E-fakturering i Tyskland: guide 2025–2028

Det tyske krav om e-fakturering er allerede trådt i kraft. Fejlen er at betragte det som en deadline, der først bliver relevant i 2027.

Siden 1. januar 2025 har tyske virksomheder skullet kunne modtage strukturerede elektroniske fakturaer for indenlandske B2B-transaktioner. Fra 1. januar 2027 bliver udstedelse obligatorisk for virksomheder med en årlig omsætning på over 800.000 €, før kravet fra 1. januar 2028 udvides til alle virksomheder, der er omfattet.

For finance-ansvarlige er dette ikke blot en teknisk ændring af fakturaformatet. Det ændrer måden, fakturadata oprettes, udveksles, modtages, lagres og revideres på. Virksomheder, der forstår det regulatoriske framework i god tid, vil være bedre rustet til at tilpasse deres finansielle systemer uden at skulle forcere implementeringen.

Denne guide forklarer, hvad det tyske e-faktureringskrav indebærer, hvem der er omfattet, hvilke datoer der er vigtige, og hvad finance-teams bør vide, før de går videre med en mere detaljeret forberedelse.

‍

Hvad indebærer det tyske krav om e-fakturering?

Det tyske e-faktureringskrav betyder, at virksomheder, der er omfattet, skal anvende strukturerede elektroniske fakturaer til indenlandske B2B-transaktioner. Reglerne blev indført gennem Wachstumschancengesetz, også kendt som Growth Opportunities Act, som ændrede de tyske momsregler for fakturering for transaktioner gennemført efter 31. december 2024.

Det tyske finansministerium forklarer, at elektroniske fakturaer fra 1. januar 2025 som udgangspunkt skal anvendes ved transaktioner mellem indenlandske virksomheder, med overgangsregler under implementeringsperioden. Private slutforbrugere er ikke omfattet af disse B2B-regler.

Den vigtigste ændring ligger i selve definitionen af en faktura. En almindelig PDF kan godt være digital, men den betragtes ikke automatisk som en e-faktura efter reglerne. En compliant e-faktura skal indeholde strukturerede data, som kan behandles elektronisk.

‍

E-fakturering i Tyskland: vigtige datoer

Tyskland indfører obligatorisk B2B e-fakturering gradvist. Kravet om at kunne modtage e-fakturaer kommer først, efterfulgt af trinvise krav om udstedelse.

Siden november 2020 har e-fakturering allerede været obligatorisk for mange B2G-transaktioner i Tyskland. Fakturaer til offentlige myndigheder kræver typisk XRechnung, det tyske e-faktureringsformat for den offentlige sektor.

Siden 1. januar 2025 har tyske virksomheder skullet kunne modtage strukturerede e-fakturaer, der overholder EN 16931, den europæiske standard for elektronisk fakturering. Det betyder, at kravet allerede er aktivt set fra et modtagelsesperspektiv.

Fra 1. januar 2027 skal virksomheder med en årlig omsætning på over 800.000 € udstede strukturerede elektroniske fakturaer for indenlandske B2B-transaktioner.

Fra 1. januar 2028 udvides udstedelseskravet til alle virksomheder, der er omfattet, for indenlandske B2B-transaktioner.

Denne trinvise tidsplan skaber en praktisk udfordring. Mange virksomheder planlægger ud fra udstedelsesdatoen i 2027, men AP-teams skal allerede nu kunne håndtere indgående strukturerede fakturaer.

‍

Hvem er omfattet af B2B e-fakturering i Tyskland?

Det tyske B2B e-faktureringskrav gælder for transaktioner mellem indenlandske virksomheder. I praksis er det relevant for virksomheder med tyske enheder, tyske momsregistreringer eller indenlandske B2B-fakturaflows i Tyskland.

For internationale virksomheder går spørgsmålet ofte videre end: “Har vi et tysk datterselskab?” Finance-teams skal også forstå, om fakturaer udstedes lokalt, om leverandører sender fakturaer til tyske enheder, og om kunde- eller offentlige krav allerede kræver struktureret fakturering.

Kravet er særligt relevant for virksomheder med:

• tyske juridiske enheder, der udsteder indenlandske B2B-fakturaer;
• tyske enheder, der modtager leverandørfakturaer;
• B2G-fakturaflows med tyske offentlige myndigheder;
• ERP- eller faktureringssystemer, der genererer fakturaer for tyske aktiviteter;
• finance-processer på tværs af flere enheder, hvor Tyskland indgår i en bredere europæisk struktur.

‍

Hvad tæller som en e-faktura i Tyskland?

I Tyskland skal en compliant e-faktura udstedes, transmitteres og modtages i et struktureret elektronisk format. Referencestandarden er EN 16931, som definerer den semantiske model for elektroniske fakturaer i Europa.

Det er vigtigt, fordi kravet ikke blot handler om at sende fakturaer elektronisk. Det handler om at gøre fakturadata maskinlæsbare og egnede til automatiseret behandling.

En PDF sendt via e-mail kan stadig anvendes i visse sammenhænge i overgangsperioderne, men den er ikke det samme som en struktureret e-faktura, når kravet gælder. De tyske regler peger mod strukturerede formater som XRechnung og ZUGFeRD, forudsat at de opfylder de relevante krav.

Den enkleste måde at forklare det på er denne: Den visuelle faktura er ikke længere hele historien. De strukturerede data bliver det centrale compliance-lag.

‍

B2B- og B2G-e-fakturering er ikke det samme

Tyskland har allerede et etableret framework for B2G e-fakturering. For fakturaer sendt til offentlige myndigheder har XRechnung været obligatorisk siden november 2020 i mange offentlige scenarier. Disse fakturaer udveksles typisk gennem kanaler til den offentlige sektor, ofte med Peppol eller offentlige platforme.

B2B-kravet er anderledes. Det indfører struktureret elektronisk fakturering for transaktioner mellem indenlandske virksomheder med obligatorisk modtagelse fra 2025 og trinvist krav om udstedelse fra 2027 og 2028.

Denne forskel er vigtig, fordi finance-teams ikke bør antage, at én proces dækker alle situationer. En B2G-faktura kan kræve andre routingoplysninger, identifikatorer eller leveringskanaler end en standard B2B-faktura.

For virksomheder, der betjener både offentlige og private kunder i Tyskland, bør B2G- og B2B-flows gennemgås separat.

‍

XRechnung og ZUGFeRD: det finance-teams skal vide

Tyskland anvender primært to e-faktureringsformater: XRechnung og ZUGFeRD. Denne artikel holder forklaringen på et overordnet niveau, fordi en detaljeret sammenligning mellem PDF, XRechnung og ZUGFeRD bør behandles i en separat artikel.

XRechnung er Tysklands XML-baserede e-faktureringsstandard, som er compliant med EN 16931. Den bruges i vid udstrækning til fakturering til den offentlige sektor, men er også et af de vigtigste compliant-formater til indenlandsk B2B e-fakturering sammen med ZUGFeRD. Formatet er designet til automatiseret behandling og kræver ikke en menneskeligt læsbar PDF, selv om PDF-filer kan tilføjes som supplerende bilag. De strukturerede XML-data er fortsat den autoritative faktura. XRechnung-fakturaer kan sendes via e-mail eller gennem Peppol-netværket for automatiseret system-til-system-levering, forudsat at modtageren er registreret til at modtage fakturaer via Peppol.

ZUGFeRD er et hybridformat. Det kombinerer et menneskeligt læsbart PDF/A-3-dokument med indlejrede strukturerede XML-data. Det gør formatet praktisk i mange B2B-situationer, fordi det understøtter både menneskelig gennemgang og automatiseret behandling.

Begge formater er knyttet til det europæiske e-faktureringsframework og skal håndteres omhyggeligt med hensyn til data, validering og arkivering.

For finance-teams er hovedspørgsmålet ikke kun: “Hvilket format er lovligt?” Det er: “Hvilket format gælder for hvilket fakturaflow, hvilken kundetype og hvilken leveringskanal?”

‍

Er Peppol obligatorisk for e-fakturering i Tyskland?

Peppol er vigtigt i Tyskland, især for fakturering til den offentlige sektor, men det er generelt ikke obligatorisk for al B2B e-fakturering.

Det tyske B2B-krav fokuserer på strukturerede elektroniske fakturaer, der overholder den krævede standard. Leveringskanalen kan variere afhængigt af transaktionen, modtageren, formatet og den aftalte udvekslingsproces.

For B2G-transaktioner er Peppol mere udbredt, fordi fakturering til den offentlige sektor ofte afhænger af struktureret routing og access points. For B2B-transaktioner forenkler Novutechs e-faktureringsløsning leveringen: Når modtageren findes i Peppol Directory, sendes en XRechnung automatisk gennem Peppol-netværket.

Det er en af grundene til, at e-fakturering både er et juridisk og et operationelt emne. Formatet, kanalen og den underliggende ERP-proces skal fungere sammen.

‍

Hvilke fakturaoplysninger skal være strukturerede?

En compliant e-faktura skal indeholde de lovpligtige fakturaoplysninger i struktureret form. Det omfatter blandt andet skatteidentifikationsnumre for sælger og køber, fakturanummer, fakturadato, fakturalinjer, momsoplysninger og relevante referencer som indkøbsordrer eller kontrakter, hvor det er relevant.

Det er her, kravet begynder at påvirke den daglige finance-drift. Hvis den strukturerede faktura afhænger af ERP-data, kan ufuldstændige eller inkonsistente ERP-data blive et compliance-problem.

Typiske dataområder omfatter:

• oplysninger om juridisk enhed;
• skatteidentifikationsnumre for kunder og leverandører;
• momsnumre og momskoder;
• faktureringsadresser;
• beskrivelser af fakturalinjer;
• mængder, enheder og priser;
• momssatser og momsbeløb;
• indkøbsordre- eller køberreferencer, hvor det er påkrævet.

‍

Hvor længe skal tyske e-fakturaer arkiveres?

Tyske e-fakturaer skal arkiveres digitalt og opbevares på en compliant måde. Baseret på den dokumentation, der er gennemgået til denne artikel, skal strukturerede fakturaer opbevares i deres oprindelige strukturerede format i 8 år, i tråd med GoBD-kravene til integritet, læsbarhed og tilgængelighed.

For hybride ZUGFeRD-dokumenter er den strukturerede XML det skattemæssigt relevante element. PDF’en er nyttig for menneskelig læsbarhed, men de strukturerede data skal forblive tilgængelige og uændrede.

For finance-teams betyder det, at arkivering bør indgå i e-faktureringsprocessen fra starten. Det er ikke nok at generere eller modtage fakturaen. Virksomheden skal også kunne finde den juridisk relevante fil senere til revision eller skattemæssige formål. Med Novutechs løsning er e-fakturaens XML tilgængelig og gemt i NetSuite, som fortsat kan fungere som arkiveringsplatform. Derudover arkiverer Invopop også e-fakturaen i den krævede opbevaringsperiode.

‍

Hvad med e-reporting og ViDA?

Det nuværende tyske krav fokuserer på struktureret e-fakturering. Digital rapportering forventes at udvikle sig i forbindelse med EU-initiativet VAT in the Digital Age, eller ViDA.

Europa-Kommissionen oplyser, at Digital Reporting Requirements vil gælde for grænseoverskridende B2B-transaktioner fra 1. juli 2030. Medlemsstater med nationale krav om digital rapportering i realtid skal desuden tilpasse sig EU-modellen inden 2035.

For Tyskland er den præcise fremtidige nationale rapporteringsmodel endnu ikke fuldt defineret. Retningen er dog tydelig: Strukturerede fakturadata vil få stadig større betydning for momsrapportering og skattemæssig transparens.

Derfor bør finance-teams undgå at betragte det tyske krav som en enkeltstående compliance-opgave. Udrulningen i 2025–2028 er en del af en bredere europæisk bevægelse mod strukturerede fakturadata. Novutechs løsning dækker allerede e-reporting i lande, hvor det er påkrævet, herunder Spaniens SII og e-reporting i Frankrig. Det gør det lettere at skalere til fremtidige compliance-krav og bygge en løsning, der kan tilpasses i takt med, at reglerne udvikler sig.

‍

Hvorfor det tyske krav er vigtigt for finance-driften

Det tyske e-faktureringskrav skaber juridiske forpligtelser, men den reelle effekt ligger i finance-driften.

Fakturaer skal bevæge sig gennem systemer i strukturerede formater. Kunde- og leverandørdata skal være komplette. Finance-teams skal forstå, hvilke flows der er omfattet, hvilke formater der gælder, hvordan fakturaer leveres, og hvor de juridisk relevante filer opbevares.

For virksomheder, der bruger NetSuite eller et andet ERP-system, betyder det, at ERP-systemet ikke kan forblive afkoblet fra e-faktureringsprocessen. Fakturaens livscyklus skal være synlig dér, hvor finance-teams allerede arbejder.

Hos Novutech ser vi e-fakturering som en del af finance transformation, ikke kun som compliance. Den rette løsning skal hjælpe virksomheder med at overholde reglerne, samtidig med at den forbedrer kontrol, sporbarhed, skalerbarhed og operationel effektivitet på tværs af finance-processer.

‍

Hvad finance-teams bør afklare før implementeringen

Før de går videre med en detaljeret forberedelse, bør finance-ledere internt afstemme nogle regulatoriske og operationelle spørgsmål.

For det første: Identificér hvilke tyske enheder og fakturaflows der er omfattet. B2B-, B2G- og grænseoverskridende flows kan være underlagt forskellige krav.

For det andet: Afklar hvilke formater der er relevante for virksomheden. Nogle kunder kan forvente XRechnung. Andre kan acceptere eller foretrække ZUGFeRD. Offentlige flows kan have specifikke routingkrav.

For det tredje: Gennemgå om jeres systemer kan modtage og opbevare strukturerede fakturafiler. Da modtagelse har været obligatorisk siden 2025, er dette allerede relevant for AP-teams.

For det fjerde: Bekræft hvem der ejer området internt. E-fakturering ligger i krydsfeltet mellem finance, tax, IT og operations. Uden tydeligt ejerskab kan beslutninger om data, systemer og compliance gå langsomt.

‍

Sådan hjælper Novutech virksomheder med at forberede sig

Novutech hjælper europæiske vækstvirksomheder med at transformere deres finance-drift ved at sammentænke mennesker, processer og teknologi. Vores teams understøtter NetSuite-implementering, optimering, integrationer, automatisering og langsigtet finance transformation på tværs af Europa.

For e-fakturering i Tyskland forbinder Novutech NetSuite med Invopop for at understøtte oprettelse og levering af e-fakturaer. Når modtageren findes i Peppol Directory, kan en XRechnung automatisk sendes gennem Peppol-netværket. Ud over denne løsning rådgiver vores team om regulatorisk scope og fakturaflows og understøtter implementeringen i jeres ERP og finance-processer.

Med mere end 250 kunder i Europa, 65+ eksperter i 8 lande, 100+ certificeringer og mange års NetSuite-erfaring kombinerer Novutech viden om finance-processer med teknisk implementeringsekspertise til e-faktureringsprojekter.

‍

Klar til at forstå konsekvenserne af e-fakturering i Tyskland?

Det tyske e-faktureringskrav er allerede i gang. Jo tidligere finance-teams forstår scope, tidsplan og konsekvenser for data, desto lettere bliver det at forberede sig uden unødig kompleksitet i sidste øjeblik.

Hvis I bruger NetSuite og har brug for at forstå, hvordan det tyske krav kan påvirke jeres finance-drift, kan vores eksperter hjælpe jer med at vurdere de rette næste skridt.