Konfigurer standardbudget- og udgiftsforpligtelser og budgetvalidering på Netsuite

Et budget skaber ikke kontrol i sig selv. I NetSuite giver et standardbudget økonomiteamet et grundlag for planlægning, mens NetSuite budgetvalidering hjælper med at omsætte det grundlag til løbende kontrol med virksomhedens udgifter.

For vækstvirksomheder med flere datterselskaber, afdelinger eller godkendelsesniveauer er den reelle udfordring at sikre, at indkøbsanmodninger, indkøbsordrer og leverandørfakturaer holder sig inden for budgettet. Denne guide forklarer, hvordan budgetter fungerer i NetSuite, hvordan de importeres, og hvordan budgetvalidering kan styrke kontrollen med udgifterne.

For et bredere overblik over NetSuite ERP og platformens finansielle funktioner kan I besøge vores NetSuite-side.

‍

Hvad er NetSuite budgetvalidering?

NetSuite budgetvalidering kontrollerer udgiftstransaktioner mod det tilgængelige budget.

Med SuiteApp'en Expense Commitments and Budget Validation kan virksomheder validere indkøbsanmodninger, indkøbsordrer og leverandørfakturaer mod budgetter, der er defineret efter konto, periode og segment.

Budgetvalidering hjælper økonomiteamet med at besvare tre praktiske spørgsmål:

• Er der et budget for denne konto, dette datterselskab, denne afdeling eller dette segment?
• Er budgettet allerede helt eller delvist brugt af faktiske omkostninger eller forpligtelser?
• Skal transaktionen udløse en advarsel, blokeres eller følge et godkendelsesflow?

Standardbudgetter understøtter finansiel planlægning og rapportering. Budgetvalidering tilføjer et ekstra kontrollag, så teams kan styre udgifterne allerede, når transaktionerne registreres.

‍

Hvordan fungerer standardbudgetter i NetSuite?

Et standardbudget i NetSuite dækker normalt ét regnskabsår.

Økonomiteamet indtaster budgetbeløb pr. konto og regnskabsperiode. I NetSuite OneWorld kan budgetter også knyttes til et datterselskab.

Afhængigt af opsætningen kan budgetter også indeholde dimensioner som:

• kunder eller projekter;
• varer;
• classes;
• afdelinger;
• lokationer.

Detaljeringsgraden er vigtig.

Et budget på for højt niveau giver muligvis ikke tilstrækkelig indsigt, mens et alt for detaljeret budget hurtigt kan blive svært at vedligeholde.

Vælg derfor dimensioner, der matcher den måde, finance og de budgetansvarlige reelt følger virksomhedens performance på.

‍

Hvordan opsætter man et standardbudget i NetSuite?

For at oprette et standardbudget skal I gå til:

Transactions > Financial > Set Up Budgets

Angiv derefter regnskabsår, datterselskab hvis relevant, budgetkategori, kontotype og de relevante dimensioner.

Budgetkategorier kan blandt andet bruges til at skelne mellem forskellige versioner, eksempelvis et oprindeligt budget og en reforecast.

Før I indtaster eller importerer budgetdata, bør I aftale:

• hvilke konti og dimensioner der skal bruges;
• hvem der har ansvar for budgetopdateringer;
• hvor mange budgetversioner virksomheden har behov for.

Disse beslutninger er langt lettere at håndtere, før rapportering og valideringsregler bliver afhængige af strukturen.

Har I brug for hjælp til at tilpasse NetSuite-konfigurationen til jeres finansielle processer, kan I se Novutechs NetSuite-tjenester.

‍

Hvordan importerer man et budget i NetSuite?

NetSuite understøtter import af budgetter via en CSV-fil.

Det er især nyttigt, når budgettet udarbejdes i Excel eller eksporteres fra et andet planlægningsværktøj.

Gå til:

Transactions > Financial > Set Up Budgets > Import

Download budgetskabelonen, udfyld den, upload CSV-filen, og gennemgå feltmappingen, før importen startes.

Før importen bør I kontrollere, at:

• regnskabsåret findes i NetSuite;
• den korrekte budgetkategori er valgt;
• kontoværdier er mappet korrekt;
• segmentværdier matcher dem, der allerede er konfigureret i systemet.

Vær særligt opmærksom, når et eksisterende budget opdateres: en CSV-import kan overskrive eksisterende budgetdata.

Valider derfor altid filen, før importen køres.

‍

Hvordan bruger man NetSuite Budget vs Actual-rapporten?

Budget vs Actual-rapporten sammenligner planlagte beløb med faktisk bogførte transaktioner.

Rapporten kan blandt andet hjælpe med at identificere:

• budgetoverskridelser pr. afdeling eller konto;
• budgetter, der ikke bliver fuldt udnyttet;
• omsætning, der ligger under budget;
• afvigelser, der kræver opfølgning.

Det er vigtigt at aftale, hvordan teamet beregner og beskriver afvigelser.

Finance kan eksempelvis bruge Actual – Budget eller Budget – Actual. Den valgte metode påvirker, hvordan positive og negative omkostningsafvigelser vises.

Rapporten skaber mest værdi, når den fører til handling.

De budgetansvarlige bør hurtigt kunne forstå, hvad der er ændret, hvorfor det er sket, og hvilke områder der kræver opmærksomhed.

For mere om rapportering, planlægning og finansielle platforme kan I se Novutechs finance platforms.

‍

Hvordan fungerer Expense Commitments and Budget Validation?

SuiteApp'en Expense Commitments and Budget Validation tilføjer et ekstra kontrollag til NetSuite budgetstyring ved at kontrollere transaktioner mod det tilgængelige budget.

Den tager højde for både faktiske omkostninger og forpligtelser:

• indkøbsordrer og indkøbsanmodninger tæller som forpligtelser;
• leverandørfakturaer tæller som faktiske omkostninger.

Denne forskel giver finance indsigt i udgifter, før en faktura faktisk bliver bogført.

En åben indkøbsordre kan eksempelvis allerede bruge en del af en afdelings tilgængelige budget.

‍

Hvordan konfigurerer man budgetkontrol i NetSuite?

Budgetkontrol definerer, hvad der sker, når en transaktion overstiger det tilgængelige budget.

Gå til:

Budgets > Setup > Budget Control > New

De vigtigste muligheder er:

• Kun advarsel: NetSuite viser en advarsel, men brugeren kan stadig gemme transaktionen.
• Bloker gem: NetSuite blokerer transaktionen, hvis den ikke overholder budgetreglen.
• Advarsel ved tærskel: NetSuite advarer brugeren, når budgetforbruget når en bestemt procentdel.

Nogle teams starter med advarsler for at forstå, hvordan kontrollen påvirker de daglige processer, og indfører derefter strengere regler, hvor det er nødvendigt.

Blokering af transaktioner kan styrke governance, men budgetmodellen skal være komplet nok til at undgå, at legitime indkøb bliver stoppet.

‍

Hvordan opsætter man indstillinger for budgetvalidering?

Budgetvalidering skal aktiveres i budgetindstillingerne og, i OneWorld-miljøer, på det relevante datterselskab.

Gå til:

Budgets > Setup > Budget Preferences

Gennemgå især indstillingerne for:

• valideringskilde;
• budgetkategori;
• budgetkontrol;
• anvendte segmenter;
• transaktioner uden et matchende budget.

Hvis en transaktion kan gemmes, selvom der ikke findes et budget, får brugerne større fleksibilitet, men kontrollen kan blive svagere.

Hvis sådanne transaktioner blokeres, bliver governance strengere. Det kræver til gengæld, at budgetterne er korrekt opsat for de relevante transaktioner.

‍

Hvordan understøtter budgetvalidering godkendelsesworkflows?

Budgetvalidering kan være med til at bestemme, hvordan transaktioner sendes gennem godkendelsesprocessen.

En indkøbsordre inden for budget kan eksempelvis følge det normale godkendelsesflow, mens en indkøbsordre uden for budget kan kræve yderligere godkendelse fra finance eller CFO'en.

På den måde indgår budgetstatus i godkendelsesbeslutningen i stedet for kun transaktionsbeløbet.

For mere om godkendelsesregler og routing kan I læse vores guide til NetSuite SuiteApprovals.

‍

Typiske fejl, der bør undgås

Budgetvalidering fungerer bedst, når budgetmodellen og de tilhørende processer er klart defineret.

Vær især opmærksom på følgende typiske problemer:

• at konfigurere budgetvalidering, før konti, datterselskaber og segmenter er afstemt;
• at opbygge budgetter på et detaljeringsniveau, der er svært at vedligeholde;
• at overse valuta- og datterselskabsindstillinger i OneWorld;
• at antage, at en advarsel automatisk blokerer en transaktion;
• at lade budgetkategorier, saved searches og godkendelsesregler stå uden en tydelig ejer efter go-live.
• ‍

Hvordan Novutech hjælper med NetSuite budgetstyring

Novutech hjælper europæiske vækstvirksomheder med at konfigurere NetSuite omkring deres finansielle processer.

Med mere end 250 kunder, 65+ eksperter og 100+ certificeringer støtter vores teams virksomheder fra implementering til optimering og langsigtet support.

Vi kan blandt andet hjælpe med:

• design af budgetmodellen;
• CSV-importer;
• Budget vs Actual-rapportering;
• Expense Commitments and Budget Validation;
• regler for budgetkontrol;
• godkendelsesworkflows.

Læs mere om vores tilgang i guiden om NetSuite implementering.

Målet er ikke at tilføje kontrol for kontrollens skyld.

Det handler om at opbygge en budgetproces, som finance kan stole på, og som de budgetansvarlige faktisk kan bruge.

‍

Har I brug for hjælp til NetSuite budgetvalidering?

Hvis jeres team stadig håndterer budgetter i regneark, validerer udgifter manuelt eller først opdager budgetoverskridelser for sent, kan det være tid til at gennemgå jeres NetSuite-opsætning.

Novutech kan hjælpe med at vurdere den nuværende konfiguration og definere en budgetvalideringsproces, der styrker den finansielle kontrol uden at skabe unødig friktion.

Book a discovery call