CHARTE DE PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE ET GESTION DES COOKIES

1. Objet

La présente Charte est établie par la société de droit belge à responsabilité limitée NOVUTECH, dont le siège social est établi en Belgique, à 1420 Braine-l’Alleud, Rue Longue 171 et enregistrée auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0725.984.919 (ci-après dénommé le “Responsable du Traitement”).

L’objet de la présente Charte est d’informer les Utilisateurs du site Internet www.novutech.com (ci-après le “Site”), de la manière dont les données sont récoltées et traitées par le Responsable du Traitement, tant lors de l’utilisation du Site que dans le cadre de la fourniture de ses services à ses Clients.

La présente Charte s’inscrit dans le souhait du Responsable du Traitement d’agir en toute transparence, dans le respect de la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel et du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (ci-après dénommé le “Règlement Général sur la Protection des Données“).

Si l’Utilisateur souhaite réagir à l’une des pratiques décrites ci-après, il peut contacter le Responsable du Traitement en écrivant à l’adresse du siège de l’Entreprise ou par e-mail à welcome@novutech.com.

2. Consentement

En accédant au Site et en l’utilisant, ou lorsqu’il contracte avec l’Entreprise, l’Utilisateur déclare avoir pris connaissance des informations décrites ci-dessous, accepte la présente Charte et consent expressément à ce que le Responsable du Traitement recueille et traite, conformément aux modalités et principes décrits dans la présente Charte, ses données à caractère personnel qu’il communique par le biais du Site et/ou à l’occasion des services proposés, pour les finalités indiquées ci-après.

L’Utilisateur a le droit de retirer son consentement à tout moment, ce qui implique automatiquement l’arrêt de l’utilisation du Site par l’Utilisateur et/ou l’arrêt de la fourniture des services par l’Entreprise à cet Utilisateur également Client. Le retrait du consentement ne compromet pas la licéité du traitement fondé sur le consentement préalablement donné.

3. Données collectées

En visitant et en utilisant le Site, l’Utilisateur consent expressément à ce que le Responsable du Traitement recueille et traite, selon les modalités et principes décrits ci-après, les données à caractère personnel suivantes :

• Son domaine (détecté automatiquement par le serveur du Responsable du Traitement), y compris l’adresse IP dynamique ;
• Son adresse de courrier électronique si l’Utilisateur l’a précédemment révélée d’une quelconque manière et notamment en communiquant avec le Responsable du Traitement par courrier électronique, etc. ;
• Toute information que l’Utilisateur donne volontairement, en ce compris son nom et prénom, son domicile et/ou son adresse professionnelle, son numéro de téléphone, son adresse électronique, son âge, ses coordonnées de facturation et de paiement, etc.

En faisant appel aux services de l’Entreprise, l’Utilisateur devient Client au sens des conditions générales de l’Entreprise et consent à ce titre que le Responsable du Traitement recueille et traite, selon les modalités et principes décrits ci-après, les données à caractère personnel suivantes :

• Toutes les données permettant d’identifier le Client à des fins de facturation, de gestion de la clientèle et de bonne exécution des services proposés par l’Entreprise ;
• Les données bancaires et financières du Client aux mêmes fins que celles précitées ;
• Indirectement, la consultation de l’ensemble des données que le Client encode lui-même dans sa plateforme NetSuite et à laquelle l’Entreprise a accès dans le strict cadre de la fourniture de ses services pour le Client ;

Il est possible que le Responsable du Traitement soit également amené à récolter des données à caractère non personnel. Ces données sont qualifiées de données à caractère non personnel car elles ne permettent pas d’identifier directement ou indirectement une personne physique en particulier ou concernent des personnes morales. Elles pourront dès lors être utilisées à quelques fins que ce soit, par exemple pour améliorer le Site, les services proposés par l’Entreprise ou les publicités du Responsable du Traitement.

Dans l’hypothèse où des données à caractère non personnel seraient combinées à des données à caractère personnel, de sorte qu’une identification des personnes concernées serait possible, ces données seront traitées comme des données à caractère personnel jusqu’à ce que leur rapprochement avec une personne physique particulière soit rendu impossible.

4. Méthodes de collecte

Le Responsable du Traitement récolte les données à caractère personnel via :

• Toutes les données complétées manuellement par l’Utilisateur par le biais du formulaire de contact ou d’autres formulaires de collectes de données présents sur le Site ;
• L’utilisation de cookies ;
• Par réception de courriels électroniques envoyés par l’Utilisateur à l’Entreprise ;
• Par téléphone ;
• Lors de la fourniture de ses services, par l’accès à la plateforme NetSuite du Client ;
• Lors de workshops/ateliers métiers exécutés avec les Utilisateurs.

5. Finalités du traitement

Les données à caractère personnel de l’Utilisateur ne sont recueillies et traitées qu’aux seules fins mentionnées ci-dessous :

• Assurer la gestion et le contrôle de l’exécution des services proposés et répondre aux commandes passées ;
• Envoyer des informations promotionnelles (par le biais de newsletters) sur les services du Responsable du Traitement ;
• Envoyer, éventuellement, des offres de services à des conditions préférentielles ;
• Répondre aux questions de l’Utilisateur ;
• Améliorer la qualité du Site et des services proposés par le Responsable du Traitement ;
• Transmettre des informations sur des nouveaux services du Responsable du Traitement ;
• Promouvoir et commercialiser le Site et les services pour l’Utilisateur, c’est-à-dire en vue d’actions de marketing direct ;
• Permettre une meilleure identification des centres d’intérêt de l’Utilisateur ;
• Permettre l’envoi de factures et le paiement de services ;
• Informer l’Utilisateur quand il y a des mises à jour et des modifications apportées au Site et/ou à la présente Charte ;
• Permettre le suivi des plaintes de l’Utilisateur ;
• Pour tout autre but pour lequel l’Utilisateur aurait autorisé le Responsable du Traitement.

Concernant les données à caractère personnel du Client, elles ne sont recueillies et traitées qu’aux seules fins suivantes :

• Assurer la bonne exécution des services pour le compte du Client ;
• Facturer les services prestés ;
• Entretenir une excellente relation commerciale avec le Client ;
• Répondre aux questions, besoins et attentes du Client ;
• Anticiper les demandes éventuelles du Client ;
• Evaluer et améliorer les services du Responsable du Traitement ;
• Toute autre fin pour laquelle le Client a donné son consentement au Responsable du Traitement.

Le Responsable du Traitement pourrait être amené à effectuer des traitements qui ne sont pas encore prévus dans la présente Charte. Dans ce cas, le Responsable du Traitement contactera l’Utilisateur et/ou le Client avant de réutiliser ses données à caractère personnel, afin de lui faire connaître les changements et lui donner la possibilité, le cas échéant, de refuser cette réutilisation.

6. Durée de conservation

Le Responsable du Traitement ne conserve les données à caractère personnel que pendant le temps raisonnablement nécessaire aux finalités poursuivies et en accord avec les exigences légales et réglementaires.

Les données à caractère personnel d’un Utilisateur sont conservées au maximum 2 ans après la fin de la relation contractuelle qui lie cet Utilisateur au Responsable du Traitement. Toutefois, le Responsable du Traitement se réserve le droit de conserver, pendant une durée de 10 ans suivant son établissement, tous documents de nature comptable, telle que des factures, en lesquels des données à caractère personnel peuvent figurer. Dans ce cas, les données reprises sur ces documents ne seront pas réutilisées par le Responsable du Traitement.

Au terme de l’écoulement de la période de conservation, le Responsable du Traitement met tout en œuvre pour s’assurer que les données personnelles ont bien été rendues indisponibles.

7. Accès aux données et copie

Moyennant demande écrite datée et signée envoyée au Responsable du Traitement à l’adresse du siège de l’Entreprise ou par e-mail à welcome@novutech.com, l’Utilisateur peut, après avoir justifié de son identité, obtenir gratuitement la communication écrite ou une copie des données à caractère personnel le concernant qui ont été recueillies.

Le Responsable du Traitement peut exiger le paiement de frais raisonnables basés sur les coûts administratifs pour toute copie supplémentaire demandée par l’Utilisateur.

Lorsque l’Utilisateur introduit cette demande par voie électronique, les informations sont fournies sous une forme électronique d’usage courant, à moins que l’Utilisateur ne demande qu’il en soit autrement.

La copie de ses données sera communiquée à l’Utilisateur au plus tard dans un délai de 30 jours suivant la réception de la demande.

8. Droit de rectification

Moyennant demande écrite datée et signée envoyée au Responsable du Traitement à l’adresse du siège de l’Entreprise ou par e-mail à welcome@novutech.com, l’Utilisateur peut, après avoir justifié de son identité, obtenir gratuitement, dans les meilleurs délais et au plus tard dans un délai de 30 jours, la rectification de ses données à caractère personnel qui seraient inexactes, incomplètes ou non pertinentes.

9. Droit de s’opposer au traitement

Moyennant demande écrite datée et signée envoyée au Responsable du Traitement à l’adresse du siège de l’Entreprise ou par e-mail à welcome@novutech.com, l’Utilisateur peut, à tout moment et après avoir justifié de son identité, s’opposer, sans justification et gratuitement, au traitement des données à caractère personnel le concernant lorsque ses données sont collectées à des fins de marketing direct (y compris un profilage).

Le Responsable du Traitement est tenu de répondre à la demande de l’Utilisateur dans les meilleurs délais et au plus tard dans un délai de 30 jours et de motiver sa réponse lorsqu’il a l’intention de ne pas donner suite à une telle demande.

10. Droit à la limitation du traitement

Moyennant demande écrite datée et signée envoyée au Responsable du Traitement à l’adresse du siège de l’Entreprise ou par e-mail à welcome@novutech.com, l’Utilisateur peut, après avoir justifié de son identité, obtenir la limitation du traitement de ses données à caractère personnel dans les cas limitativement énumérés ci-après :

• Lorsque l’Utilisateur conteste l’exactitude d’une donnée et uniquement le temps que le Responsable du Traitement puisse contrôler celle-ci ;
• Lorsque le traitement est illicite et que l’Utilisateur préfère la limitation du traitement à l’effacement ;
• Lorsque, bien que n’étant plus nécessaire à la poursuite des finalités du traitement, l’Utilisateur en a besoin pour la constatation, l’exercice ou la défense de ses droits en justice ;
• Pendant le temps nécessaire à l’examen du caractère fondé d’une demande d’opposition introduite par l’Utilisateur, en d’autres termes le temps que le Responsable du Traitement procède à la vérification de la balance des intérêts entre les intérêts légitimes du Responsable du Traitement et ceux de l’Utilisateur.

Le Responsable du Traitement informera l’Utilisateur lorsque la limitation du traitement est levée.

11. Droit à l’oubli

Moyennant demande écrite datée et signée envoyée au Responsable du Traitement à l’adresse du siège de l’Entreprise ou par e-mail à welcome@novutech.com, l’Utilisateur peut, après avoir justifié de son identité, obtenir l’effacement des données à caractère personnel le concernant, lorsque l’un des motifs suivants s’applique :

• Les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités du traitement ;
• L’Utilisateur a retiré son consentement à ce que ses données soient traitées et il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement ;
• L’Utilisateur s’oppose au traitement et il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement et/ou l’Utilisateur exerce son droit spécifique d’opposition en matière de marketing direct (y compris le profilage) ;
• Les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite ;
• Les données à caractère personnel doivent être effacées pour respecter une obligation légale (du droit de l’Union ou du droit de l’État membre) auquel le Responsable du Traitement est soumis.

Le Responsable du Traitement pourra s’opposer à l’effacement des données à caractère personnel dans les cas prévus par le Règlement Général sur la Protection des Données et par toute norme légale applicable au moment de la demande d’effacement des données.

Le Responsable du Traitement est tenu de répondre à la demande de l’Utilisateur dans les meilleurs délais et au plus tard dans un délai de 30 jours et de motiver sa réponse lorsqu’il a l’intention de ne pas donner suite à une telle demande.

L’Utilisateur a également le droit, selon les mêmes modalités, d’obtenir sans frais la suppression ou l’interdiction d’utilisation de toute donnée à caractère personnel le concernant qui, compte tenu du but du traitement, serait incomplète ou non pertinente ou dont l’enregistrement, la communication ou la conservation seraient interdits ou encore qui a été conservée au-delà de la période nécessaire et autorisée.

12. Droit à la portabilité des données

Moyennant demande écrite datée et signée envoyée au Responsable du Traitement à l’adresse du siège de l’Entreprise ou par e-mail à welcome@novutech.com et après avoir justifié de son identité, l’Utilisateur peut à tout moment, demander de recevoir gratuitement ses données à caractère personnel dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, en vue notamment de les transmettre à un autre Responsable du Traitement, lorsque :

• le traitement de données est effectué à l’aide de procédés automatisés ; et lorsque
• le traitement est fondé sur le consentement de l’Utilisateur ou sur un contrat conclu entre ce dernier et le Responsable du Traitement.

Dans les mêmes conditions et selon les mêmes modalités, l’Utilisateur a le droit d’obtenir du Responsable du Traitement que les données à caractère personnel le concernant soient transmises directement à un autre Responsable du Traitement de données à caractère personnel, pour autant que cela soit techniquement possible.

13. Destinataires des données et divulgation à des tiers

Les destinataires des données récoltées et traitées sont, outre le Responsable du Traitement lui-même, ses préposés ou autres sous-traitants, ses partenaires commerciaux sélectionnés avec soin, situés en Belgique ou dans l’Union européenne, et qui collaborent avec le Responsable du Traitement dans le cadre de la fourniture de services.

Le Responsable du Traitement s’engage à respecter l’ensemble des dispositions ad hoc du Règlement européen sur la protection des données à caractère personnel lorsqu’il fait appel à un sous-traitant, et invite notamment le sous-traitant à :

• Traiter les données uniquement pour la (ou les) seule(s) finalité(s) qui fait(font) l’objet de la sous-traitance ;
• Traiter les données conformément aux instructions documentées du Responsable du Traitement ;
• Garantir la confidentialité des données à caractère personnel traitées dans le cadre de la convention qui le lie au Responsable du Traitement ;
• Informer le Responsable du Traitement de toute violation de données à caractère personnel dans un délai maximum de 48 heures après en avoir pris connaissance ;
• S’engager à mettre en œuvre diverses mesures de sécurité adéquates compte tenu de l’objectif visé.

Dans l’hypothèse où les données seraient divulguées à des tiers à des fins de marketing direct ou de prospection, l’Utilisateur en sera préalablement informé de manière à pouvoir choisir d’accepter ou non ce traitement de ses données par les tiers.

Moyennant demande écrite datée et signée envoyée au Responsable du Traitement à l’adresse du siège de l’Entreprise ou par e-mail à welcome@novutech.com, l’Utilisateur peut, à tout moment et après avoir justifié de son identité, s’opposer gratuitement à la transmission de ses données à des tiers à des fins de marketing.

Le Responsable du Traitement respecte les dispositions légales et règlementaires en vigueur et veillera dans tous les cas à ce que ses partenaires, préposés, sous-traitants ou autres tiers ayant accès à ces données personnelles respectent la présente Charte.

Le Responsable du Traitement se réserve le droit de divulguer les données à caractère personnel de l’Utilisateur dans l’hypothèse où une loi, une procédure judiciaire ou un ordre d’une autorité publique rendrait cette divulgation nécessaire.

Tous les transferts de données en dehors de l’Union européenne se font exclusivement avec des cocontractants se conformant aux prescrits du Règlement européen sur la protection des données à caractère personnel.

14. Utilisation et gestion de cookies  

Principes généraux. Le présent article donne des informations concernant l’utilisation des cookies sur le Site. Ceux-ci sont gérés par le Responsable du Traitement.

Le Responsable du Traitement utilise des cookies afin de rendre la navigation sur le Site plus utile et fiable. Certains de ces cookies sont indispensables au fonctionnement du Site, d’autres permettent d’améliorer l’expérience de l’Utilisateur.

Si l’Utilisateur souhaite personnaliser la gestion des cookies, il doit modifier les paramètres de son navigateur.

En navigant sur le Site, l’Utilisateur marque expressément son accord avec la gestion des cookies décrite ci-après.

Définition des cookies. Un cookie est un fichier de données ou de textes que le serveur d’un site web enregistre de manière temporaire ou permanente sur l’équipement de l’Utilisateur (disque dur de l’ordinateur, tablette, smartphone, ou tout autre appareil similaire) par l’intermédiaire de son navigateur. Les cookies peuvent aussi être installés par des tiers avec lesquels le Responsable du Traitement collabore.

Les cookies retiennent un certain nombre d’informations, comme par exemple les préférences linguistiques des Utilisateurs. D’autres cookies recueillent des statistiques quant aux Utilisateurs ou veillent à ce que les graphiques apparaissent correctement et que les applications fonctionnent bien. D’autres encore permettent d’adapter le contenu et/ou la publicité d’un site web en fonction de l’Utilisateur.

Utilisation de cookies sur le Site. L’Entreprise utilise différents types de cookies

1. Les cookies indispensables ou techniques : il s’agit de cookies indispensables pour l’exploitation du Site, permettant une bonne communication et destinés à faciliter la navigation ;
2. Les cookies statistiques ou analytiques : ces cookies permettent de reconnaître et de compter le nombre de visiteurs et de voir leur comportement de navigation lorsqu’ils utilisent et naviguent sur le Site. Cela permet d’améliorer la navigation de l’Utilisateur et lui permet de trouver plus facilement ce qu’il recherche ;
3. Les cookies fonctionnels : ces cookies permettent d’activer des fonctionnalités spécifiques sur le Site afin d’améliorer la convivialité et l’expérience de l’Utilisateur, notamment en se souvenant de ses choix de préférences (par exemple la langue) ;
4. Les cookies de performance : ces cookies collectent des informations relatives à la manière dont les visiteurs utilisent le Site. Ils permettent d’évaluer et d’améliorer le contenu et la performance de celle-ci (par exemple en comptabilisant le nombre de visiteurs, en identifiant les pages ou les clics les plus populaires), et de mieux faire correspondre les propositions commerciales aux préférences personnelles de l’Utilisateur ;

Le délai de conservation des cookies varie en fonction de leur type : les cookies indispensables sont généralement conservés jusqu’à la fermeture du navigateur, tandis que les cookies fonctionnels restent valides 1 an et les cookies de performance, 4 ans.

Gestion des cookies. La plupart des navigateurs sont configurés de manière à accepter automatiquement les cookies, mais tous permettent de personnaliser les paramètres en fonction des préférences de l’Utilisateur.

Si l’Utilisateur ne souhaite pas que le site place des cookies sur son appareil mobile, il peut facilement les gérer ou les supprimer en modifiant les paramètres de son navigateur. L’Utilisateur peut également programmer son navigateur pour qu’il lui envoie un avis lorsqu’il reçoit un cookie et ainsi décider de l’accepter ou non.

Dans l’hypothèse où l’Utilisateur désactive certains cookies, il est possible que certaines parties du Site ne soient pas consultables et/ou utilisables, ou qu’elles le soient seulement partiellement.

15. Sécurité

Le Responsable du Traitement met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité du traitement et des données récoltées au regard des risques présentés par le traitement et de la nature des données à protéger adapté au risque. Il tient compte de l’état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement ainsi que des risques pour les droits et libertés des Utilisateurs et des Clients.

Le Responsable du Traitement utilise toujours les technologies de cryptage qui sont reconnues comme les standards industriels au sein du secteur IT quand il transfert ou reçoit les données sur le Site ou lors de la fourniture de ses services. Le Responsable du Traitement a mis en place des mesures de sécurité appropriées pour protéger et éviter la perte, l’usage abusif ou l’altération des informations reçues sur le Site ou lors de la fourniture de ses services via, notamment l’utilisation d’un serveur sécurisé.

16. Réclamation et plainte

L’Utilisateur peut introduire une réclamation auprès de l’Autorité de Protection des Données à l’adresse suivante :

Autorité de Protection des Données – Rue de la Presse, 35 1000 Bruxelles Tél. + 32 2 274 48 00 Fax. + 32 2 274 48 35 Email : contact@apd-gba.be.

L’Utilisateur peut également introduire une plainte auprès du tribunal de première instance de son domicile.

Pour de plus amples informations sur les plaintes et voies de recours possibles, l’Utilisateur est invité à consulter l’adresse web suivante de l’Autorité belge de Protection des Données : https://www.autoriteprotectiondonnees.be.

17. Données de contact

Pour toute question et/ou réclamation, l’Utilisateur peut contacter le Responsable du Traitement :

Par e-mail : welcome@novutech.com

Par courrier : NOVUTECH SRL – Rue Longue 171, 1420 Braine-l’Alleud – BELGIQUE

18. Droit applicable et juridiction compétente

Toute contestation relative aux services fournis par l’Entreprise, de même que toute contestation quant à la validité, l’interprétation ou l’exécution de la présente Charte sera soumise au droit belge et ressortira de la compétence exclusive des juridictions, francophones le cas échéant, du lieu du siège social de l’Entreprise.

19. Dispositions diverses

Le Responsable du Traitement se réserve le droit de modifier à tout moment les dispositions de la présente Charte. Les modifications seront publiées avec un avertissement quant à leur entrée en vigueur.

La présente version de la Charte date du 13 septembre 2019.