Generer betalingsrådgivning til leverandører

Baggrund

En af vores kunder bad os for nylig om at strømline deres leverandørbetalingsproces. Som en del af kreditorbetalingsprocessen ønskede de at have mulighed for at retfærdiggøre enhver betaling sendt til en leverandør ved at give et overblik over regninger, faktureringskreditter og andre transaktioner i NetSuite anvendt på denne betaling.

Funktionaliteter

For at automatisere denne forretningsproces brugte vi en simpel arbejdsgang på regningens betalingsrekord, knyttet til en avanceret pdf-skabelon.

Først, arbejdsgangen tilføjer en „Send rådgivningsbetalingsrapport“ -knap på fakturabetalingsposten.

Denne knap er knyttet til en handling Send e-mail i arbejdsprocessen, hvis der udfyldes en „e-mail med betalingsrådgivning“ i kreditorposten. Hvis det ikke er tilfældet, vil arbejdsprocessen gå til kreditorposten, så brugeren kan udfylde en e-mail-adresse, før du sender betalingsrådgivningen.

For det andet, arbejdsgangen sender betalingsrådgivning-pdf-filen til leverandørens relaterede e-mail-adresse.

Indtil der er ingen reel kompleksitet, da dette er alle grundlæggende NetSuite-arbejdsgange.

Kompleksiteten ligger i pdf-skabelonen, som skal omfatte alle kreditorregninger samt eventuelle regningskreditter eller tidsskrifter, der anvendes til betalingen (eller til de relaterede regninger).

Avancerede PDF-skabeloner i NetSuite bruger en kombination af HTML og FreeMarker-kode.
HTML-koden tager sig af layoutet, hvor FreeMarker-koden kan tilføje noget mere kompleks logik til de oplysninger, der vises på PDF-filen. I dette eksempel gennemgik vi først alle de regninger, der blev betalt med det korrekte beløb betalt pr. regning. Bagefter gjorde vi det samme for Bill-kreditter brugt/anvendt med tilføjelsen af en betingelse om, at det kun skulle vise Bill-kreditter, der er knyttet til nogen af de regninger, der blev betalt i afsnittet ovenfor.

Den e-mail, der sendes til leverandøren, giver et hurtigt overblik over alle relaterede transaktioner:

Konklusion

Takket være denne enkle arbejdsgang og avancerede pdf-skabelon sender kunden gerne betalingsrådgivning til deres leverandører for at undgå misforståelser i deres leverandørbetalingsproces.

Kort sagt

• Nem vedligeholdelse af slutbrugeren
• Ingen grund til at bruge SuiteScript
• Standard NetSuite-funktioner

Et spørgsmål? Vil du gerne implementere denne løsning?