Rapportage: Een GL-rekening toewijzen aan meerdere rapportcategorieën op basis van afdeling

Achtergrond

We kregen onlangs de opdracht om een rapport te maken dat niet alleen gebaseerd is op de GL-rekening, maar ook op de afdeling van de transacties die erop geboekt zijn. Om precies te zijn wilde onze klant een resultatenrekening kunnen genereren op basis van drie hoofdcategorieën. Sommige GL-rekeningen waren gekoppeld aan een categorie in een één-op-één relatie, maar andere waren gekoppeld aan een andere categorie afhankelijk van de afdeling, wat betekende dat één GL-rekening moest worden opgesplitst in verschillende rapportagecategorieën op basis van de afdeling die op transactieniveau was ingevuld. Dit is hoe we dat binnen NetSuite hebben beheerd.

Functionaliteiten

NetSuite bevat een vrij krachtige en flexibele rapportagetool die veel interessante functies biedt. In het hierboven beschreven geval konden we aan de verwachtingen van onze klant voldoen met behulp van een eenvoudige maar nuttige standaardfunctionaliteit.

De meeste rapporten zijn meestal gebaseerd op GL-rekeningen en de filters die worden gebruikt in het rekeninggedeelte zijn Rekeningnaam, Rekeningnummer of Rekeningtype. Er zijn echter ook andere filters beschikbaar die erg nuttig kunnen zijn: Klant, Afdeling, Artikel, Dochteronderneming.

Door rekening- en afdelingsfilters te mengen, konden we een resultatenrekening genereren die voldeed aan de behoeften van onze klant.

Afhankelijk van de afdeling kan een transactie een van de categorieën van de winst-en-verliesrekening raken. Dit biedt twee belangrijke voordelen die onze klant nodig had:

1. Duidelijk zicht op de kosten van elk segment (hier de afdelingen gegroepeerd in overheadcategorieën).
2. In overeenstemming met de rapportagestructuur en de afdeling over de transacties, worden de kosten van één account opgenomen in verschillende statistieken (Brutowinst, EBITDA, EBIT...).

Resultaat

Zodra de rekeningen correct in kaart zijn gebracht in de rapportaanpassingstool, is het resultaat echt eenvoudig en worden de kosten correct toegewezen aan de overeenkomstige sectie. Bovendien zorgt NetSuite ervoor dat het onmogelijk is om dezelfde transactie twee keer te tellen, wat betekent dat als er een Sectie A is met een GL-Rekening + Omzetgroepregel en een Sectie B met alleen een GL-Rekeningregel, Sectie B niet de transacties zal bevatten die eerder in Sectie A zijn geteld.

Conclusie

Als het op rapportering aankomt, biedt NetSuite een brede waaier aan functies en filters die de gebruikers toelaten om zeer aanpasbare rapporten op te stellen en die hen een duidelijk zicht bieden op de segmenten, statistieken en periodes die ze willen controleren. Vaker wel dan niet zijn deze standaardfuncties meer dan voldoende om te voldoen aan de specifieke rapportagevereisten van klanten.

Kortom

• Standaard en gebruiksvriendelijk
• Duidelijk zicht op de geboekte kosten per segment
• Aanpasbare statistieken
• Duplicaat-proof, elke transactie kan maar één keer worden opgenomen

Een vraag? Wil je deze oplossing implementeren?