Bedrijfsprocessen automatiseren met betalingsreserve en eenvoudige opgeslagen zoekopdrachten die worden gebruikt in geplande workflows

Achtergrond

Een van onze klanten vroeg ons onlangs om het betalingsproces van hun leveranciers te stroomlijnen. Omdat ze actief zijn in de SaaS-sector en vertrouwen op een netwerk van partners om hun platformen namens hen te implementeren, wilden ze er zeker van zijn dat partnerbetalingen (waar de partner recht op had na de implementatie van een platform bij een klant) niet zouden worden gedaan zonder eerst de betaling van de klant voor zijn abonnement te hebben ontvangen.

Functionaliteiten

Om dit bedrijfsproces te automatiseren, gebruikten we een combinatie van 2 krachtige standaardfunctionaliteiten in NetSuite:

• Aankruisvakje Wachtende betaling op factuur verkoper
• Workflows plannen gekoppeld aan opgeslagen zoekopdrachten

Ten eerste volgt NetSuite, dankzij de betalingsstop, het volgende gedrag zodra deze is aangevinkt:

• De knop "Betaling uitvoeren" is niet beschikbaar op de leveranciersfactuur en er kan geen betaling voor die factuur worden uitgevoerd.
• Facturen van leveranciers met de markering 'betalingen in wacht' worden niet weergegeven op de pagina voor het verwerken van betalingen in bulk
• Bij het verwerken van betalingen van leveranciers via de Electronic Payment SuiteApp worden facturen met de markering "payment hold" niet weergegeven in de wachtrij om te betalen.

We hebben deze functie voor het vasthouden van betalingen gebruikt in ons aangepaste bedrijfsproces om ervoor te zorgen dat partnerfacturen niet in de wachtrij voor betaling verschijnen zolang de bijbehorende klantfactuur niet is betaald. Daarom is het selectievakje voor vasthouden van betaling standaard aangevinkt.  

Ten tweede besloten we, in plaats van aangepaste scripts te gebruiken, workflows in te plannen om het bedrijfsproces van het dynamisch in- en uitschakelen van de "betalingsstop" te automatiseren.

Als u een workflow configureert om volgens een planning uit te voeren, wordt de workflow uitgevoerd op basis van de resultaten van een opgeslagen zoekopdracht. Als u ervoor kiest om een workflow op geplande basis te starten, selecteert u een opgeslagen zoekopdracht en definieert u vervolgens het schema waarop de workflow wordt uitgevoerd. U kunt plannen dat de workflow één keer wordt uitgevoerd, elke 30 minuten, of op een bepaald tijdstip op dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse of jaarlijkse basis. In ons geval hebben we besloten om de workflow dagelijks 's nachts in te plannen (wanneer de activiteiten binnen het NetSuite-account van onze klant het laagst zijn). Houd er rekening mee dat door de frequentie waarmee de workflow wordt uitgevoerd (minimaal 30 minuten), het proces niet altijd onmiddellijk plaatsvindt binnen NetSuite.

Voordat u de planning voor de workflow definieert, moet u de opgeslagen zoekopdracht maken.

De opgeslagen zoekopdracht moet op hetzelfde recordtype worden uitgevoerd als het basisrecordtype voor de workflow. De opgeslagen zoekopdracht moet ook minstens één filter bevatten dat is ingesteld op het subtabblad Criteria voor de opgeslagen zoekopdracht. We hebben een eerste opgeslagen zoekopdracht gemaakt die zoekt naar alle facturen met een gerelateerde klantfactuur met de status "volledig betaald".

Selecteer op de pagina workflowdefinitie de optie Gepland, selecteer de opgeslagen zoekopdracht en stel de planning voor de workflow in.

Op het geplande tijdstip voert NetSuite de opgeslagen zoekopdracht uit en start een workflowstap die wordt uitgevoerd op elk van de records in de zoekresultaten.

Binnen het statusbeheer van de workflow hebben we een status gemaakt met een actie "veldwaarde instellen" om het selectievakje voor vasthouden van betaling "uit te vinken". Op deze manier wordt, zodra de workflow wordt uitgevoerd over leveranciersfacturenrecords waarin een gerelateerde klantfactuur is betaald, de vlag voor het vasthouden van betalingen op leveranciersfacturen vrijgegeven en worden deze facturen beschikbaar voor betaling in NetSuite.

Conclusie

Door deze 2 standaardfunctionaliteiten te combineren, zijn we erin geslaagd een bedrijfsproces te automatiseren dat van vitaal belang is voor onze klant.

Door aan de ene kant de functionaliteit voor het vasthouden van betalingen te gebruiken in plaats van een goedkeuringsstroom met een status voor hangende goedkeuring, kunnen correcte boekingen worden bijgehouden terwijl de betaling nog steeds wordt vastgehouden. Aan de andere kant maakt het plannen van workflows op basis van opgeslagen zoekopdrachten het mogelijk om automatisering in te stellen binnen complexe bedrijfsregels.

Kortom

• Eenvoudig onderhoud door eindgebruiker
• SuiteScript is niet nodig
• Standaard NetSuite-functionaliteiten
• Proces is niet onmiddellijk

‍