Validatie van belastingnummers door VIES

Achtergrond

Hoe weet ik of mijn Europese klant een geldig btw-nummer heeft? Dit is een vraag die je jezelf vaak zou kunnen stellen, en het is ook een belangrijke vraag!

Om uw klanten correct te kunnen factureren en te voldoen aan de Europese wetgeving, moet u ervoor zorgen dat hun belastingregistratienummer geldig is. Dit stelt u ook in staat om een intracommunautaire belastingcode toe te passen voor uw Europese klanten en nauwkeurige belastingaangiften op te stellen (EU-omzetbelastingrapport, Intrastat...).

Gelukkig biedt de website VIES een snelle oplossing voor dit probleem. VIES (VAT Information Exchange System) is een zoekmachine van de Europese Commissie waarmee u de geldigheid van het belastingregistratienummer van een bedrijf kunt controleren. De gegevens die worden gebruikt om de cijfers te controleren, worden opgehaald uit nationale btw-databases wanneer een zoekopdracht wordt uitgevoerd met de VIES-tool.

Functionaliteiten

Momenteel bestaat er in NetSuite een handmatige oplossing die bestaat uit een link die met een pop-up de geldigheid van het btw-nummer aangeeft. Deze pop-upwaarschuwing wordt ook automatisch gegenereerd wanneer u een ongeldig belastingregistratienummer invoert in het belastingregister. Veld met nummer.

Er kunnen meerdere redenen zijn waarom een btw-nummer niet geldig is:

• Aanwezigheid van „.” of „-” of „"/"” of spatie”
• Het voorvoegsel van het land ontbreekt
• Nummer niet compleet

De reactie van de VIES-check is echter louter informatief, het verandert niets aan het nummer dat is ingevoerd in het veld van NetSuite. Door op OK te klikken, kan de gebruiker een belastingregistratienummer valideren dat niet in overeenstemming is met de EG-wetgeving en dat op zijn beurt leidt tot discrepanties in juridische rapporten.

De oplossing op maat van Novutech

Om die controle efficiënter te maken, hebben we een oplossing ontwikkeld die het leven van de gebruikers vergemakkelijkt en veel tijd kan besparen. Dit optimalisatiescript werkt in twee fasen:

1. Het btw-nummer bijwerken
   
   De eerste stap bestaat erin te controleren hoe het BTW-nummer is opgemaakt en het aan te passen om het in aanmerking te laten komen voor de VIES-controle. Eerst verwijdert het script elk teken dat niet thuishoort in een BTW-nummer (. —/). Vervolgens controleren we of het voorvoegsel van het land aanwezig is. Zo niet, dan wordt in het script het BTW-nummer bijgewerkt met het voorvoegsel van het land van de klant.
   
   Voorbeeld voor een Belgische klant: 088.090-15 wordt BE08809015.
   
   
2. Stuur het getransformeerde btw-nummer naar VIES
   
   Het nieuwe btw-nummer wordt vervolgens naar VIES gestuurd om de geldigheid ervan te verifiëren.

• Als het geldig is, wordt het oude btw-nummer vervangen door het nieuwe nummer in het standaard belastingregister van NetSuite. Nummerveld en de record wordt opgeslagen.
• Als het niet geldig is, hebben we een nieuw veld gemaakt dat het verkeerde btw-nummer bevat, terwijl het standaard btw-nummerveld leeg is. Op deze manier weet de gebruiker dat de VIES-controle is uitgevoerd en wat nog belangrijker is dat het onjuiste btw-nummer niet wordt gebruikt bij toekomstige transacties.

Conclusie

Met deze handige aanpassing kunnen NetSuite-gebruikers eenvoudig de geldigheid van de belastingregistratienummers van hun klanten verifiëren met een officiële controlemachine. Dankzij deze eenvoudige verbetering kunnen ze gerust slapen, in de wetenschap dat al hun transacties gebruikmaken van geldige btw-nummers van het bedrijf en dus van de juiste EG- of nationale belastingcode.

In het kort

• Geautomatiseerde controle
• Cleans + controleert de geldigheid van elk registratienummer
• Foolproof officiële motor van de Europese Commissie
• Voldoet aan de belastingadministratie van de EG

Een vraag? Wilt u deze oplossing implementeren?