Avanceret nummerering

For et par uger siden delte vi med dig 5 af de mest spændende funktioner i NetSuites Release 2021.1. Lad os i dag dykke dybere ned i den nye avancerede nummereringsfunktionalitet, som allerede viser sig at være en favorit blandt vores kunder!

Denne forbedring gør det muligt for NetSuite-brugere at oprette fleksible dokument- og transaktionsnummereringsregler, hvilket især er nyttigt for virksomheder, der er aktive i lande med strenge og krævende nummereringsregler.

NetSuite-brugere er nu i stand til at opbygge komplekse nummereringssekvenser ved hjælp af præfikser og suffikser. Sekvenser kan initieres efter regnskabsår, placering, datterselskab eller andre brugerdefinerede kriterier.

Forudsætninger

Før du bruger denne funktion, skal du aktivere Auto-genererede numre og Avanceret nummerering Funktioner.

For at aktivere Auto-genererede numre, gå til Opsætning>Firma>Generelle indstillinger og kryds indstillingen Vis opsætning af transaktionsnummerering.

Denne mulighed giver dig mulighed for at administrere dine automatisk genererede numre.

Derefter, til Avanceret nummerering funktion, gå til Opsætning> Firma> Aktivér funktioner. Dernæst på Firma underfane, find Avanceret nummerering mulighed (i ERP Generelt Underliste) og marker afkrydsningsfeltet.

Brug funktionen Avanceret nummerering

For at administrere de automatisk genererede numre for transaktionsposter skal du gå til Opsætning af automatisk genererede numre side (Opsætning>Firma>Auto-genererede numre) - Hvis du har aktiveret funktionen korrekt Avanceret nummerering, du vil være i stand til at se kolonnen Avanceret nummerering vises.

Der vises et afkrydsningsfelt for hver transaktionspost, som du kan bruge denne funktion til:

Vælg de transaktioner, som du vil administrere nummereringen for, ved at markere afkrydsningsfeltet på den tilsvarende linje, og klik derefter på Gemme knap. EN Opsætning link vises:

Når du klikker på Opsætning link, du vil blive omdirigeret til Avanceret nummereringsregelsæt side. På denne side vil du være i stand til at oprette og administrere dine brugerdefinerede regler.

1. Opret en ny brugerdefineret regel:

For at oprette en ny regel skal du klikke på Ny regel knap:

Når du klikker på Ny regel knappen, du bliver omdirigeret til Avanceret nummereringsregel side, hvor du kan definere din brugerdefinerede regel:

For at gøre det, er her de trin, du skal følge:

• Navngiv din regel.
• Opret dynamiske præfikser/suffikser.
• Indtast antallet af minimumscifre i din nummerering.
• Vælg det oprindelige nummer på din nummerering.
• Se, hvordan nummereringen vil se ud takket være Forhåndsvisning af tal felt.
• Hvis du vil oprette automatiske sekvenser for din transaktion, Sekvenser efter segment underfanen giver dig mulighed for at oprette unikke sekvenser for hvert regnskabsår, placering, datterselskab eller enhver kombination af de tre.
• Den Kriterier underfanen giver dig mulighed for at vælge felt (er), der bestemmer, hvornår transaktionerne skal nummereres ved hjælp af denne regel. Du kan beslutte, under hvilke betingelser din brugerdefinerede regelnummerering skal anvendes på din transaktion. Det er muligt at vælge et eller flere felter, der skal bruges som kriterier; du kan for eksempel anvende den avancerede nummereringsregel baseret på datterselskabet, datoen eller endda bruge dine egne brugerdefinerede felter. Bemærk, at det er obligatorisk at have mindst ét kriterium for at oprette en brugerdefineret regel.

Nedenfor er et eksempel på en brugerdefineret regel. I dette tilfælde Præfiks tager året og derefter måneden for transaktionsdatoen, hvorimod Suffiks omfatter transaktionens datterselskab. Nummereringsreglen anvendes på transaktioner mellem januar og august 2021, der bruger EUR-valutaen:

2. Prioriter dine brugerdefinerede regler:

Du kan også bestemme prioriteringen af avancerede nummereringsregler ved at klikke på Prioriter regler knap:

Siden med prioritering af regler giver dig mulighed for at administrere prioritetsrækkefølgen for dine brugerdefinerede regler. Hvis flere regler kan anvendes på en transaktion, bruges den første i prioritetsrækkefølgen:

Konklusion

Med funktionen Avanceret nummerering kan du nemt oprette og administrere automatisk nummerering for dine transaktioner baseret på regnskabsåret eller et bestemt datterselskab.

Det er en rigtig interessant funktionalitet at konfigurere, når du skal bruge forskellige nummereringer på forskellige transaktionstyper.

Kort sagt

• Automatiske nummereringsskemaer baseret på brugerdefinerede opsætningsregler
• Automatisk nummeropdatering (nyt år, nyt datterselskab...)
• Mulighed for at anvende forskellige brugerdefinerede regler på en enkelt transaktion og prioritere dem
• Gælder for de fleste transaktioner — gælder ikke for enheder

Et spørgsmål? Vil du gerne implementere denne løsning?