaats van een definitief factuurformaat te zijn, dient GOBL als een universeel tussenformaat die kan worden omgezet naar elke vereiste regionale standaard (UBL, CII, FatturaPa, FA (3), enz.).

De GOBL-aanpak:

1. Uw NetSuite-systeem genereert gegevens in GOBL-formaat
2. Het GOBL-document bevat uitgebreide factuurinformatie
3. Het Invopop-platform converteert GOBL naar het gewenste doelformaat
4. Eén integratie ondersteunt meerdere landen en formaten

Technische kenmerken:

• Op JSON gebaseerd (niet XML) voor moderne ontwikkelaarservaring
• Zeer uitbreidbaar met aangepaste velden en extensies
• Open source met transparante conversielogica
• Conversie in meerdere formaten volgens elke regionale norm

Voordelen van de architectuur:

Eén integratiepunt: In plaats van afzonderlijke integraties te bouwen voor UBL, CII, FattuRapa, FA (3), enz., integreer je één keer met GOBL.

Toekomstbestendig: Nieuwe landformaten vereisen alleen updates van het Invopop-platform, geen wijzigingen in uw NetSuite-integratie.

Transparante conversies: Met open-source conversielogica kunt u precies begrijpen hoe gegevens worden getransformeerd.

Ontwikkelaarsvriendelijk: Het JSON-formaat is eenvoudiger om mee te werken dan complexe XML-schema's.

Waar het wordt gebruikt:

GOBL is het kernformaat voor het e-facturatieplatform van Invopop. Organisaties die Invopop gebruiken (waaronder de NetSuite-oplossing voor e-facturering van Novutech) profiteren van de flexibiliteit van GOBL zonder dat ze de complexiteit van elk bestemmingsformaat hoeven te begrijpen.

Ontdek hoe Novutech op Gobl gebaseerde e-facturatie implementeert voor NetSuite →

Landspecifieke formaten

Sommige landen vereisen formaten die specifiek zijn voor hun regelgevingsomgeving.

Fatturapa (Italië):

• XML-formaat specifiek voor Italiaanse vereisten
• Vereist voor het SDI-opruimingsplatform (Sistema di Interscambio)
• Omvat Italiaanse specifieke velden en bedrijfsregels
• Sinds 2019 verplicht voor B2B- en B2G-transacties

FA (3) (Polen):

• Formaat voor het KSeF-systeem (Krajowy System e-Faktur)
• Vervangt het vorige FA (2) -formaat
• Maakt gebruik van de KSef 2.0 API
• Vereiste validatie vóór wettelijke erkenning

VeriFactu Elements (Spanje):

• QR-codegegevens voor verificatie
• Vereisten voor softwarecertificering
• Informatie over traceerbaarheid
• Elementen voor de naleving van fraudebestrijding

Strategie voor het selecteren van formaten: Kies oplossingen die de formaten ondersteunen die vereist zijn in uw werkland en die tegelijkertijd flexibiliteit bieden voor toekomstige uitbreidingen.

Het Peppol-netwerk: interoperabele elektronische factuuruitwisseling

Het Peppol-netwerk biedt de infrastructuur die interoperabele elektronische facturering over de grenzen heen mogelijk maakt zonder dat er directe verbindingen tussen handelspartners nodig zijn.

Wat is Peppol?

Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) is een set specificaties en een netwerkinfrastructuur waarmee bedrijven elektronische documenten (facturen, bestellingen, enz.) op een gestandaardiseerde, interoperabele manier kunnen uitwisselen.

Sleutelconcept: Peppol is zowel een technische specificatie (hoe je documenten uitwisselt) en een netwerk van gecertificeerde dienstverleners (die de uitwisseling faciliteert).

Hoe Peppol werkt

Het model met vier hoeken:

Hoek 1 - Afzender (uw bedrijf):
U maakt een factuur in uw ERP-systeem (NetSuite) met behulp van uw interne processen en formaten.

Hoek 2 - Toegangspunt van de afzender:
Uw gecertificeerde Peppol-toegangspunt converteert uw factuur naar het Peppol-formaat (UBL BIS Billing 3.0) en verzorgt de verzending.

Hoek 3 - Toegangspunt van de ontvanger:
Het toegangspunt van de ontvanger ontvangt de factuur in PEPPOL-formaat en converteert deze naar het gewenste formaat.

Corner 4 - Ontvanger (uw klant):
Je klant ontvangt de factuur in zijn systeem in een formaat dat hij kan verwerken.

De magie van Peppol: U hebt nooit directe integratie met uw handelspartners nodig. De toegangspunten zorgen voor alle interoperabiliteit.

Onderdelen van de Peppol-infrastructuur

Toegangspunten:
Gecertificeerde dienstverleners die gemachtigd zijn om documenten op het Peppol-netwerk te verzenden en te ontvangen. Voorbeelden zijn Invopop, Storecove, Basware, Pagero en vele anderen.

SMP (uitgever van servicemetadata):
Elk toegangspunt beheert een SMP met informatie over welke documenten een deelnemer kan ontvangen en hoe deze kan worden bereikt.

SML (Service Metadata Locator):
Centrale map die voor elke deelnemer naar de juiste SMP verwijst, waardoor dynamische routering over het netwerk mogelijk is.

Specificaties van het document:
Gestandaardiseerde documentformaten (BIS - Business Interoperability Specifications) zoals BIS Billing 3.0 voor facturen.

Peppol ID-structuur

Elke Peppol-deelnemer heeft een unieke Peppol-ID nodig (ook wel Peppol Participant Identifier genoemd) voor het routeren van documenten.

Formaat: [schema]:: [identifier]

Voorbeelden:

• België: 0208:0123456789 (schema 0208 = Belgisch ondernemingsnummer)
• Nederland: 0106:12345678 (schema 0106 = Nederlands KVK-nummer)
• Noorwegen: 0192:987654321 (schema 0192 = Noors organisatienummer)

Hoe routering werkt:

1. U wilt een factuur sturen naar een klant met Peppol-ID 0208:0123456789
2. Uw toegangspunt vraagt de SML naar deze ID
3. SML retourneert de SMP-locatie voor deze deelnemer
4. Uw toegangspunt vraagt de SMP om routeringsgegevens
5. De factuur wordt verzonden naar het toegangspunt van de klant
6. Het access point van de klant levert aan zijn systeem

Peppol-dekking en -adoptie

Actief in meer dan 40 landen:
Alle EU-lidstaten, het VK, Noorwegen, Zwitserland, Singapore, Australië, Nieuw-Zeeland, Japan, de VS (groeiend) en andere.

Interoperabiliteitsgarantie:
Elk gecertificeerd toegangspunt kan communiceren met elk ander toegangspunt, ongeacht de provider. Deze echte interoperabiliteit is de kernwaarde van Peppol.

Verplicht voor:

• Belgische B2B-e-facturatie (januari 2026)
• B2G-aanbestedingen in de Scandinavische landen
• Duitsland (naast andere opties)
• Groeiende lijst van EU-landen

Voordelen voor bedrijven:

• Geen directe integraties met handelspartners vereist
• Grensoverschrijdende compatibiliteit ingebouwd
• Keuze van de provider - schakel zo nodig over naar een ander toegangspunt
• Toekomstbestendig naarmate meer landen Peppol adopteren

Peppol versus Clearance-modellen

Peppol (gedecentraliseerde uitwisseling):

• Facturen die rechtstreeks via toegangspunten tussen handelspartners worden verzonden
• De overheid kan rapportagegegevens afzonderlijk ontvangen
• Geen blokkering van facturen door validatie door de overheid
• De bedrijfscontinuïteit wordt gehandhaafd, zelfs als overheidssystemen niet beschikbaar zijn

Goedkeuring (gecentraliseerde validatie):

• Elke factuur moet via het overheidsplatform worden verzonden
• Validatie vindt plaats voordat de factuur een wettelijke status krijgt
• Verzending van facturen naar de koper alleen na goedkeuring door de overheid
• Maximale zichtbaarheid van de overheid, maar afhankelijk van de beschikbaarheid van het platform

Landen die Peppol gebruiken: België, Nederland, Scandinavische landen, Duitsland (optie)

Landen die Clearance gebruiken: Italië, Polen, Spanje (gedeeltelijk), Turkije, Roemenië

Begrijp de regelgevingsmodellen per land →

Continue transactiecontroles (CTC)

CTC betekent een fundamentele verandering in de manier waarop belastingautoriteiten de economische activiteit controleren.

Wat is CTC?

Met continue transactiecontroles kunnen belastingautoriteiten transactiegegevens in realtime of bijna realtime ontvangen, van periodieke belastingrapportage naar continue monitoring.

Traditionele btw-rapportage:
Bedrijven dienen driemaandelijkse of maandelijkse btw-aangiften in met een samenvatting van alle transacties voor de periode.

CTC-aanpak:
Belastingdiensten ontvangen gegevens voor elke transactie zodra deze plaatsvindt, waardoor realtime monitoring en snelle fraudedetectie mogelijk is.

Goedkeuringsmodellen versus rapportagemodellen

Opruimingsmodel (Italië, Polen):

Proces:

1. De leverancier maakt een factuur
2. Factuur verzonden naar het goedkeuringsplatform van de overheid
3. Platform valideert formaat, inhoud en btw-berekeningen
4. Platform kent een uniek goedkeurings-ID en tijdstempel toe
5. Pas na goedkeuring kan de factuur naar de koper worden gestuurd
6. Factuur verkrijgt wettelijke erkenning via een goedkeuringsproces

Kenmerken:

• Validatie door de overheid vereist voordat de factuur is voltooid
• De factuur kan niet naar de koper worden gestuurd totdat deze is goedgekeurd
• Zorgt voor maximale zichtbaarheid van de overheid
• Creëert afhankelijkheid van de beschikbaarheid van overheidssystemen
• Risico op vertragingen in de verwerking als er problemen met het platform optreden

Rapportagemodel (Frankrijk, Spanje):

Proces:

1. De leverancier maakt een factuur
2. Factuur rechtstreeks naar de koper gestuurd
3. Tegelijkertijd worden transactiegegevens gerapporteerd aan de belastingdienst
4. De overheid houdt de uitwisseling van facturen in de gaten, maar blokkeert deze niet

Kenmerken:

• Facturen die rechtstreeks naar kopers worden verzonden
• Overheid ontvangt rapportagegegevens afzonderlijk
• Grotere veerkracht - bedrijven worden niet geblokkeerd door overheidskwesties
• Behoudt de bedrijfscontinuïteit
• Brengt toezicht in evenwicht met operationele flexibiliteit

Validatie door de overheid in goedkeuringssystemen

Wat wordt gevalideerd:

Conformiteit met het formaat: Heeft de factuur de juiste XML-structuur met verplichte velden?

Nauwkeurigheid van de btw-berekening: Kloppen de btw-bedragen op regelniveau correct? Is de totale btw correct berekend?

Geldigheid van de identificatie van de partij: Zijn de btw-nummers van leveranciers en kopers geldig en actief?

Naleving van bedrijfsregels: Voldoet de factuur aan landspecifieke vereisten?

Na succesvolle validatie:

• Unieke identificatiecode toegewezen (goedkeurings-ID, KsEF-nummer, enz.)
• Officieel tijdstempel opgenomen
• Onveranderlijk auditspoor aangemaakt
• Wettelijke factuurstatus verleend

Als de validatie mislukt:

• Factuur afgewezen met foutgegevens
• Moet worden gecorrigeerd en opnieuw worden ingediend
• Er bestaat geen wettelijke factuur totdat deze is goedgekeurd
• De koper mag niet betalen totdat de geldige factuur is ontvangen

Elementen voor naleving van de btw

Een juiste btw-behandeling is van cruciaal belang voor de naleving en acceptatie van e-facturen door zowel de ontvangende systemen als de belastingautoriteiten.

BTW-codes en Peppol-belastingkaarten

De eigen belastingcodes van NetSuite moeten worden gekoppeld aan PEPPOL-conforme belastingcodes voor verzending van e-facturen. Deze mapping zorgt ervoor dat het ontvangende systeem en de belastingautoriteiten de btw-behandeling die op elk regelitem wordt toegepast, correct interpreteren.

Gemeenschappelijke categorieën van de Peppol-belastingcode:

S (standaard): Standaard btw-tarief voor reguliere goederen en diensten
Z (Nulclassificatie): Speciale goederen met een nultarief (anders dan vrijgesteld)
E (vrijgesteld): Goederen/diensten die volgens de lokale wetgeving zijn vrijgesteld van btw
G (exporteren): Verkoop van goederen buiten de Europese Economische Ruimte
K (intracommunautaire levering): Verkoop van goederen binnen de EER aan btw-geregistreerde bedrijven
AE (omgekeerd opladen): BTW betaald door de klant in plaats van de leverancier
O (buiten bereik): Transacties waarbij geen btw van toepassing is (bijvoorbeeld sommige internationale diensten)

Voorbeeld van mapping:

Uw NetSuite-belastingcode „FR-VAT-20" (Franse standaard btw) is gekoppeld aan:

• Peppol-categorie: S (standaard)
• Tarief: 20%
• Land: FR

Uw NetSuite-belastingcode „FR-VAT-EXEPT-ART293B” is bedoeld voor:

• Peppol-categorie: E (vrijgesteld)
• Redencode voor de vrijstelling: VATEX-EU-O
• Land: FR

Categorieën btw-tarieven

In elektronische facturen moeten verschillende tariefcategorieën worden onderscheiden om een juiste fiscale behandeling te garanderen.

Standaardtarief:
Het standaard btw-tarief in elk land (bijvoorbeeld 21% in België, 20% in Frankrijk, 19% in Duitsland).

Tussentijds tarief:
Sommige landen hebben meerdere verlaagde tarieven (Frankrijk hanteert bijvoorbeeld een tussentijds tarief van 10% voor restaurants, renovaties).

Verlaagd tarief:
Lager tarief voor specifieke goederen/diensten (bijvoorbeeld voedsel, boeken, geneesmiddelen). Tariefpercentages verschillen per land.

Superverlaagd tarief:
Zeer laag tarief voor essentiële goederen (bijvoorbeeld 2,1% in Frankrijk voor medicijnen, 4% in Spanje voor basisbehoeften).

Nultarief:
0% btw, maar met het recht om voorbelasting terug te vorderen (anders dan vrijgesteld). Gebruikelijk voor export, boeken in sommige landen.

Parkeertarief:
Speciaal tarief voor gebruikte goederen die in sommige landen onder de margeregeling vallen.

Waarom een juiste indeling belangrijk is:

• Belastingautoriteiten valideren de juistheid van het tarief
• Kopers hebben nauwkeurige btw nodig voor hun eigen boekhouding
• Onjuiste tarieven kunnen leiden tot afwijzing van facturen
• Nalevingsaudits onderzoeken de btw-behandeling

BTW-vrijstellingscodes (Vatex)

Wanneer een factuurregel vrijgesteld is van btw, legt een gestandaardiseerde vrijstellingscode uit waarom. Deze codes zorgen voor transparantie en maken geautomatiseerde validatie mogelijk.

Belangrijkste Vatex-codes:

VATEX-EU-AE (omgekeerd opladen):
Binnenlandse verlegging waarbij de koper de btw verwerkt (B2B-bouw, telecommunicatie, enz.)

VATEX-EU-G (Export buiten de EU):
Goederen die buiten de Europese Unie worden geëxporteerd (nultarief voor btw-doeleinden)

VATEX-EU-IC (intracommunautaire levering):
Goederen die worden verkocht aan een met btw geregistreerd bedrijf in een andere EU-lidstaat

VATEX-EU-O (niet onderworpen aan btw):
Diensten of transacties die buiten het toepassingsgebied van de btw vallen (bijvoorbeeld bepaalde financiële diensten)

VATEX-EU-132 (Financiële diensten):
Specifieke vrijstelling voor financiële en verzekeringsdiensten op grond van artikel 135 van de btw-richtlijn

VATEX-EU-148 (Medische diensten):
Gezondheidszorgdiensten die zijn vrijgesteld op grond van artikel 132 van de btw-richtlijn

Landspecifieke codes:
Veel landen hebben aanvullende vrijstellingscodes voor specifieke scenario's (tweedehands goederen, kunstwerken, kleine bedrijven in het kader van vereenvoudigde regelingen, enz.)

Correct gebruik in e-facturen:

Voor een vrijgesteld regelitem:

• Belastingcategorie: E (vrijgesteld)
• Belastingpercentage: 0%
• Redencode voor de vrijstelling: Passende Vatex-code
• Tekst met de reden van de vrijstelling: Voor mensen leesbare uitleg (optioneel maar aanbevolen)

Voorbeeld:

<cac:TaxCategory>

<cbc:ID>E</cbc:ID>

<cbc:Percent>0</cbc:Percent>

<cbc:TaxExemptionReasonCode>VATEX-EU-IC</cbc:TaxExemptionReasonCode>

<cbc:TaxExemptionReason>Intracommunautaire levering aan FR12345678901</cbc:TaxExemptionReason>

</cac:TaxCategory>

Mechanisme voor omgekeerd opladen

Het verleggingsmechanisme verschuift de btw-verplichting van leverancier naar afnemer in specifieke scenario's.

Wanneer het van toepassing is:

• Grensoverschrijdende B2B-leveringen binnen de EU (intracommunautaire leveringen)
• Bepaalde huishoudelijke benodigdheden (bouw, afval, telecommunicatie, enz.)
• Import van diensten van buiten de EU

Hoe het werkt bij e-facturen:

Perspectief van de leverancier:

• Op de factuur staat 0% btw
• Belastingcategorie: AE (verlegging)
• Duidelijke indicatie dat de koper de btw moet betalen
• In de tekst van de factuur staat dat een verlegging van toepassing

Perspectief van de koper:

• Registreert zowel de btw in de uitvoer (alsof ze die in rekening hebben gebracht) als de voorbelasting (alsof ze die hebben betaald)
• Netto-effect is doorgaans nul voor volledig btw-geregistreerde bedrijven
• Moet btw vermelden in hun btw-aangifte

Vereisten voor e-facturen:

• Juiste code voor de belastingcategorie (AE)
• Duidelijke tekst voor omgekeerd opladen
• BTW-nummer van de koper inbegrepen
• Verwijzing naar toepasselijke wettelijke bepaling

Leer hoe u de juiste btw-afhandeling implementeert in NetSuite →

Strategie voor formaatselectie

Het kiezen van de juiste formaten voor je organisatie hangt af van meerdere factoren.

Houd rekening met uw operationele landen

Mandaat van België: UBL 2.1 via Peppol
Mandaat van Frankrijk: UBL, CII of Factur-X via PPF-platforms
Vereisten voor Duitsland: UBL of CII via Peppol of andere methoden
Mandaat van Polen: FA (3) via KSef-goedkeuring
Mandaat van Italië: FatturaPA via SDI-goedkeuring

Operaties in meerdere landen: Een oplossing nodig die meerdere formaten ondersteunt of een tussenformaat gebruikt (zoals GOBL) dat converteert naar vereiste standaarden.

Evalueer uw technische capaciteiten

Sterke XML-expertise: Directe UBL- of CII-implementatie mogelijk
Beperkte technische middelen: Overweeg oplossingen die de complexiteit van het formaat abstraheren
Bestaande Peppol-relaties: Maak gebruik van de huidige Access Point-verbindingen
Verouderde systemen: Heeft mogelijk middleware nodig voor de conversie van formaten

Balans tussen flexibiliteit en eenvoud

Maximale flexibiliteit: Op GOBL gebaseerde oplossing (enkele integratie, uitvoer in meerdere formaten)
Landspecifieke optimalisatie: Implementaties in eigen formaat voor elk land
Geleidelijke overgang: Factur-X voor de overgang van PDF naar gestructureerde data
Eenvoud: Kant-en-klare oplossingen die omgaan met de complexiteit van formaten

Volgende stappen: van inzicht tot implementatie

Het begrijpen van technische normen is essentieel, maar succesvolle e-facturering vereist een correcte implementatie in uw ERP-systeem.

NetSuite-oplossingen voor e-facturering: complete implementatiegids →
Ontdek hoe u e-facturering implementeert in NetSuite, vergelijk leveranciers van oplossingen (Invopop, Avalara, 4CEE, Zone, Banqup) en bereken uw ROI.

Overzicht van Europese mandaten voor e-facturatie →
Bekijk de wettelijke vereisten en nalevingstermijnen voor België, Frankrijk, Polen, Duitsland en andere Europese landen.

Conclusie

De technische infrastructuur die ten grondslag ligt aan Europese e-facturering is complex, maar als u de belangrijkste concepten (formaten, netwerken en normen) begrijpt, kunt u weloverwogen beslissingen nemen.

Of u nu kiest voor de brede acceptatie van UBL, de focus van CII op de toeleveringsketen, de hybride aanpak van Factur-X of de flexibiliteit van GOBL, succes hangt af van het afstemmen van technische capaciteiten op zakelijke vereisten en wettelijke verplichtingen.

De expertise van Novutech op het gebied van e-facturatie combineert technische kennis met praktische NetSuite-implementatie-ervaring, waardoor bedrijven kunnen omgaan met complexiteit en tegelijkertijd de operationele voordelen kunnen maximaliseren.

Klaar om e-facturatie in NetSuite te implementeren? Neem contact op met onze technische experts

Neem contact op met Novutech voor technische begeleiding bij e-facturatie

📧 Neem contact met ons op
💼 LinkedIn: Novutech
🌐 Meer technische bronnen