SuiteApprovals SuiteApp (NetSuite 19.2)

Godkendelsesforløb er en integreret del af mange forretningsprocesser, og de fleste virksomheder kræver meget specifikke godkendelsesruter baseret på komplekse regler. I lyset af den tunge proces med at tilpasse disse godkendelsesprocesser regelmæssigt inden for komplekse arbejdsgange i NetSuite besluttede vi at prøve SuiteApprovals SuiteApp. Her er vores hurtige gennemgang.

Funktionaliteter

SuiteApprovals giver brugeren mulighed for at oprette en række regler afhængigt af deres forretningskrav. Først skal brugeren vælge transaktionstype, datterselskab, aktiv periode og prioritetsniveauet for reglen. Derefter kan brugeren vælge en valuta, den tærskel, over hvilken reglen er angivet, og routingtypen. Interessant nok giver appen brugeren mulighed for at vælge medarbejderens købsgrænse som udløser for godkendelsesprocessen (her i tilfælde af en indkøbsordre).

Hvis brugeren vælger den brugerdefinerede indstilling for routingtypen, vil det næste trin være at definere godkendelseslinjen ved at oprette en række godkendere og deres godkendelsesbeløb. Appen giver mulighed for at gå igennem alle godkenderne eller direkte til godkenderen med det rigtige godkendelsesbeløb. Sidste interessante funktion: Godkenderen kan enten være en person, en rolle eller en gruppe; og brugeren kan beslutte, i tilfælde af en rolle eller en gruppe, om han kun vil have en godkender eller alle personer i den involverede gruppe til at validere transaktionen.

Når reglen er konfigureret, kan godkenderen enten acceptere eller afvise transaktionen. I tilfælde af en afvisning skal de angive en afvisningsårsag, som derefter vises i et felt i transaktionsposten. Den medarbejder, der oprettede transaktionen, kan nemt se, hvorfor den blev afvist, og muligvis redigere og indsende den igen.

Grænser

SuiteApprovals tilbyder en masse interessante funktioner, men vi stødte også på en række begrænsninger. Vores test afslørede fire hovedproblemer, der viste sig at være hindringer for den proces, vi forsøgte at gennemføre:

1. Brugeren kan kun vælge et datterselskab, hvilket betyder, at han skal gentage reglerne for hver enhed i virksomheden. Brugeren skal sørge for at vælge det rigtige datterselskab, før godkendelseskæden opsættes, ellers mister han den og genstarter fra bunden, hvis han skifter datterselskab til reglen.
2. Selvom brugen af en statisk gruppe som godkender fungerede fint, gav testen med en dynamisk gruppe ikke noget resultat. Dette er ikke et stort problem, men det skal tages i betragtning.
3. SuiteApp leveres med en række scripts, der kan medføre nogle problemer, som at indstille godkendelsesruter for transaktioner, som brugeren ikke har brug for godkendelse til. Han skal muligvis spore de overflødige scripts for at deaktivere dem.
4. Når reglen er gemt, er den for det meste umulig at redigere og kan ikke slettes, hvis der er knyttet poster til den. Kun få felter er tilgængelige til ændring, og det er ikke engang muligt at deaktivere det, hvilket reducerer skalerbarhedssiden af det.

Vejen frem

Inden for version 2020.1 tillader SuiteApprovals SuiteApp oprettelse af godkendelsesregler for rekvisitionsposter. Derudover giver support til godkendelse på tværs af datterselskaber for brugere nu mulighed for at specificere eller tilføje godkendere fra et datterselskab, der er forskelligt fra datterselskabet for en godkendelsesregel. Så NetSuite vil sandsynligvis fortsætte med at investere tid på at forbedre denne SuiteApp gennem de næste udgivelser.

Konklusion

Selvom det er et interessant værktøj, der sigter mod at forenkle opsætningen af komplekse godkendelsesarbejdsgange under en NetSuite-implementering, kommer SuiteApprovals SuiteApp med en håndfuld begrænsninger, der faktisk kan gøre brugerens liv vanskeligere i nogle tilfælde. Appen kan helt sikkert være en stor hjælp for mindre virksomheder med ganske enkle godkendelsesstrømme, men er ikke tilstrækkelig til større enheder med en kompleks struktur og specifikke godkendelsesopsætninger.

Kort sagt

• Let at bruge
• Stærk brugerdefineret godkendelseskæde
• Problemfri afvisningsflow
• Manglende skalerbarhed
• Manglende fleksibilitet