E-fakturering i Tyskland: frister, formater og NetSuite

E-fakturering i Tyskland er ikke længere noget, virksomheder først skal forholde sig til i fremtiden. Kravene er allerede begyndt at træde i kraft. Siden januar 2025 har virksomheder skullet kunne modtage strukturerede elektroniske fakturaer, og fra januar 2027 bliver det obligatorisk at udstede e-fakturaer for virksomheder med en omsætning på over 800.000 € i det foregående år.

For virksomheder, der bruger NetSuite, handler det om mere end at overholde lovgivningens deadlines. De skal også vide, hvilke fakturaformater der skal bruges, hvordan fakturaerne udveksles, og hvordan indgående og udgående e-fakturaer håndteres i de eksisterende finansprocesser.

På vores seneste webinar om e-fakturering i Tyskland gennemgik vi kravene og viste, hvordan integrationen mellem Novutech og Invopop gør det muligt at håndtere elektronisk fakturering direkte i NetSuite.

Gik du glip af webinaret? Her får du de seks vigtigste pointer – fra de tyske deadlines til de konkrete arbejdsgange i NetSuite.

‍

1. E-fakturering i Tyskland: Hvilke deadlines gælder?

Tyskland indfører gradvist obligatorisk e-fakturering for indenlandske B2B-transaktioner. Første fase handler om at kunne modtage elektroniske fakturaer. Derefter følger kravene om at udstede dem.

Her er de vigtigste datoer:

‍

Hvilke transaktioner er omfattet?

Det tyske krav om e-fakturering gælder primært indenlandske B2B-transaktioner mellem virksomheder etableret i Tyskland.

Reglerne afhænger også af transaktionstypen:

• B2B (Business-to-Business): Transaktioner mellem virksomheder er hovedfokus for de kommende krav om udstedelse af e-fakturaer.
• B2G (Business-to-Government): E-fakturering har allerede været obligatorisk for mange transaktioner med føderale offentlige myndigheder siden 2020.
• B2C (Business-to-Consumer): Transaktioner med private forbrugere er som udgangspunkt ikke omfattet af det indenlandske B2B-krav.

Grænseoverskridende transaktioner, eksempelvis en faktura fra en tysk virksomhed til en kunde i Frankrig eller Polen, er ikke underlagt det samme tyske krav om udstedelse af indenlandske B2B-e-fakturaer.

Der gælder også visse undtagelser. Fakturaer med et bruttobeløb på højst 250 € er eksempelvis undtaget fra e-faktureringskravet.

I overgangsperioden kan virksomheder fortsat anvende traditionelle fakturaer under bestemte betingelser. Fra 2027 bliver overgangsreglerne mere restriktive for virksomheder, der overstiger omsætningsgrænsen på 800.000 €.

Vil du have et mere detaljeret overblik over reglerne? Læs vores guide til e-fakturering i Tyskland fra 2025 til 2028.

‍

2. XRechnung vs. ZUGFeRD: Hvad er forskellen?

I Tyskland bruges primært to formater til elektronisk fakturering: XRechnung og ZUGFeRD.

Begge formater gør det muligt at behandle fakturaer automatisk ved hjælp af strukturerede, maskinlæsbare data. Forskellen ligger især i, hvordan fakturaoplysningerne præsenteres.

‍

XRechnung: Strukturerede XML-data

XRechnung er et XML-baseret fakturaformat, der er udviklet til elektronisk behandling.

Fakturaoplysningerne gemmes i en struktureret fil, som kompatible økonomisystemer kan læse direkte.

I modsætning til en almindelig PDF-faktura indeholder XRechnung ikke et traditionelt visuelt fakturalayout. Derfor kræver det et særskilt visningsværktøj at præsentere oplysningerne i et format, der er let at læse.

XRechnung kan sendes via e-mail eller gennem Peppol-netværket.

‍

ZUGFeRD: PDF og XML i samme dokument

ZUGFeRD er et hybridformat, der kombinerer:

• En læsbar PDF, som viser fakturaens layout, virksomhedslogo og øvrige oplysninger.
• En indlejret XML-fil, der indeholder de strukturerede fakturadata.

Det betyder, at modtageren kan åbne og læse fakturaen som en traditionel PDF, samtidig med at økonomisystemet automatisk kan behandle de strukturerede data.

ZUGFeRD kan være særligt praktisk for virksomheder, der er vant til PDF-fakturering, fordi formatet bevarer den velkendte visuelle præsentation.

‍

Hvorfor er XML vigtigt for fakturabehandling?

Ved traditionelle PDF-fakturaer bruger økonomisystemer ofte OCR (optisk tegngenkendelse) til at udtrække oplysninger fra dokumentet.

Strukturerede e-fakturaer fungerer anderledes. Her kan systemet læse fakturadata direkte fra XML-filen.

Det gør det muligt at undgå visse fejl, som kan opstå ved OCR, eksempelvis når tal eller tegn bliver aflæst forkert.

Her er de vigtigste forskelle mellem XRechnung og ZUGFeRD:

Begge formater understøtter e-fakturering i Tyskland, forudsat at de gældende tekniske og regulatoriske krav er opfyldt.

‍

3. Hvordan fungerer Peppol til e-fakturering i Tyskland?

Peppol er et internationalt netværk, der gør det muligt for virksomheder at udveksle strukturerede elektroniske dokumenter direkte mellem deres systemer.

I Tyskland er Peppol en af de kanaler, der kan bruges til at sende e-fakturaer. E-mail er fortsat en anden mulighed.

‍

E-mail eller Peppol: Hvad er forskellen?

Når en elektronisk faktura sendes via e-mail, modtager virksomheden dokumentet og behandler det gennem sin normale kreditorproces.

Med Peppol foregår udvekslingen gennem et netværk, der forbinder registrerede deltagere.

Når afsender og modtager er korrekt konfigureret, kan fakturaerne overføres direkte mellem deres systemer.

Det giver mulighed for:

• Direkte fakturaudveksling mellem systemer.
• Overførsel af strukturerede elektroniske data.
• Levering mellem registrerede deltagere på netværket.

Peppol er ikke obligatorisk for alle indenlandske B2B-fakturaer i Tyskland. E-mail kan fortsat bruges til at sende elektroniske fakturaer, der opfylder kravene.

I den Novutech × Invopop-integration, vi præsenterede på webinaret, kan XRechnung-fakturaer sendes via Peppol, mens ZUGFeRD-fakturaer leveres via e-mail.

‍

4. Hvordan kan NetSuite sende XRechnung- og ZUGFeRD-fakturaer?

Med Novutech × Invopop-integrationen kan virksomheder håndtere udgående elektroniske fakturaer direkte i NetSuite.

Processen starter med en almindelig faktura, der oprettes i NetSuite. Integrationen sørger derefter for at behandle og sende fakturaen i det konfigurerede elektroniske format.

Her er de fire trin, vi gennemgik under webinaret.

‍

Trin 1: Konfigurér kundens præferencer for e-fakturering

Før en elektronisk faktura kan sendes, skal kundeoplysningerne være korrekt registreret i NetSuite.

Det gælder blandt andet kundens adresse, e-mailadresse og indstillinger for e-fakturering.

Integrationen tilføjer en særskilt sektion på kundekortet kaldet E-Invoice Preferences.

Her kan man angive:

• Kundens Peppol-faktureringsadresse.
• Om e-fakturering er aktiveret.
• Det foretrukne format: XRechnung eller ZUGFeRD.
• Den e-mailadresse, som fakturaerne skal sendes til.

Connectoren kan også hente oplysninger om Peppol-registrering gennem et opslag i et register.

Opslaget bruger kundens identifikationsoplysninger, herunder momsregistreringsnummeret, til at finde en eventuel registrering.

Det kan ske automatisk via et planlagt script eller startes manuelt.

‍

Trin 2: Generér den elektroniske faktura

Når kundens indstillinger er på plads, kan fakturaen oprettes gennem den normale proces i NetSuite.

Integrationen klargør fakturadataene og sender dem til Invopop, som genererer den elektroniske faktura i det relevante format.

Behandlingen kan ske automatisk via et planlagt script. Det er også muligt at sende fakturaen med det samme ved at klikke på knappen Send Invoice.

‍

Trin 3: Send fakturaen til kunden

Leveringsmetoden afhænger af kundens konfiguration.

For XRechnung: Fakturaen kan sendes gennem Peppol-netværket, hvis modtageren er registreret.

For ZUGFeRD: Hybridfakturaen med PDF og XML kan sendes til den e-mailadresse, der er angivet på kundekortet.

Begge scenarier blev demonstreret i NetSuite med fakturaer, der allerede var oprettet i ERP-systemet.

‍

Trin 4: Følg fakturaens status i NetSuite

Status for den elektroniske faktura er tilgængelig direkte i NetSuite.

I den demonstrerede proces ændres en faktura eksempelvis fra Generated til Sent, når den er blevet sendt.

Tilhørende fakturadokumenter og kommunikationsregistreringer kan også tilgås fra den relevante post i NetSuite.

På den måde kan brugerne fortsætte med at håndtere udgående fakturaer i deres eksisterende ERP-miljø.

‍

5. Hvordan håndterer NetSuite indgående e-fakturaer?

De tyske krav til e-fakturering påvirker også kreditorbogholderiet.

Siden januar 2025 har virksomheder som udgangspunkt skullet kunne modtage strukturerede elektroniske fakturaer for indenlandske B2B-transaktioner.

Novutech × Invopop-integrationen understøtter behandling af indgående fakturaer via både e-mail og Peppol.

‍

Modtagelse og validering af e-fakturaer

Indgående fakturaer modtages gennem Invopop, hvor de strukturerede oplysninger valideres og gøres tilgængelige for videre behandling i NetSuite.

Brugerne kan åbne de modtagne fakturaer, gennemgå XML-dataene og se de tilgængelige dokumenter.

Integrationen giver mulighed for at oprette leverandørfakturaer på to forskellige måder.

‍

Mulighed 1: Behandl fakturaen som en kladde (Draft Bill)

Med Draft Bill indsættes et ekstra trin, før den endelige leverandørfaktura oprettes.

Brugerne kan gennemgå de oplysninger, der er hentet fra den elektroniske faktura, og udfylde eller rette relevante felter.

Det kan eksempelvis være nødvendigt at kontrollere faktureringsperioden, datoer og andre regnskabsoplysninger, inden fakturaen behandles videre.

Når oplysningerne er godkendt, konverteres kladden til en leverandørfaktura i NetSuite.

Denne arbejdsgang understøtter også three-way matching, hvor fakturaen sammenholdes med indkøbsordren og varemodtagelsen.

‍

Mulighed 2: Opret en leverandørfaktura direkte (Vendor Bill)

Den anden mulighed er at oprette en leverandørfaktura direkte ud fra de strukturerede fakturadata.

De relevante felter udfyldes automatisk i NetSuite.

Fakturaen åbnes derefter i redigeringstilstand, så brugeren kan gennemgå oplysningerne og foretage eventuelle rettelser, før den gemmes.

‍

Hvad sker der, hvis leverandøren ikke findes i NetSuite?

En indgående e-faktura kan komme fra en leverandør, der endnu ikke er oprettet i ERP-systemet.

I den situation giver integrationen mulighed for at vælge Create Vendor.

De leverandøroplysninger, der findes i fakturaen, bruges til automatisk at udfylde en ny leverandørpost.

Når oplysningerne er gennemgået og gemt, kan brugeren vende tilbage til den indgående faktura og fortsætte behandlingen.

Den eksisterende betalingsproces forbliver uændret.

‍

6. Hvordan fungerer Novutech × Invopop-integrationen?

Novutech × Invopop-løsningen forbinder NetSuite med infrastrukturen til elektronisk fakturering og understøtter både debitor- og kreditorprocesser.

Integrationen består af to komponenter med hver deres rolle.

Invopop håndterer behandlingen af elektroniske fakturaer, herunder generering af fakturaformater, validering og transmission.

Novutech har udviklet connectoren mellem NetSuite og Invopop, så e-faktureringsprocesserne kan håndteres direkte i ERP-systemet.

Løsningen understøtter de tyske fakturaformater, vi har gennemgået, og videreudvikles samtidig til at dække kravene til e-fakturering i andre europæiske lande.

‍

Hvor lang tid tager implementeringen?

Under webinaret gennemgik vi en typisk implementeringstid på fire til fem uger, afhængigt af den eksisterende opsætning og projektets behov.

Før en virksomhed implementerer en løsning til e-fakturering, er der flere forhold, der bør afklares:

• Transaktionernes omfang: Hvilke fakturaer er omfattet af kravene til e-fakturering?
• Fakturaflows: Skal virksomheden kunne sende e-fakturaer, modtage dem eller begge dele?
• Fakturaformater: Hvilke formater er relevante for kunder og leverandører?
• Leveringskanaler: Skal fakturaerne udveksles via e-mail eller Peppol?
• Særlige transaktioner: Skal løsningen også håndtere kreditnotaer eller forudbetalinger?
• Fakturavolumen: Hvor mange fakturaer behandler virksomheden hver måned eller hvert år?
• Eksisterende systemer: Bruger virksomheden allerede værktøjer til at modtage og behandle elektroniske fakturaer?

Virksomheder, der allerede har en kreditorløsning, som kan håndtere elektroniske fakturaer i overensstemmelse med kravene, behøver ikke nødvendigvis at erstatte den.

Den rette opsætning afhænger af de systemer og processer, virksomheden allerede anvender.

‍

E-fakturering i Tyskland med NetSuite: De vigtigste pointer

De tyske krav til e-fakturering ændrer den måde, virksomheder udsteder, modtager og behandler fakturaer på.

For NetSuite-brugere er det især vigtigt at have styr på de gældende deadlines, de nødvendige elektroniske fakturaformater, leveringskanalerne og integrationen med de eksisterende finansprocesser.

Novutech × Invopop-løsningen understøtter disse processer direkte i NetSuite gennem funktioner som:

• Generering af XRechnung- og ZUGFeRD-fakturaer.
• Transmission af elektroniske fakturaer via Peppol eller e-mail.
• Automatisk og manuel afsendelse af fakturaer.
• Statusopfølgning på elektroniske fakturaer.
• Validering af indgående fakturaer og oprettelse af leverandørfakturaer.
• Oprettelse af leverandører ud fra oplysninger i indgående fakturaer.

Alle disse funktioner blev vist gennem konkrete demonstrationer i NetSuite under vores webinar.

‍

Gør e-fakturering i Tyskland enklere med Novutech

At forberede sig på de tyske krav om e-fakturering handler om mere end at kunne generere en XML-fil.

Virksomheder skal sikre, at deres faktureringsprocesser understøtter de nødvendige formater, leveringskanaler og arbejdsgange for både indgående og udgående fakturaer.

Hos Novutech hjælper vi virksomheder med at integrere kravene til e-fakturering i deres NetSuite-miljø gennem vores integration med Invopop.

Uanset om I forbereder jer på den tyske deadline i 2027 eller ønsker at gennemgå jeres nuværende opsætning, kan vores team hjælpe jer med at finde den rette tilgang.

Book en samtale med vorecs eksperter for at drøfte jeres behov inden for e-fakturering.