Suivi des voitures de société dans NetSuite à l'aide d'un segment personnalisé et d'un enregistrement personnalisé

Contexte

NetSuite vous permet de créer des segments personnalisés qui sont des champs de classification personnalisés similaires à la classe, au département ou à la localisation, les dimensions prêtes à l'emploi incluses dans chaque instance de NetSuite.

Ces dimensions standard et personnalisées sont utilisées comme segmentation financière, pour générer des rapports financiers ou de gestion (par opposition aux rapports statutaires).

Pour compléter cet ensemble complet d'avantages et offrir encore plus de flexibilité, il convient de noter que lorsque nous créons un segment personnalisé, NetSuite crée également automatiquement un enregistrement personnalisé synchronisé.

Nous pouvons utiliser ces avantages pour le cas concret suivant : suivre les dépenses liées à une flotte de voitures de société et les différentes informations qui s'y rapportent.

Un suivi complet des coûts et des données est principalement demandé dans certains pays pour la fiscalité directe ou en raison des exigences de la législation sociale, comme en Belgique.

Il est donc nécessaire de suivre les coûts par voiture de société individuelle, c'est-à-dire par plaque d'immatriculation ou plaque de voiture.

Prérequis :

Remarque : nous n'utiliserons que les fonctions de configuration "click-not-code" de NetSuite, ce qui signifie qu'aucun script n'est nécessaire ici.

La seule condition préalable est d'activer les fonctionnalités suivantes : Enregistrements personnalisés et Segments personnalisés (Configuration > Entreprise > Activer les fonctionnalités > [sous-onglet] SuiteCloud).

Comment gérer cela ?

Créer un segment personnalisé : Plaque d'immatriculation

Ce segment aura un impact sur le grand livre général. Cochez donc la case "Impact sur le grand livre"

Choisissez la transaction dans laquelle vous souhaitez suivre la plaque d'immatriculation. Ici, nous identifierons une plaque au niveau de la ligne de transaction. Allez donc dans le sous-onglet Application & Sourcing > Transaction Columns.

Il est déjà possible de saisir des valeurs pour ce segment dans le sous-onglet Valeurs.

Sinon, l'utilisateur pourra le faire par la suite via le menu : Configuration > Entreprise > [Segment personnalisé] > Nouveau.

Enregistrement personnalisé connecté au segment personnalisé :

Dans cet enregistrement personnalisé, nous ajouterons des champs afin de capturer diverses informations sur les voitures de société.

Ces champs peuvent être un texte libre, une date, une liste existante, un pourcentage, une devise, etc.

Nous pourrons alors trouver des valeurs pour le segment personnalisé de la plaque d'immatriculation, y compris les valeurs des champs des segments personnalisés.

Menu : Configuration > Entreprise > [Segment personnalisé] > Nouveau

Nous pouvons consulter la liste des plaques d'immatriculation pour obtenir une vue d'ensemble de toutes les plaques d'immatriculation :

Utiliser la valeur personnalisée dans les transactions :

Par exemple, dans une facture fournisseur, sélectionnez la bonne plaque d'immatriculation pour chaque article :

Récupérer les coûts et les informations dans les rapports :

Nous pouvons créer des rapports personnalisés ou des recherches sauvegardées.

Cela nous permet de collecter et de présenter les données des transactions (avec GL Impact), en utilisant les informations de l'enregistrement personnalisé.

L'élément clé est le segment des plaques d'immatriculation.

Conclusion

La plateforme SuiteCloud de NetSuite offre des outils de personnalisation flexibles aux administrateurs et aux utilisateurs professionnels. Un cas d'utilisation particulier est la mise en place de segments personnalisés pour suivre les coûts et autres données liées aux voitures de société, jusqu'au niveau de la plaque d'immatriculation.

Novutech peut vous aider à concevoir et à configurer des segments et des enregistrements personnalisés à des fins de reporting analytique, ainsi qu'à élaborer les rapports personnalisés nécessaires.