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CONDITIONS GENERALES DE VENTES (FR)

Les présentes conditions générales visent à régler la relation contractuelle entre le client et la SRL NOVUTECH, dont le siège social est situé en Belgique à 1420 Braine-l’Alleud, Rue Longue 171, enregistrée à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0725.984.919 (ci-après dénommée l'”Entreprise“).

Par “Client“, est visée toute entreprise au sens de l’article I.1.1° du Code belge de droit économique faisant appel aux services de l’Entreprise.

L’Entreprise et le Client sont désignés ci-après conjointement comme les “Parties” et individuellement comme une “Partie“.

Article 1 – Généralités

L’Entreprise propose des services dans le secteur de l’informatique et des outils digitaux de gestion de l’entreprise, en particulier (i) des services d’implémentation de la solution ERP Cloud Oracle-NetSuite, (ii) des services d’optimisation de la configuration et customisation actuelle (sur base d’un « Health Check ») de celle-ci, et (iii) des services de support et d’administration de l’ERP Oracle-NetSuite (ci-après désignées comme les “Services“).

Les services proposés par l’Entreprise sont destinés exclusivement à des professionnels. Par conséquent, le Client n’est en aucun cas considéré comme un consommateur au sens du code de droit économique et il ne peut en aucun cas revendiquer l’application des dispositions légales protectrices des consommateurs.

Le Client reconnait expressément que les Services lui seront fournis en toute indépendance par l’Entreprise.

Les présentes conditions générales prévalent sur toutes autres conditions générales même si celles-ci devaient spécifier l’inverse. Elles pourront être modifiées à tout moment par l’Entreprise, moyennant communication au Client dans les plus brefs délais. La nouvelle version des conditions générales ne sera applicable qu’aux contrats conclus postérieurement à leur entrée en application.

Le Client est lié par les présentes conditions générales dès apposition de sa signature sur l’offre telle que mentionnée à l’article 2. Le Client est présumé en avoir pris connaissance, les avoir comprises et les avoir pleinement acceptées.

Article 2 – Devis, prix et documents contractuels

Sur base de la requête formulée par le Client, l’Entreprise organise un entretien avec ce dernier, que ce soit par téléphone, par la tenue d’une réunion dans les locaux de l’Entreprise, ou par tout autre moyen de communication électronique afin de pouvoir ensuite lui adresser une offre détaillée relative aux Services choisis.

Toute Prestation demandée par le Client fait l’objet d’une offre rédigée avec minutie par l’Entreprise, sur base de la demande formulée par le Client, et comportant la ou les date(s) de prestations des Services, le montant, le lieu de prestation et le prix des différents Services commandés par le Client. L’Entreprise ne peut effectuer ses prestations que sur base des informations transmises par le Client. Celui-ci s’engage, par conséquent, à les transmettre endéans les délais convenus avec l’Entreprise. A défaut, l’Entreprise ne sera plus en mesure de garantir le calendrier proposé pour la réalisation des prestations. De même, il appartient au Client de vérifier l’exactitude des Services à fournir par l’Entreprise et de signaler immédiatement toute erreur à cette dernière. L’offre remise au client par l’Entreprise a une validité de 30 jours calendaires.

Toute modification formulée par le Client, après remise de l’offre, donnera lieu à une modification de celle-ci et, le cas échéant, du coût des Services.

Les prix sont fixes et ne font, aucunement, l’objet d’une modification sur demande du Client, de quelque nature que ce soit. Aucune négociation ni marchandage n’est accepté par l’Entreprise après acceptation de l’offre par le Client.  

L’accord du Client, quant au contenu de l’offre, peut être donné : (i) par apposition de sa signature sur l’offre accompagnée de la mention manuscrite “bon pour accord” et de la date de signature ; (ii) par confirmation transmise par courrier électronique.

En tout état de cause, l’offre peut être retournée signée par écrit ou par courrier électronique, pour autant que l’accord du Client y soit mentionné de manière visible, identifiable et non équivoque.

Dans le cas où l’offre a été émise par l’Entreprise par voie informatique, e.a. par échange de courriers électroniques, le client accepte expressément que cet échange constitue la relation contractuelle et peut servir de preuve quant à l’existence de celle-ci.

Article 3 – Durée de la Convention

Pour les Services « Health Check », la fourniture des Services variera en fonction du périmètre d’activité à couvrir. Les Parties sont donc liées pour une durée déterminée se terminant à l’arrivée du terme de la mission « Health Check ».

Pour les autres Services de l’Entreprise, les Parties seront également liées dans le cadre d’une convention à durée déterminée prenant cours à partir de la date à laquelle le Client a accepté l’offre de l’Entreprise. Les Parties pourront y mettre fin conformément aux dispositions convenues à l’article 12 des présentes conditions générales.

Article 4 – Spécificités liées aux Prestations

Afin de permettre de manière efficace et optimale la fourniture de ses Services par l’Entreprise, le client s’engage: (i) à mettre à disposition de celle-ci les informations et documents nécessaires à sa mission; (ii) à permettre l’accès à toutes les installations, matériels, et lieux concernés par les Services, que ce soit à distance ou au lieu d’exécution des Services convenu entre Parties (dont notamment l’accès à l’environnement NetSuite Sandbox, Production et autres comptes de développement); (iii) à permettre la délégation de tout ou partie des Services à des tiers au contrat visé par les présentes conditions générales et ce, après information spécifique fournie par l’Entreprise.

Toute information constatée par l’Entreprise lors de l’entame des Services auprès du Client, mais non communiquée par celui-ci pour l’établissement de l’offre initiale, est susceptible d’entraîner une modification de l’offre mentionnée à l’article 2. Dans ce cadre, le Client est libre d’accepter ou de refuser la modification. Le cas échéant, en cas de refus, l’Entreprise peut se limiter à la réalisation des Services conformément à l’offre initiale et ce, pour autant que ce soit possible. A défaut, les Services seront limités ce qui était initialement convenu par l’offre et qui est réalisable en l’état de l’installation du Client. Ces Services seront facturés au Client conformément à l’article 6 des présentes conditions générales.

Certaines prestations réalisées à des périodes de prestations considérées comme inhabituelles, peuvent donner lieu à un supplément de facturation par rapport à l’offre initialement remise, comme notamment des prestations réalisées en dehors des heures habituelles de travail. Ces suppléments sont facturés lorsque la prestation en période inhabituelle est effectuée sur demande expresse du Client.

Article 5 – Exécution des Services et indépendance des Parties

L’Entreprise s’engage à exécuter les Services qui lui sont confiés de façon complète et parfaite, en faisant preuve de la confidentialité, du sérieux et de la compétence que le Client peut normalement escompter de la part d’une entreprise spécialisée et expérimentée.

L’Entreprise s’engage à fournir ses Services en toute autonomie et d’après ses propres conceptions. L’obligation d’exécuter certaines tâches à un moment précis dépend uniquement de la nature desdites tâches. Elle détermine elle-même l’organisation de son travail. Elle exécute ses Services au mieux, de bonne foi, dans le respect des dispositions des présentes conditions générales.

L’Entreprise décide aussi elle-même si la fourniture de ses Services requiert des déplacements, qui seront facturés conformément à l’article 6 des présentes conditions générales.

L’Entreprise respectera toutes les obligations légales, sociales, fiscales et commerciales applicables aux entreprises indépendantes.

L’Entreprise peut affecter des membres de son personnel à l’exécution de ses Services. Le Client ne peut exercer aucun contrôle hiérarchique ou de quelque nature que ce soit à cette occasion. Pour autant que le Client souhaite donner des conseils ou des directives à l’Entreprise au sujet de l’exécution des tâches qu’il lui confie, ceux-ci tendront seulement à assurer la bonne exécution des Services, sans immixtion dans la gestion de l’Entreprise.

Tous documents remis, courriers échangés et pourparlers menés entre le Client et l’Entreprise sont, à cet égard, à considérer comme des instruments indispensables pour permettre une bonne exécution des Services et ne sont en rien l’expression d’un quelconque lien de subordination entre le Client et l’Entreprise (ainsi que ses collaborateurs, le cas échéant).

L’Entreprise est expressément autorisée à fournir ses services pour d’autres commettants – y compris concurrents du Client – aussi bien pendant la durée de la présente Convention qu’après que celle-ci ait pris fin.  Il lui est toutefois interdit de communiquer à des tiers, ou de les utiliser à leur profit, des données provenant du Client ou du groupe auquel celui-ci appartient.

Article 6 – Facturation et paiement

En contrepartie des Services fournis par l’Entreprise, le Client rétribuera celle-ci conformément aux modalités reprises dans l’offre remise au Client et acceptée par ce dernier.

L’Entreprise se réserve le droit de facturer un supplément d’honoraires pour toute intervention urgente requise par le Client.

Selon l’accord spécifique convenu entre Parties pour chaque projet, le Client défrayera l’Entreprise des frais liés à l’exécution de ses Services pour le Client.

Sauf accord contraire entre les Parties, l’Entreprise facturera ses Services chaque mois au Client. Ses factures sont payables, dans la devise de la facture, dans les 30 jours qui suivent leur émission, la date de la facture faisant foi.

L’Entreprise accepte uniquement les modes de paiement suivants : virement bancaire sur le compte propre de Novutech SRL BE48 0018 6329 5127.

La facture est envoyée par courrier ou par e-mail par l’Entreprise au Client. En cas d’envoi par e-mail, cet envoi est effectué à l’adresse e-mail communiquée par le Client lors de la signature de l’offre. En aucun cas, l’Entreprise n’est responsable si l’adresse e-mail communiquée par le Client est erronée.

En outre, en cas de modification de l’adresse e-mail de contact, le Client est tenu d’en informer immédiatement l’Entreprise. Aucun délai de paiement supplémentaire ne sera accordé au Client qui a omis de transmettre la modification de l’adresse e-mail d’envoi de la/des facture(s).

Toute Prestation commencée et faisant l’objet d’une annulation par le Client est due à concurrence des Prestations préalablement réalisées.

En cas d’annulation des Services par le Client après le commencement des prestations et avant le terme théoriquement prévu, l’Entreprise se réserve le droit de majorer la facture d’un montant correspondant à 20% du montant facturé et ce, à titre de clause pénale pour rupture anticipée du contrat.

Outre ce qui précède, toute facture impayée dans les délais requis sera productive de plein droit d’un intérêt de 12%. En cas de non-paiement de la facture dans les trente jours de sa date, le montant de la facture sera augmenté de 10%, à titre de clause pénale conventionnelle, forfaitaire et irréductible.

Article 7 – Suspension des Prestations

En cas de suspension de la fourniture des Services compte tenu de l’absence ou du retard de paiement des factures de l’Entreprise, cette suspension interviendra de plein droit et sans mise en demeure préalable, mais sous réserve de l’information au Client.

La suspension des Services susvisée entraîne la suspension de tous les délais d’exécution convenus entre l’Entreprise et le Client. Aucune indemnité, de quelque nature que ce soit ne peut être exigée par le Client auprès de l’Entreprise pour des dommages éventuellement subis, résultant de la suspension des Services et/ou des délais prévus dans le cadre de la présente clause.

Article 8 – Responsabilités de l’Entreprise

L’Entreprise est responsable de la qualité de ses Services, elle est toutefois tenue par une obligation de moyen.

L’Entreprise ne peut être tenue responsable en cas d’incidents de connexion à l’application Cloud NetSuite (downtime/failures) et lenteurs de l’application ou autre élément affectant l’équipement informatique cloud du Client ou pour fait de tiers.

L’Entreprise n’est de même pas responsable en cas de communication de données erronées par le Client ou par un tiers se présentant à celle-ci avec l’identité du Client.

En cas de dommage causé par la faute de l’Entreprise, sa responsabilité est limitée au dommage direct et prévisible. Sauf en cas de faute intentionnelle ou de faute grave constatée par un juge, l’Entreprise n’est en aucun cas responsable du dommage indirect causé par sa faute et subi par le Client, comme notamment des pertes financières ou commerciales, la perte d’une opportunité, un manque à gagner, une perte de clientèle ou l’augmentation des frais généraux.

En aucun cas, l’Entreprise ne pourra être tenue responsable des pertes subies par suite de la perte d’utilisation, de contrats, de données, de goodwill, de produits ou de bénéfices ou toute autre perte, tout dommage ou toute dépense consécutive, spéciale, indirecte ou accessoire découlant de la faute de l’Entreprise, sauf en cas de faute intentionnelle ou de faute grave démontrée par le Client.

Dans l’hypothèse où l’existence d’une faute lourde ou dolosive dans le chef de l’Entreprise est démontrée par le Client, le préjudice dont celui-ci peut postuler la réparation comprend uniquement le dommage matériel résultant directement de la faute imputée à l’Entreprise à l’exclusion de tout autre dommage et reste à tout moment limitée au montant (HTVA) que le Client a déjà payé pour les Services qui ont causé le dommage.

S’il apparaît que deux ou plusieurs dommages résultent de la même faute commise par l’Entreprise, ils sont réputés constituer un seul et même fait générateur dont découle le dommage subi par le Client.

Article 9 – Responsabilités du Client

Le Client doit coopérer avec l’Entreprise et ses sous-traitants dans le cadre de l’exécution des Services, notamment en leur fournissant des installations adéquates et un accès rapide aux données, aux informations et au personnel du Client. Le Client est responsable de la performance de son personnel et des tiers retenus par lui, ainsi que de la rapidité, de l’exactitude et de l’exhaustivité de toutes les données et informations fournies et veillera à ce que celles-ci ne soient pas trompeuses. Le client reconnaît et accepte que l’exécution des Services, l’échéancier estimé et les honoraires dépendent tous de la coopération de bonne foi du Client en vertu des présentes conditions générales, de ses décisions et de son approbation en temps utile concernant les Services. L’Entreprise et ses sous-traitants éventuels sont autorisés à se fier à toutes les décisions et confirmations du Client et ce dernier garantit que tous les documents sont signés par des personnes dûment autorisées.

Le Client s’engage également à garantir l’Entreprise d’une bonne coopération en s’assurant de respecter l’ensemble des présupposés et prérequis listés par l’Entreprise dans son offre de Services. L’échéancier, le coût et les ressources nécessaires à la bonne exécution de ses Services sont en effet établis sur base de ses présupposés et prérequis. Si le Client n’est pas en mesure de respecter un quelconque de ces prérequis, il lui revient d’en informer l’Entreprise au plus tard lors de l’acceptation de l’offre de l’Entreprise. Dans le cas contraire, le Client s’expose à des compléments d’honoraires et surcoûts qui lui seront nécessairement facturés, sans possibilité de contestation dans son chef.

Article 10 – Délais de réalisation

Les délais communiqués par l’Entreprise au Client ne sont renseignés qu’à titre indicatif. Ils seront suspendus pour tous cas de force majeure, en cas de non-respect des conditions de paiement, ou si les renseignements à fournir par le Client n’ont pas été transmis à temps, s’avèrent incomplets ou inexacts.

Tout retard imputable au Client entraînera un allongement des délais de réalisation. Le Client ne pourra invoquer les délais pour demander la résolution du contrat, réclamer des dommages et intérêts ou faire valoir toute autre revendication.

Le retard dans l’exécution des Services ne sera susceptible d’engendrer l’octroi de dommages et intérêts que s’il est incontestablement démontré qu’il découle d’une faute lourde dans le chef de l’Entreprise.

Article 11 – Sous-traitance

L’Entreprise peut, si nécessaire, se faire assister ou remplacer par des sous-traitants ou des tiers qu’elle choisit et rétribue à son gré. L’Entreprise s’engage toutefois à affecter des personnes compétentes à l’exécution des tâches convenues.

Conformément aux présentes conditions générales, l’Entreprise doit exécuter ses Services de bonne foi, au mieux et avec un degré de qualité élevé. Elle sera également responsable de la qualité des Services qu’elle aurait, le cas échéant, sous-traités.  

L’Entreprise déclare expressément que ses mandataires, agents et membres du personnel agiront en toute indépendance vis-à-vis du Client et non en tant que ses mandataires, agents, ou employés. Ils ne se trouveront donc à aucun moment dans un lien de subordination à son égard et le Client n’exercera pas sur eux l’autorité et le contrôle propres à un employeur.

Article 12 – Fin de la Convention et sanctions

Lorsque les Parties sont liées par un contrat à durée déterminée, celui-ci prend fin à l’arrivée de son terme sans possibilité de reconduction par les Parties, sauf de commun accord contenu dans un écrit signé par les Parties.

En cas de manquement grave à la présente Convention par l’une des Parties, l’autre Partie sera en droit de résilier la présente Convention immédiatement et sans préavis. Aucune indemnité n’est alors due par la Partie qui met ainsi fin à la Convention. Une indemnité est au contraire due par la Partie qui a commis la faute grave, plus précisément une indemnité correspondant à la durée du délai de préavis qu’il aurait normalement fallu respecter et ce, sans préjudice du droit à une indemnisation plus étendue moyennant la preuve du dommage subi. Il est convenu entre Parties que sera notamment considéré comme manquement grave, tout manquement de l’une des Parties à l’une des clauses des présentes conditions générales subsistant après une mise en demeure adressée par l’autre Partie par lettre recommandée et restée sans effet pendant trente jours.

En cas de manquements qui ne peuvent être considérés comme graves, ceux-ci font d’abord l’objet de discussions entre Parties afin d’être évités dans l’avenir et peuvent, en cas de répétition, donner lieu à la rupture de la relation contractuelle entre Parties conformément à la présente clause.

Si le Client met fin de façon irrégulière à la relation contractuelle, il sera redevable à l’Entreprise d’une indemnité équivalente à 30% du prix des Services (hors taxes) qui sera acquise à l’Entreprise et facturée au Client, à titre de dommages et intérêts.

Article 13 – Confidentialité

Les données confidentielles relatives tant au client qu’à l’Entreprise ainsi qu’à des tiers intervenant dans le cadre de la relation contractuelle, recueillies de quelque manière que ce soit et, essentiellement par échanges d’e-mails, échanges oraux, ainsi que toute information future, ne sont destinées qu’à l’exécution du contrat et aux communications entre les Parties. Elles ne feront l’objet d’aucune communication ou cession à des tiers non autorisés par les Parties.

Tant l’Entreprise que le Client sont tenus de respecter la confidentialité des informations et de ne les utiliser que dans la mesure où elles sont strictement nécessaires à la réalisation de leurs obligations respectives.

En cas de non-respect de ce principe de confidentialité, tant l’Entreprise que le Client, pourront exiger l’indemnisation, par la Partie mise en cause, du préjudice subi.

Article 14 – Propriété intellectuelle

Les droits intellectuels relatifs à tous les éléments constituant les Services exécutés par l’Entreprise pour le Client sont et restent la pleine et entière propriété de l’Entreprise.

Compte tenu du paragraphe précédent, le Client ne peut en aucun cas apporter de modification aux réalisations de l’Entreprise à l’issue des Services, sauf accord explicite de l’Entreprise formulée dans l’offre ou, par après, par écrit. En cas de modification non autorisée, l’Entreprise bénéficie de la possibilité de réclamer toute indemnisation de son dommage pour violation de ses droits intellectuels ainsi que, le cas échéant, des dommages et intérêts complémentaires.

La responsabilité de l’Entreprise ne peut, en aucun cas, être mise en cause dès lors qu’une modification est effectuée par le Client.

Le Client est par ailleurs tenu de respecter la licence d’utilisation du(des) logiciel(s) appartenant à la suite NetSuite. En aucun cas l’Entreprise ne pourra être tenue responsable d’une quelconque violation des droits intellectuels et industriels de tiers par le Client. Le Client garantit l’Entreprise de tous recours de tiers contre elle en ce sens.

Article 15 – Données personnelles

Toute donnée à caractère personnel concernant le Client telle que définie par le règlement européen sur la protection des données 2016/679 est traitée dans le respect de celui-ci. Elles sont traitées sur base de la relation contractuelle existant entre les Parties.

Le Client reconnait avoir été informé de ses droits en matière de protection des données en ayant pris connaissance de la charte de protection de la vie privée de l’Entreprise.

Article 16 – Non-débauchage de personnel

Le Client et l’Entreprise s’engagent mutuellement, pendant toute la durée de leur relation contractuelle et pendant douze mois après son expiration pour quelque raison que ce soit, à ne pas recruter ou établir de quelconques liens de collaboration, directe ou indirecte, sous quelque forme que ce soit avec les personnes travaillant pour ou collaborant avec l’Entreprise ou le Client pendant l’exécution de la présente Convention.

En cas de violation de cette disposition, une indemnité forfaitaire équivalente à six mois de rémunération du collaborateur sera due par la Partie violant ses engagements à la partie privée de son collaborateur, sans préjudice du droit pour la partie lésée d’agir en cessation contre la partie violant ses engagements. Cette indemnité est une clause pénale correspondant d’une part aux frais usuellement facturés par un chasseur de tête pour rechercher un collaborateur équivalent et d’autre part au manque à gagner, à la désorganisation de l’activité et à l’atteinte à la réputation de la Partie privée de son collaborateur.

Article 17 – Recueil de témoignages

L’Entreprise peut solliciter le Client afin d’obtenir un témoignage, écrit, oral ou visuel, sur la fourniture des Services et leur avis à titre personnel sur la qualité de ceux-ci. Le Client reste libre, à tout moment, de refuser de donner un tel témoignage. En cas d’acceptation, il est invité par l’Entreprise à mettre son accord formel par écrit. Les témoignages recueillis par l’Entreprise peuvent être utilisés à des fins documentaires, de marketing ou de références.

Article 18 – Réclamations

Toute réclamation quelconque du Client devra être effectuée immédiatement de manière écrite au plus tard dans les quatorze jours calendaires qui suivent la survenance du fait contesté, le cachet de la poste faisant foi.

Article 19 – Force majeure

L’Entreprise ne peut être tenue responsable, tant sur le plan contractuel qu’extracontractuel, en cas d’inexécution de ses obligations lorsque cette inexécution résulte d’un cas de force majeure ou d’un cas fortuit.

Par force majeure, il y a lieu d’entendre tout événement soudain et imprévisible, indépendant de la volonté des Parties et qui rend l’exécution des Services momentanément et totalement impossible. Sont par exemple acceptés comme cas de force majeure, sans que cette énumération ne soit exhaustive : les incendies, les inondations, les épidémies, les actes de guerre ou de terrorisme, les grèves et émeutes, les défaillances de services d’énergie ou de réseau internet, un fait ou une décision d’un tiers lorsque cette décision affecte la bonne exécution des Services, toute autre cause échappant au contrôle raisonnable de l’Entreprise. 

Article 20 – Nullité

L’éventuelle nullité d’une disposition des présentes conditions générales n’influence en rien la validité de l’ensemble des présentes conditions générales. Si une clause est rendue nulle, les Parties s’engagent à conclure une clause présentant un effet similaire et à l’insérer dans les présentes conditions générales.

Article 21 – Modifications

Toute modification de la présente Convention nécessitera un accord écrit signé par toutes les Parties à la Convention. Cet écrit y restera annexé.

Article 22 – Titres

Les titres utilisés dans la présente Convention ne le sont qu’à des fins de référence et de facilité seulement. Ils n’affectent en rien la portée ou la signification des dispositions qu’ils désignent.

Article 23 – Application du droit belge

Les présentes conditions générales, ainsi que toute contestation quant à la validité, l’interprétation ou l’exécution des présentes conditions générales sont soumises au droit belge.

Article 24 – Résolution des litiges et tribunaux compétents

En cas de litige, la médiation entre l’Entreprise et le Client est privilégiée. A cet effet, les Parties s’engagent à participer à au moins une rencontre de médiation organisée par un médiateur agréé par la Commission fédérale de médiation. Si toutefois, après cette rencontre, aucun accord ne semble possible, les tribunaux compétents sont les tribunaux francophones dont ressort le siège social de l’Entreprise.

 

 

GENERAL TERMS OF BUSINESS (EN)

These general terms of business are intended to regulate the contractual relationship between the client and the SRL NOVUTECH, with registered office in Belgium, in 1420 Braine-l’Alleud, Rue Longue 171, registered with the Crossroads Bank for Enterprises under number 0725.984.919 (hereinafter referred to as the “Company“).

The “Client” means any undertaking within the meaning of article I.1.1° of the Belgian Code of Economic Law that avails itself of the Company’s services.

The Company and the Client are hereinafter collectively referred to as the “Parties” and individually as the “Party“.

Article 1 – General points

The Company offers IT services and digital business-management tools, in particular (i) ERP Cloud Oracle-NetSuite implementation, (ii) optimisation of the configuration and bespoke customisation (on the basis of a “Health Check”) of ERP Cloud Oracle-NetSuite, and (iii) ERP Oracle-NetSuite support and administration services (hereinafter referred to as the “Services“).

As the Company exclusively supplies its Services to professional users, the Client shall under no circumstances be regarded as a consumer within the meaning of the Code of Economic Law and shall on no account be entitled to claim the application of the consumer protection laws.

The Client expressly recognises that the Company’s Services are provided on a strictly independent basis.

These general terms of business supersede any other terms and conditions even if they stipulate the opposite. The Company is free to amend its general terms of business at any time, in which case the Client shall be notified at the earliest opportunity. The new version of the general terms of business shall only apply to contracts that are concluded after the new version has come into effect.

The Client is bound by these general terms of business as soon as it has signed the quotation referred to in article 2. The Client is presumed to have read, understood and accepted these general terms of business in full.

Article 2 – Quotations, prices and contract documents

To provide the Client with a detailed quotation for the chosen Services, the Company will, at the Client’s request, organise a meeting with the Client whether at the Company’s premises, by telephone or by any other means of electronic communication.

On the basis of the Client’s requirements, the Company will issue the Client with a quotation for each Service the Client requires, specifying the date(s) on which the Services will be supplied, the amount, the place of performance and the price for the various Services the Client has ordered. The Company may only perform its services based on the information provided by the Client. Accordingly, the Client undertakes to provide the Company with the relevant information by the deadlines agreed upon with the Company. Failing that, the Company will not be in a position to guarantee that the services will be performed within the proposed time frame. Likewise, it is up to the Client to check the Services the Company is to supply for any inconsistencies and to notify the Company of any errors without delay. The Company’s quotations remain valid for 30 calendar days.

Any changes the Client chooses to make after the quotation has been issued will give rise to an amendment to that quotation and, where appropriate, to a change in the cost of the Services.

Prices are fixed and are not subject to modification, even at the Client’s request. Once the Client has accepted the quotation, the Company will not entertain any further negotiations or bargaining. 

The Client may accept the content of the quotation by: (i) signing the quotation preceded by the handwritten words “read and approved” and the date of signature; (ii) confirming acceptance by email.

In any case, the quotation may be returned signed by hand or electronically, provided that the Client’s acceptance is visible, identifiable and unequivocal.

In cases where the Company issues its quotation electronically, i.e. by email, the Client expressly agrees that this exchange establishes the contractual relationship between the Parties and that it can be used as proof of its existence.

Article 3 – Duration of the Agreement

The provision of the “Health Check” Services will vary according to the scope of the operations to be covered. Accordingly, the Parties are bound for a specified period of time which comes to an end once the “Health Check” assignment has been completed.

For the other Services to be furnished by the Company, the Parties are also bound by a fixed-term agreement which comes into effect on the date the Client accepts the Company’s quotation. The Parties are free to terminate the Agreement in accordance with the provisions of article 12 of these general terms of business.

Article 4 – Specific characteristics of the Services

To allow the Company to supply its Services in an effective and optimal manner, the Client undertakes to: (i) provide it with all the information and documents needed to allow it to carry out its assignment; (ii) give it access to all the Service-related facilities, equipment and premises, either remotely or at the place where the Parties have agreed that the Services will be performed, (including, in particular, access to the NetSuite Sandbox environment, Production and other development accounts); (iii) permit the delegation of all or part of the Services to third parties to the contract, governed by these terms of business, once the Company has provided it with the specific details.

Any information the Company discovers after its Service provision to the Client has commenced that was not disclosed for the purposes of the initial quotation may give rise to an amendment to the quotation referred to in article 2. In this context, the Client is free to accept or refuse the amendment. In the event of refusal, the Company may, where relevant, and, insofar as possible, restrict its Service provision as defined in the initial quotation. Failing that, the Services will be restricted to what was originally agreed upon in the quotation and to what is feasible in the light of the state of the Client’s facilities. The Client shall be billed for these Services in accordance with article 6 of the present general terms of business.

Services provided at times regarded as unusual, such as, in particular, outside normal working hours, may give rise to a surcharge on the initial quotation. These surcharges will be passed on to the Client if the service at irregular times is provided at the Client’s request.

Article 5 – Performance of the Services and independence of the Parties

The Company undertakes to provide the Services it is entrusted with in full and perfectly, and with the confidentiality, reliability and competence the Client is entitled to expect from a specialised and experienced firm.

The Company undertakes to supply its Services independently and in line with its own vision. The obligation to perform certain tasks at a given moment in time will purely depend on the nature of the tasks in question. The Company shall organise its work as it sees fit. It shall perform its Services to the best of its ability, in good faith and in accordance with the provisions of these general terms of business.

The Company is free to decide whether its Services will involve travel, which will be invoiced for in accordance with article 6 of these general terms of business.

The Company undertakes to comply with all the statutory, social, tax and commercial obligations incumbent on independent undertakings.

The Company is free to assign members of its staff to the performance of its Services. In that case, the Client shall not be entitled to exercise any control, hierarchical or otherwise, over the members of staff in question. Any advice or instructions the Client may wish to give the Company in relation to the performance of the tasks the Client entrusts to the Company shall extend to the proper performance of the Services only and shall not amount to interference in the management of the Company.

Any documents that are communicated, any correspondence that is exchanged and any talks that take place between the Client and the Company for this purpose shall be regarded as tools that are indispensable to the proper performance of the Services and shall never give rise to any relationship of subordination between the Client and the Company (or, as the case may be, its staff).

The Company is expressly authorised to supply other clients – including competitors of the Client – with services, whether during the lifetime of this Agreement or thereafter.  However, the Company is not permitted to share any data furnished by the Client or the group the Client forms part of with third parties or to use them for their benefit.

Article 6 – Invoicing and payment

In consideration of the Services the Company supplies, the Client shall pay it in accordance with the terms set out in the quotation the Client was issued with and accepted.

The Company reserves the right to invoice an additional fee for any urgent work the Client requires.

The Client shall cover the costs associated with the performance of the Services to the Client in line with the specific agreement the Parties concluded for each individual project.

Unless otherwise agreed between the Parties, the Company shall invoice the Client for its Services on a monthly basis. All invoices are payable, in the currency of the invoice, within 30 days of issue, as per the invoice date.

The Company shall only accept the following payment methods: bank transfer into SRL Novutech account no. BE48 0018 6329 5127.

The Client will receive the Company’s invoices by post or by email. Invoices transmitted by email will be sent to the email address the Client communicated at the time it signed the quotation. On no account shall the Company be held responsible if the email address the Client communicated proves to be incorrect.

Furthermore, the Client is obliged to notify the Company without delay if its contact email address changes. No payment extensions will be granted to the Client if it fails to notify the Company of a change in the email address invoice(s) must be sent to.

Any Services commenced that the Client decides to cancel in the course of performance shall be invoiced on the basis of the Services supplied already.

The Company reserves the right to increase the amount of the invoice by 20 %, as a penalty for early termination of the contract, if the Client cancels the Services after service provision has commenced but before the theoretical contract term has come to an end.

In addition to the above, any invoice that has not been settled by its due date shall automatically be subject to interest at the rate of 12 %. Any invoices that are not settled within 30 days of their issue date shall be increased by 10 % as a contractual, fixed and irreducible penalty.

Article 7 – Suspension of the Services

Any suspension by the Company of the provision of its Services due to the non-payment or late payment of the Company’s invoices shall be undertaken ipso jure and without prior formal notice; however, the Client shall be informed of any such suspension.

The suspension of Services referred to above shall apply to all the timelines agreed between the Company and the Client. The Company shall not be liable for compensation of any kind for whatever losses the Client may sustain as a result of the Services and/or the deadlines provided for having been suspended in the context of this clause.

Article 8 – Responsibilities of the Company

Although the Company is responsible for the quality of its Services, it is bound by a best-efforts obligation only.

The Company cannot be held responsible for problems connecting to the Cloud NetSuite application (downtime/failures), the slowness of the application or any other issues with the Client’s cloud computing equipment or complications caused by third parties.

Neither shall the Company assume any responsibility if erroneous data are communicated by the Client or a third party presenting itself as the Client.

Where damage is caused through fault of the Company, its liability shall be limited to the direct and foreseeable damage. Gross negligence or wilful misconduct as established by the courts excepted, the Company shall never be liable for any indirect damage the Client may sustain through its fault, such as, in particular, financial or commercial losses, loss of opportunity, loss of income, loss of clientele or an increase in overheads.

On no account can the Company be held liable for losses that are sustained as a result of the loss of use, contracts, data, goodwill, revenue or profits or any other losses, or for any damage or consecutive, special, indirect or incidental expenses that may arise through fault of the Company, unless the Client can prove that they were the result of gross negligence or wilful misconduct on the part of the Company.

If the Client is able to prove that the Company was guilty of gross negligence or wilful misconduct, compensation for the losses sustained shall be limited to the material damage that directly arose from the negligence attributable to the Company, to the exclusion of any other damage, and shall never exceed the (VAT exclusive) amount the Client paid for the Services that caused the damage.

If it turns out that two or more losses were caused by one and the same act of negligence attributable to the Company, the losses in question shall be regarded as one single operative event that caused the damage the Client sustained. 

Article 9 – Responsibilities of the Client

In the context of the performance of the Services, the Client shall cooperate with the Company and its subcontractors, in particular, by providing them with the appropriate facilities and with prompt access to the Client’s data, information and staff. The Client is responsible for the performance of its staff and of any third parties working for its account and for the timeliness, accuracy and completeness of all data and information provided; shall ensure that such data and information are not misleading. The Client recognises and accepts that the performance of the Services, the estimated timeline and the fees all depend on the Client’s cooperation and good faith in virtue of these general terms of business, on its decisions and on its timely approval of the Services. The Company and its subcontractors, if any, are permitted to rely on all the Client’s decisions and confirmations and the latter guarantees that all the documents are signed by duly authorised persons.

The Client also undertakes to ensure that the cooperation with the Company runs smoothly by seeing to it that all the assumptions and preconditions the Company listed in its quotation for the Services are complied with, in view of the fact that the timeline, cost and resources needed to ensure the proper performance of the Services are established on the basis of the Company’s assumptions and preconditions. It is up to the Client to inform the Company, at the latest at the moment it accepts the Company’s quotation, if it is not in a position to meet any one of these preconditions. Failing this, the Client leaves itself open to additional fees and cost overruns which it will be invoiced for and which are not open to dispute.

Article 10 – Timeline for completion

The timelines the Company communicated to the Client are provided for information purposes only. They shall be suspended in cases of force majeure, if the payment terms are not adhered to, or if the information to be provided by the Client is communicated late or proves to be incomplete or inaccurate.

Any delay attributable to the Client will lead to an extension of the timelines for completion. The Client is not entitled to cite the timelines as grounds for  rescinding the contract, claiming damages or asserting any other claim.

A delay in the performance of the Services shall not give rise to the payment of damages unless it has been indisputably demonstrated that the delay was caused through gross negligence on the part of the Company.

Article 11 – Subcontractors

Where necessary, the Company may be assisted or replaced by subcontractors or third parties of its own choice whom it shall remunerate at its own discretion. However, the Company undertakes to ensure that the persons it assigns have the competence to perform the tasks agreed upon.

In accordance with these general terms of business, the Company shall perform its Services in good faith, to the best of its ability and to a high standard. It shall also be responsible for the quality of any Services it subcontracts. 

The Company expressly declares that its representatives, agents and members of staff are strictly independent from the Client and shall never act as representatives, agents or employees of the Client. Accordingly, they shall never find themselves in an employer-employee relationship and the Client shall not exert any form of authority or control that pertains to employers over them.

Article 12 – End of the Agreement and sanctions

Fixed-term contracts come to an end on their expiry date and cannot be tacitly renewed by the Parties except by means of a written agreement signed by both Parties.

Either Party is free to terminate the present Agreement with immediate effect and without prior notice in cases where the other Party is in serious breach of this Agreement. In such a case, the Party who terminates the Agreement shall not be liable for compensation. However, compensation, corresponding to the length of the notice period that should normally have been given, shall be due from the Party found to be in serious breach of contract, without prejudice to the right to claim further damages subject to proof of the damage sustained being delivered. The Parties hereby agree that serious breach means any failure by either Party to address a violation of any provision of these general terms of business within thirty days of the other Party having issued the defaulting Party with formal notice to that effect by registered letter.

Any shortcomings that cannot be qualified as serious shall first be discussed between the Parties so that they can be avoided in the future, but may, if they recur, lead to the termination of the contractual relationship between the Parties in accordance with the present clause.

If the Client terminates the contractual relationship in an irregular manner, it shall pay the Company compensation amounting to 30 % of the price for the Services (excluding tax); the Company shall be entitled to this payment, which shall be invoiced to the Client by way of damages.

Article 13 – Confidentiality

Any confidential data relating to the Client, the Company or third parties intervening in the context of the contractual relationship, gathered by whatever means, and, essentially, by email, orally, including any future information, are/is intended for the performance of the contract and communication between the Parties only. They/it shall not be disclosed or assigned to third parties without the Parties’ consent.

Both the Company and the Client are obliged to respect the confidentiality of the information and to only use it insofar as strictly necessary to fulfil their respective obligations.

In the event of non-compliance with this confidentiality principle, both the Company and the Client may seek compensation from the offending Party for the prejudice sustained.

Article 14 – Intellectual property

The intellectual property rights pertaining to all the constituents of the Services the Company performs on behalf of the Client are and remain the Company’s sole property.

In the light of the preceding paragraph, the Client is not under any circumstances permitted to make any changes to the Company’s work once the Services have come to an end, except with the explicit consent of the Company as formulated in the quotation or, subsequently, in writing. In the event of unauthorised changes, the Company is entitled to sue the Client for compensation for any prejudice it may sustain as a result of a violation of its intellectual property rights and, where appropriate, for additional damages.

In no case may the Company be held accountable for any changes the Client has made.

Furthermore, the Client is obliged to comply with the terms of the user licence for the NetSuite software. On no account may the Company be held responsible for violations of the intellectual or industrial rights of third parties by the Client. The Client shall indemnify the Company for any claims third parties may file against it on that account.

Article 15 – Personal data

Any personal data relating to the Client as defined by European Data Protection Regulation No 2016/679 shall be processed in accordance with the aforesaid Regulation. They shall be processed on the basis of the contractual relationship between the Parties.

The Client confirms that it has been informed of its data protection rights and has taken note of the Company’s Privacy Policy.

Article 16 – Non-poaching clause

For the duration of their contractual relationship and for 12 months thereafter, both the Client and the Company undertake not to recruit or foster any collaborative relationship, whether directly or indirectly, in any form whatsoever, with the staff working for or with the Company or the Client during the performance of this Agreement.

The Party who violates this clause shall pay the Party deprived of the worker lump-sum damages equal to six months’ pay of the worker concerned, without prejudice to the right of the injured Party to apply for an injunction against the Party in breach of its undertakings. These damages represent a penalty corresponding firstly to the expenses any headhunter would normally charge to find a worker with equivalent competences, and, secondly, to the loss of earnings, the disruption of activities and the harm to the reputation of the Party deprived of its worker.

Article 17 – Collection of testimonials

The Company may ask the Client for a written, oral or visual testimonial about the supply of the Services and for its personal opinion on the quality of those Services. The Client is under no obligation to provide any such testimonial. If the Client agrees, the Company will ask the Client to confirm its consent in writing. The testimonials the Company collects may be used for documentation, marketing or reference purposes.

Article 18 – Complaints

Any complaint on the part of the Client must be made immediately, in writing, and at the latest within fourteen calendar days of the circumstance giving rise to the complaint, date as per postmark.

Article 19 – Force majeure

The Company declines any and all liability, both at a contractual and at an extracontractual level, for the non-performance of its obligations if this non-performance is caused by an event of force majeure or unforeseeable circumstances.

Force majeure means any sudden and unforeseeable event beyond the Parties’ control that renders the performance of the Services temporarily and utterly impossible. Events of force majeure are construed to mean, though are not limited to: fire, flooding, epidemics, acts of war or terrorism, strikes or riots, power cuts or Internet outages, actions or decisions by third parties if these affect the proper performance of the Services, or any other event that is beyond the reasonable control of the Company.

Article 20 – Nullity

The nullity of any provision of these general terms of business shall not in any way affect the validity of these general terms of business as a whole. Should a clause be rendered null and void, the Parties undertake to agree on a clause that has similar effects and to insert it into these general terms of business.

Article 21 – Amendments

Any amendment to this Agreement shall require the signed and written agreement of all the Parties to the Agreement. This written document shall remain appended to the Agreement.

Article 22 – Headings

The headings used in the present Agreement are used for reference purposes and convenience only. They shall not in any way affect the scope or meaning of the provisions they refer to.

Article 23 – Application of Belgian law

These general terms of business, including any dispute as to the validity, interpretation or performance of these general terms of business, are governed by Belgian law.

Article 24 – Dispute resolution and competent courts

In the event of any dispute, the Company and the Client shall first resort to mediation. To this end, the Parties undertake to attend at least one mediation session organised by a mediator accredited by the Federal Mediation Commission. If, after this meeting, it is clear that no agreement is possible, the French-speaking division of the courts for the place where the registered office of the Company is situated shall have jurisdiction.

 

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