SuiteApprovals SuiteApp (NetSuite 19.2)

Goedkeuringsstromen vormen een integraal onderdeel van veel bedrijfsprocessen en de meeste bedrijven hebben zeer specifieke goedkeuringsroutes nodig op basis van complexe regels. Gezien het zware proces om deze goedkeuringsstromen regelmatig aan te passen binnen complexe workflows in NetSuite, hebben we besloten om de SuiteApprovals SuiteApp eens te proberen. Hier is onze korte recensie.

Functionaliteiten

Met SuiteApprovals kan de gebruiker een reeks regels instellen, afhankelijk van de zakelijke vereisten. Eerst moet de gebruiker het transactietype, de dochteronderneming, de actieve periode en het prioriteitsniveau van de regel selecteren. Vervolgens kan de gebruiker een valuta kiezen, waarbij de drempelwaarde boven de regel wordt ingesteld en het routeringstype. Interessant genoeg biedt de app de gebruiker de mogelijkheid om de aankooplimiet van de werknemer te kiezen als trigger voor het goedkeuringsproces (hier in het geval van een inkooporder).

Als de gebruiker de aangepaste optie voor het routingtype kiest, is de volgende stap het definiëren van de goedkeuringslijn door een reeks goedkeurders en hun goedkeuringsbedrag in te stellen. De app biedt de mogelijkheid om alle goedkeuringen te doorlopen of rechtstreeks naar de goedkeurder met het juiste goedkeuringsbedrag. Laatste interessante eigenschap: de goedkeurder kan een persoon, een rol of een groep zijn; en de gebruiker kan, in het geval van een rol of een groep, beslissen of hij wil dat slechts één goedkeurder of alle personen binnen de betrokken groep de transactie valideren.

Zodra de regel is ingesteld, kan de goedkeurder de transactie accepteren of weigeren. In het geval van een weigering moeten ze een reden voor de weigering invoeren, die vervolgens in een veld op het transactierecord verschijnt. De medewerker die de transactie heeft gemaakt, kan gemakkelijk zien waarom deze is geweigerd en kan deze eventueel bewerken en opnieuw indienen.

Limieten

SuiteApprovals biedt veel interessante functies, maar we hebben ook een aantal beperkingen ondervonden. Onze test bracht vier belangrijke problemen aan het licht die een belemmering bleken te zijn voor het proces dat we probeerden uit te voeren:

1. De gebruiker kan slechts één dochteronderneming selecteren, wat betekent dat hij de regels voor elke entiteit van het bedrijf moet repliceren. De gebruiker moet ervoor zorgen dat hij de juiste dochteronderneming selecteert voordat hij de goedkeuringsketen instelt, anders raakt hij deze kwijt en begint hij helemaal opnieuw als hij van dochteronderneming verandert voor de regel.
2. Hoewel het gebruik van een statische groep als goedkeurder prima werkte, leverde de test met een dynamische groep geen resultaat op. Dit is geen groot probleem, maar er moet wel rekening mee worden gehouden.
3. De SuiteApp bevat een reeks scripts die voor problemen kunnen zorgen, zoals het instellen van goedkeuringsroutes voor transacties waarvoor de gebruiker geen toestemming nodig heeft. Misschien moet hij de overbodige scripts traceren om ze te deactiveren.
4. Eenmaal opgeslagen, is de regel meestal niet te bewerken en kunnen deze niet worden verwijderd als er records aan zijn gekoppeld. Er zijn slechts enkele velden beschikbaar voor aanpassing en het is zelfs niet mogelijk om deze te deactiveren, waardoor de schaalbaarheid afneemt.

De weg vooruit

In release 2020.1 maakt de SuiteApprovals SuiteApp het mogelijk om goedkeuringsregels voor aanvraagdossiers op te stellen. Bovendien zal de ondersteuning voor de goedkeuring van meerdere dochterondernemingen voor gebruikers het nu mogelijk maken om goedkeurders van een dochteronderneming te specificeren of toe te voegen die anders is dan de dochteronderneming van een goedkeuringsregel. NetSuite zal dus waarschijnlijk tijdens de volgende releases tijd blijven investeren om deze SuiteApp te verbeteren.

Conclusie

Hoewel het een interessant hulpmiddel is om het instellen van complexe goedkeuringsworkflows tijdens een NetSuite-implementatie te vereenvoudigen, bevat de SuiteApprovals SuiteApp een handvol beperkingen die het leven van de gebruiker in sommige gevallen zelfs moeilijker kunnen maken. De app kan zeker een grote hulp zijn voor kleinere bedrijven met vrij eenvoudige goedkeuringsstromen, maar is niet geschikt voor grotere entiteiten met een complexe structuur en specifieke goedkeuringsinstellingen.

Op de kaart

• Eenvoudig te gebruiken
• Sterke goedkeuringen op maat
• Naadloze afwijzingsstroom
• Gebrek aan schaalbaarheid
• Gebrek aan flexibiliteit