Afskrivning af gebyrer med varekvitteringer - Novutech Custom Solution

Baggrund

Da vi er aktive inden for sektorer som tjenester og software, står vi ofte over for udfordringer med indtægtsgenkendelse. Selvom NetSuites modul til indtægtsgenkendelse giver os mulighed for at designe meget justerbare og komplekse indtægtsstrømme, kan det blive langt vanskeligere, når det kommer til at skabe en fleksibel proces til amortisering af gebyrer.

For vores kunder var det især sandt, da de havde at gøre med partnere. Disse partnere ville tage et henvisningsgebyr på abonnementet eller blive betalt for outsourcede implementeringstjenester, hvilket i begge tilfælde krævede, at brugerne oprettede en relateret indkøbsordre. Af hensyn til nøjagtigheden ønskede vores kunde kun at indregne gebyrer fra partnerens indkøbsordre delvist hver abonnementsperiode for at tilpasse dem til den indregnede omsætning.

Vores første idé var naturligvis at bruge standardafskrivningsplanerne, som vi ville knytte til hver vare, og som automatisk ville komme i spil, når indkøbsordren blev faktureret. Der er dog to hovedproblemer, der forhindrer os i at komme videre med denne løsning:

• Kontraktens varighed varierede meget, og vi ville have været nødt til at udvikle en tilpasning for at justere fra og til amortiseringsdatoer afhængigt af hvert enkelt tilfælde.
• Endnu vigtigere ville partnerne ofte sende deres regning flere perioder senere, og amortiseringsplanen kan ikke konfigureres på indkøbsordren.

Af disse grunde var vi nødt til at komme med en anden brugerdefineret løsning.

Funktionaliteter

For at lette vores kunders smerte og lade dem fokusere på deres kerneforretning kom vi med en kombineret løsning, der kræver, at de involverede varer er aktiveret til modtagelse.

For det første har vi som en del af vores tilpasning for at automatisere oprettelsen af partnerindkøbsordren altid et link til den relaterede salgsordre, hvor vi har et brugerdefineret felt med antallet af abonnementsperioder samt start- og slutdatoer for ordren. På indkøbsordren tilføjede vi et andet brugerdefineret felt, der informerede om sidste gang en amortisering blev foretaget.

Ved hjælp af denne kombination af datofelter og andre kriterier, f.eks. PO-status, oprettes en gemt søgning. Ved at indsætte denne søgning som en parameter i et planlagt script opretter vi en varekvittering for varerne på indkøbsordren.

Mængden af varerne divideres med antallet af perioder, der findes på salgsordren. Det planlagte script angiver også datoen for udførelsen af scriptet på indkøbsordren; dette gør det muligt for transaktionen at blive hentet af den gemte søgning, næste gang en amortisering skal udføres.

Varekvitteringerne tillader bogføring af en procentdel af kontrakten på den korrekte udgiftskonto, uanset eksistensen af den relaterede partnerregning.

Når indkøbsordren er fuldt modtaget, vil alle gebyrer være blevet anerkendt. Skatteafgifterne er dog korrekt booket med regningen.

Konklusion

Denne brugerdefinerede løsning bringer en automatisering til amortisering af partneromkostninger for vores kunder, selv uden regning. Dette giver også et nøjagtigt billede af virksomhedens regnskabsmæssige situation ved at afbalancere tredjepartsafgifterne med de relaterede indtægter.

Kort sagt

• Overholder periodiseringsregnskabslogik (amortisering før fakturering)
• Nøjagtigt regnskabsmæssigt billede af resultatet for hver kontrakt
• Kræver udvikling

Et spørgsmål? Vil du gerne implementere denne løsning?