Améliorer le connecteur standard d'Expensify à NetSuite avec l'automatisation des taxes

Contexte

L'un de nos clients nous a récemment demandé de connecter Expensify, la principale application mondiale de gestion des dépenses, de numérisation des reçus et de voyages d'affaires, à NetSuite. Nous avons décidé de déployer le connecteur standard et gratuit Expensify to NetSuite.

Néanmoins, nous avons rapidement réalisé que l'intégration transparente d'Expensify et de NetSuite en ce qui concerne les taxes était un défi.  

Cet article explique comment nous avons réussi à créer une personnalisation au-dessus du connecteur standard afin de traiter correctement les scénarios de TVA.

Fonctionnalité

Comme vous le savez peut-être, Expensify est utilisé par tous les employés d'une organisation, et il est toujours difficile de demander à vos employés de remplir un régime fiscal correct pour les dépenses qu'ils effectuent.

Nous avons donc décidé de créer un champ personnalisé et d'attacher toutes les lignes de chaque note de frais dans Expensify avec un tag personnalisé appelé "vendor region" avec 3 choix disponibles : domestic, EU pour l'Europe ou RoW pour Rest of World.

En ce qui concerne les régimes fiscaux des notes de frais, ce paramètre de la région du fournisseur, combiné à l'entité juridique (filiale) et à la catégorie de dépenses, suffit à attribuer le code fiscal approprié dans NetSuite.

Voyons maintenant ce qui se passe dans NetSuite : NetSuite identifie la filiale, la catégorie de dépenses et la région du fournisseur (mappé comme un champ personnalisé dans la configuration du connecteur Expensify). Grâce à cela et à la matrice affichée ci-dessous, qui est stockée en tant qu'enregistrement personnalisé, il identifie le code fiscal à associer à chaque ligne de dépense.

Comme le montant brut dans Expensify inclut les taxes et est rempli par l'employé, NetSuite ajuste les champs montant et montant de la taxe en fonction du code fiscal sélectionné dans la matrice, via un script d'événement utilisateur personnalisé qui s'exécute sur un enregistrement avant soumission directement après que la note de frais soit synchronisée d'Expensify à NetSuite via le connecteur standard.

Conclusion

Ce développement sur mesure a été conçu afin d'éviter de demander à vos employés leur régime fiscal sur les notes de frais tout en évitant les erreurs de traitement fiscal.

Cela permet à votre équipe financière et comptable de faire confiance aux notes de frais transmises par Expensify à NetSuite et de s'assurer qu'elle n'a pas besoin d'entreprendre manuellement une action corrective dans NetSuite.

Cet article montre comment NetSuite vous permet d'automatiser les processus commerciaux en réduisant le temps de traitement des notes de frais tout en évitant les erreurs manuelles, en particulier sur un sujet aussi important que le traitement fiscal.

En bref

• Encodage facile pour les membres de votre personnel
• Utilisation de SuiteScript en plus du connecteur standard Expensify vers NetSuite
• Automatisation complète sans aucune erreur manuelle

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