Belgische gestructureerde mededelingen toevoegen in NetSuite

Waarom Belgische gestructureerde mededelingen belangrijk zijn in NetSuite

Hoewel het veldvoorstel van NetSuite uitgebreid is voor sommige regio's, missen we een zeer nuttig veld voor België op zowel de factuur als de factuur.

In België is een veelgebruikte mededeling over factuur/factuur een zogenaamde gestructureerde referentie.
Deze referentie bestaat uit 12 cijfers, waarbij de laatste twee cijfers de modulo (Euclidische rest) zijn van de eerste 10 cijfers gedeeld door 97. Dit is een van de factuurfuncties die helaas ontbreken in het sjabloon dat momenteel door NetSuite wordt geleverd.

Hoe voeg je gestructureerde mededelingen toe aan leveranciers- en klantfacturen in NetSuite in België?

Om deze leemte op te vullen en onze Belgische klanten te helpen bij hun dagelijkse betalingsafstemming, hebben we een oplossing in drie stappen ontwikkeld:

Gestructureerde mededelingen valideren op leveranciersfacturen in NetSuite

Eerst hebben we op het factuurdossier zelf een veld toegevoegd dat de gestructureerde referentie zal bevatten.

Als het veld na het opslaan is ingevuld, controleert een ClientScript de geldigheid van het veld. Om precies te zijn controleert het de lengte van het invoernummer (12), het type tekens (alleen numeriek) en de geldigheid van de laatste twee cijfers van de referentie ten opzichte van de eerste tien (mod 97). Als aan een van deze voorwaarden niet wordt voldaan, verschijnt er een waarschuwing die de gebruiker laat weten dat de gestructureerde referentie van de factuur onjuist is en welke regels hij moet volgen.

Deze configuratie houdt in dat de verantwoordelijkheid voor het correct invoeren van het gestructureerde referentienummer bij de gebruiker ligt, aangezien de gestructureerde referentie niet automatisch wordt gegenereerd.

Het Belgische SEPA-betaalbestandtemplate in NetSuite aanpassen

De tweede stap is het verbeteren van het SEPA Payment File Template voor België.
In de <RmtInf>tag hebben we de specifieke informatie toegevoegd die wijst op de aanwezigheid van een gestructureerde referentie. Dit gaat gepaard met een voorwaarde die verifieert of er een gestructureerde referentie is of niet. We hebben ervoor gezorgd dat de gestructureerde referentie altijd de voorkeur zou krijgen boven de reguliere referentie.

Gestructureerde mededelingen genereren op klantfacturen in NetSuite

Ten slotte hebben we op de factuur ook een referentieveld toegevoegd voor gestructureerde referenties

Het veld wordt gevuld met een aangepast script nadat de factuur is ingediend. De referentie blijft dus uniek, we gebruiken het factuurnummer om deze te genereren. De gestructureerde referentie volgt hetzelfde formaat als hierboven vermeld en verschijnt op de factuur die naar de klanten wordt gestuurd.

Betalingsreconciliatie in NetSuite vereenvoudigen voor Belgische bedrijven

Deze oplossing is bedoeld om een probleem aan te pakken dat vaak voorkomt bij NetSuite-gebruikers in België. Dankzij deze aanpassingen kunnen NetSuite-gebruikers op de juiste manier betalingsbestanden genereren met een gestructureerde factuurreferentie die voldoet aan de specifieke vereisten voor België en facturen met gestructureerde referenties verzenden.

Deze functies zijn zo ontworpen dat de gebruiker controle houdt over dat gestructureerde referentienummer en verantwoordelijk is voor de conformiteit ervan op de factuur en automatisch gegenereerd op de factuurzijde.

Belangrijkste aandachtspunten voor Belgische gestructureerde mededelingen in NetSuite

• Voldoet aan de specifieke kenmerken van de Belgische SEPA
• Gestructureerde referentie is standaard geselecteerd
• Aansprakelijkheid van gebruikers

Een vraag? Wilt u deze oplossing implementeren?