Rapportage: wijs een GL-account toe aan meerdere rapportcategorieën op basis van afdeling

Achtergrond

We hebben onlangs de opdracht gekregen om een rapport op te stellen dat niet alleen gebaseerd is op de GL-rekening, maar ook op de afdeling van de transacties die erop zijn geboekt. Meer bepaald wilde onze klant een resultatenrekening kunnen genereren met behulp van drie hoofdcategorieën. Sommige GL-rekeningen werden gekoppeld aan een categorie in een één-op-één-relatie, maar andere werden toegewezen aan een andere categorie, afhankelijk van de afdeling, wat betekent dat één GL-rekening moet worden opgesplitst in verschillende rapportagecategorieën op basis van de afdeling die op transactieniveau is ingevuld. Hier is hoe we dat binnen NetSuite voor elkaar hebben gekregen.

Functionaliteiten

NetSuite bevat een vrij krachtige en flexibele rapportagetool die veel interessante functies biedt. In het hierboven beschreven geval konden we aan de verwachtingen van onze klanten voldoen met behulp van een eenvoudige maar nuttige standaardfunctionaliteit.

De meeste rapporten zijn meestal gebaseerd op GL-accounts en de filters die in de accountsectie worden gebruikt, zijn Accountnaam, Rekeningnummer of Accounttype. Er zijn echter andere filters beschikbaar die erg nuttig kunnen zijn: klant, afdeling, item, dochteronderneming.

Door account- en afdelingsfilters te combineren, zijn we erin geslaagd een resultatenrekening te genereren die voldeed aan de behoeften van onze klanten.

Afhankelijk van de afdeling kan één transactie betrekking hebben op een van de categorieën die deel uitmaken van de P&L. Dit biedt twee belangrijke voordelen die onze klant nodig had:

1. Duidelijk inzicht in de kosten van elk segment (hier zijn de afdelingen gegroepeerd in overheadcategorieën).
2. In overeenstemming met de rapportagestructuur en de afdeling over de transacties worden de kosten van één account opgenomen in verschillende statistieken (brutowinst, EBITDA, EBIT...).

Uitkomst

Zodra de rekeningen correct in kaart zijn gebracht in de tool voor het aanpassen van rapporten, is het resultaat heel eenvoudig en worden de kosten correct toegewezen aan de bijbehorende sectie. Bovendien zorgt NetSuite ervoor dat het onmogelijk is om dezelfde transactie twee keer te tellen, wat betekent dat als er een sectie A is met een GL-account + Department-regel en een sectie B met alleen een GL-accountregel, sectie B de transacties die eerder zijn geteld, niet in sectie A worden opgenomen.

Conclusie

Als het op rapportage aankomt, biedt NetSuite een breed scala aan functies en filters waarmee gebruikers zeer aanpasbare rapporten kunnen samenstellen en hen een duidelijk beeld kunnen geven van de segmenten, statistieken en perioden die ze willen controleren. Meestal zijn deze standaardfuncties meer dan voldoende om te voldoen aan de specifieke rapportagevereisten van de klant.

In het kort

• Standaard en eenvoudig te gebruiken functie
• Duidelijk inzicht in de geboekte kosten per segment
• Aanpasbare statistieken
• Duplicaatbestendig, elke transactie kan slechts één keer worden opgenomen

Een vraag? Wilt u deze oplossing implementeren?